Anforderungserhebung: ein Anforderungskatalog, der ERP-Systeme unterscheidet
Phase 2 von 6 · Stand: November 2026
In der Anforderungserhebung entsteht der Anforderungskatalog, an dem jedes ERP-System der Auswahl gemessen wird. Er beschreibt, was das Unternehmen künftig leisten muss, und trennt die wenigen Anforderungen, bei denen sich Systeme unterscheiden, von denen, die jedes passende System erfüllt. Ein guter Katalog ist deshalb kürzer als erwartet und entscheidet trotzdem mehr.
Kernaussagen
- Der Anforderungskatalog beschreibt das Soll. Den heutigen Stand hat die Ist-Analyse festgehalten; wer ihn in den Katalog übernimmt, misst neue Systeme daran, wie gut sie die Vergangenheit nachbauen.
- Bewertet wird nur, was zwischen Systemen unterscheidet. Anforderungen, die jedes infrage kommende ERP erfüllt, stehen im Katalog, entscheiden aber nicht mit.
- Anforderungen sind neutral formuliert, also ohne Produktnamen, ohne die Begriffe des heutigen Systems und ohne die Vorlieben einzelner Anwender. Sonst gewinnt das System, dessen Sprache der Katalog spricht.
- Niemand beginnt bei null. Branchenerfahrung und Vorlagen liefern den Grundstock, die eigentliche Arbeit ist die Durchsicht, was davon für das eigene Unternehmen zählt.
Ziel und Ergebnis der Phase
Ziel: Festlegen, was das ERP-System für das Geschäft leisten muss, bevor der Markt gefragt wird.
Ergebnis: Ein Anforderungskatalog mit Geschäftszielen, Soll-Prozessen, 10 bis 15 Muss-Kriterien, gewichteten Bewertungskriterien sowie technischen Spezifikationen und Mengengerüst.
Wer entscheidet: Die Fachbereiche verantworten die Anforderungen ihres Bereichs, die Geschäftsführung gibt Muss-Kriterien und Gewichtung frei.
Weiter mit: Phase 3, Marktanalyse. Der Katalog ist die Grundlage für die Longlist und für die Fragen an die Anbieter.
In sieben Schritten vom Geschäftsziel zum Anforderungskatalog
Die Schritte bauen aufeinander auf. Gewichtet wird erst, wenn klar ist, welche Anforderungen überhaupt zwischen Systemen unterscheiden:
| Schritt | Was passiert | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1 Ziele übernehmen | Geschäftsziele und Zielbild aus Phase 1 werden zur Messlatte. Jede spätere Anforderung muss sich auf eines dieser Ziele zurückführen lassen | Zielliste mit prüfbaren Aussagen |
| 2 Grundstock zusammenstellen | Aus Branchenerfahrung und Vorlagen entsteht eine erste Liste typischer Anforderungen für Branche, Fertigungsart und Geschäftsmodell | Rohkatalog nach Bereichen |
| 3 Mit den Fachbereichen durchsehen | Key User prüfen jede Vorlage: Gilt sie für uns, und wie lautet sie als Soll? Beschreibungen des heutigen Ablaufs werden zu Anforderungen an das künftige Ergebnis | bereinigter Katalog und Streichliste |
| 4 Eigene Anforderungen ergänzen | Was keine Vorlage kennt, kommt hinzu: Besonderheiten des Geschäftsmodells, Vorgaben von Kunden, regulatorische Pflichten | vollständige fachliche Anforderungen |
| 5 Technik und Mengengerüst festhalten | Die IT ergänzt Betriebsmodell, Schnittstellen, Datenübernahme, Berechtigungen und Datenschutz, dazu Nutzer, Belege, Artikel, Standorte und Gesellschaften | technische Spezifikationen |
| 6 Bereiche und Systemgrenzen abgleichen | Gleiche Anforderungen aus mehreren Bereichen werden zusammengeführt. Geklärt wird, was das ERP abdecken soll und was in angrenzenden Systemen wie MES, WMS oder CRM bleibt | abgestimmter Umfang |
| 7 Einordnen, gewichten, freigeben | Jede Anforderung wird Muss-Kriterium, Bewertungskriterium oder Grundanforderung. Hohes Gewicht bekommen nur die Bewertungskriterien, danach wird der Stand eingefroren | freigegebener Katalog |
Bewertet wird nur, was zwischen ERP-Systemen unterscheidet
Ein Anforderungskatalog hat zwei Aufgaben. Er hält fest, was das künftige System können muss, und er soll zwischen Systemen entscheiden. Die zweite Aufgabe erfüllt er nur mit Anforderungen, bei denen sich die Systeme der engeren Wahl tatsächlich unterscheiden. Eine Finanzbuchhaltung nach deutschem Recht oder die Bestellung mit Wareneingang bilden alle ERP-Systeme ab, die für ein mittelständisches Unternehmen infrage kommen. Bekommen solche Punkte hohes Gewicht, liegen die Gesamtnoten am Ende nah beieinander, und die Unterschiede, auf die es ankommt, gehen darin unter.
In unserem Vorgehen hat der Katalog deshalb sechs Teile mit unterschiedlicher Rolle in der Auswahl:
Welche Anforderungen unterscheiden, hängt von der Branche ab. Bei einem Hersteller mit Variantenfertigung trennt die Variantenkonfiguration die Systeme, bei einem Großhändler eher Preisfindung und Lagerlogik. An dieser Stelle verkürzt Branchenerfahrung den Katalog am stärksten, weil sie weiß, wo die Systeme einer Branche auseinanderliegen.
Anforderungskatalog, Lastenheft und Pflichtenheft gehören zu verschiedenen Zeitpunkten
In Auswahlprojekten werden die drei Begriffe oft durcheinander verwendet, und auch die Fachliteratur ordnet Lastenheft und Pflichtenheft unterschiedlich zu:
| Quelle | Lastenheft | Pflichtenheft |
|---|---|---|
| Gabler Wirtschaftslexikon [1] [2] | Ausschreibungsunterlage mit allen wichtigen technischen, wirtschaftlichen und rechtlichen Einzelheiten, etwa Menge, Güte und Termine | in der Systementwicklung die Anforderungen an ein künftiges System aus Anwendersicht, Ergebnis des Sollkonzepts; beschreibt das Was, nicht das Wie, und dient vor allem der Systemauswahl |
| find-your-software.de, nach DIN 69901-5 [3] | Der Auftraggeber legt fest, was ein System leisten soll und wofür | Antwort des Anbieters: wie und womit er die Anforderungen umsetzt; entsteht nach dem Anbieterkontakt und kann Vertragsbestandteil werden |
| ERP-Glossar von Find-Your-ERP | aus Sicht des Auftraggebers, Grundlage für Anfragen an Anbieter und für den Vergleich der Angebote | aus Sicht des Anbieters, entsteht nach dem Anbieterkontakt |
Was Gabler unter Pflichtenheft beschreibt, heißt in der Projektmanagement-Norm DIN 69901-5 Lastenheft. Wer mit Anbietern und Beratern spricht, sollte deshalb einmal festhalten, welches Dokument gemeint ist.
Unser Verständnis
Der Anforderungskatalog ist das Arbeitsdokument der Anforderungserhebung. Er wächst mit der Durchsicht und wird am Ende der Phase eingefroren. Aus ihm entsteht das Lastenheft, sobald Anbieter formell angefragt werden, ergänzt um die Rahmenbedingungen und die Regeln für die Antworten. Das Pflichtenheft schreibt der Anbieter, frühestens mit dem Angebot, in ERP-Projekten meist erst als Fachkonzept zu Beginn der Einführung. Eine Gliederung zum Übernehmen und ausgearbeitete Beispielanforderungen bietet die Seite ERP-Lastenheft: Vorlage und Beispiel auf find-your-software.de.
Fachbereiche formulieren, die Geschäftsführung gibt frei
Die Anforderungserhebung ist Arbeit der Fachbereiche. Die Beratung bringt Vorlagen und Branchenwissen ein und moderiert, die Anbieter bleiben in dieser Phase außen vor:
| Rolle | Aufgabe in der Anforderungserhebung |
|---|---|
 Geschäftsführung | gibt die Ziele vor, entscheidet strittige Muss-Kriterien und gibt Gewichtung und Katalog frei |
 Fachbereiche und Key User | prüfen die Vorlagen für ihren Bereich, formulieren Soll-Anforderungen und begründen jedes Muss |
 IT | ergänzt technische Spezifikationen, Schnittstellen und Mengengerüst und klärt die Grenzen zu Nachbarsystemen |
 Beratung | bringt Vorlagen und Branchenerfahrung ein, moderiert die Durchsicht, achtet auf Soll-Formulierung und neutrale Sprache und schlägt die Einordnung in Muss-, Bewertungs- und Grundanforderungen vor |
 Anbieter | noch nicht beteiligt; sie erhalten den freigegebenen Katalog in der Marktanalyse |
Dass die Anbieter erst den fertigen Katalog sehen, ist Absicht. Ein Katalog, der im Gespräch mit einem Anbieter entsteht, übernimmt dessen Begriffe und Stärken.
Drei Fehler machen einen Anforderungskatalog wertlos
Der Katalog beschreibt den Ist-Zustand
Der häufigste Fehler in unseren Projekten: Die Fachbereiche schreiben auf, wie sie heute arbeiten, mit Masken, Freigabeschritten und Excel-Zwischenlösungen. Der Katalog wird so zur Beschreibung des Altsystems, und das neue ERP wird daran gemessen, wie gut es dieses nachbildet. Hilfreich ist eine Frage je Anforderung: Welches Ergebnis braucht das Geschäft hier künftig? Wie das am Beispiel eines Vertriebsprozesses aussieht, zeigt der Beitrag ERP-Anforderungen richtig definieren.
Die Anforderungen sind nicht neutral formuliert
Ebenso häufig nehmen Anforderungen eine Lösung vorweg. Sie verwenden die Feldnamen des heutigen Systems, übernehmen Formulierungen aus der Broschüre eines Wunschanbieters oder halten fest, wie einzelne Anwender gern arbeiten. Ein Anbieter, dessen System anders aufgebaut ist, kann solche Punkte nur mit „teilweise“ beantworten, auch wenn er das Ergebnis vielleicht besser erreicht. Neutral heißt: das Ergebnis beschreiben und den Weg dorthin dem System überlassen.
Vorlagen werden ungeprüft übernommen
Vorlagen sparen Zeit und verleiten dazu, ganze Kategorien auf einmal zu übernehmen. Im Auswahlportal erhalten Vorlagen, die gesammelt importiert werden, zunächst die höchste Wichtigkeit A [4], und der Deep Check kann sehr viele Vorschläge liefern, die das Hilfe-Center gezielt zu prüfen rät [5]. Wer die Durchsicht überspringt, hat am Ende einen langen Katalog, in dem fast alles Muss ist und der kaum noch zwischen Systemen unterscheidet. Erst die Durchsicht macht aus einer Vorlage den Katalog dieses Unternehmens.
Im Auswahlportal selbst erarbeiten oder mit der Auswahlberatung
Wer die Erhebung selbst führt, arbeitet im Auswahlportal mit dem Requirement Manager. Dort stehen die Anforderungen nach Kategorien geordnet, jede mit einer Wichtigkeit A, B oder C und einem eigenen Schalter für K.O.-Kriterien; eine Vorlagenbibliothek bietet fertig formulierte Anforderungen nach Branche und Thema, und im Kommentarbereich hält das Team fest, warum eine Anforderung gilt [6]. Die App Requirement Intelligence analysiert das Unternehmen anhand der Website und weiterer Unterlagen, schlägt je Anforderung eine Wichtigkeit mit Begründung vor und vergleicht einen vorhandenen Katalog mit einem für das Unternehmensprofil typischen Anforderungssetup [7]. Die eigene Einstufung hat dabei immer Vorrang [7].
In unserem Vorgehen markieren wir die Muss-Kriterien mit dem K.O.-Schalter und vergeben die Wichtigkeit A und B nur an Bewertungskriterien. Grundanforderungen erhalten die Wichtigkeit C, damit sie das Ranking kaum verschieben.
Begleitet übernimmt die Auswahlberatung die Durchsicht mit den Fachbereichen und bringt die Branchenerfahrung aus Auswahlprojekten ein, mit der sich unterscheidende von selbstverständlichen Anforderungen trennen lassen. Das geht für das ganze Projekt oder nur für diese Phase, etwa als Prüfung eines vorhandenen Katalogs.
Arbeitshilfe zum Download: Anforderungskatalog und Lastenheft
Die Vorlage für den Anforderungskatalog, an dem jedes ERP-System gemessen wird: Ziele und Rahmen, Soll-Prozesse, Anforderungen mit Wichtigkeit A, B oder C und einzeln begründeten K.-o.-Kriterien. Ein Blatt macht daraus die Anfrage an die Anbieter, also das Lastenheft. Sie erhalten die Excel-Datei per E-Mail.
Vertiefungen
Warum der heutige Prozess keine Blaupause ist, mit einem Beispiel aus dem Vertrieb und einem Fünf-Fragen-Test für Muss-Kriterien.
Wie der Katalog später gegen den Standard eines Systems gelegt wird und welche Lücken zählen.
Was ein Muss-Kriterium ausmacht und warum es wenige sein sollten.
Weiter im Vorgehen
Systemlandschaft, Prozesslandkarte und Zielbild: der Ausgangspunkt, aus dem die Anforderungen abgeleitet werden.
Mit dem Katalog in den Markt: von der Longlist zur Shortlist und zu den ersten Antworten der Anbieter.
Häufige Fragen
Wie detailliert müssen Anforderungen in der Auswahl sein?
So detailliert, dass ein Anbieter eindeutig antworten und das Ergebnis in einer Präsentation zeigen kann. Feldlisten und Maskenentwürfe gehören in das Fachkonzept der Einführung. In der Auswahl verleiten sie Anbieter dazu, Details zuzusagen, die noch niemand geprüft hat.
Was geschieht mit dem Anforderungskatalog nach der Auswahl?
Er bleibt das Referenzdokument. In den Prozessworkshops der Angebotsphase legen wir die Anforderungen eine Woche lang gegen den Standard des favorisierten Systems, und was dort offen bleibt, wird im Angebot benannt. Danach gehen Muss- und Bewertungskriterien in die Leistungsbeschreibung des Vertrags und in die Testfälle der Einführung ein.
Können wir einen vorhandenen Katalog oder ein altes Lastenheft weiterverwenden?
Als Rohmaterial ja. Ein Katalog aus der letzten Auswahl beschreibt aber meist den Stand, den das heutige System geprägt hat, und enthält Anforderungen, die inzwischen jedes System erfüllt. Er durchläuft deshalb dieselbe Durchsicht wie eine Vorlage: als Soll formuliert, neutral, eingeordnet in Muss-, Bewertungs- und Grundanforderungen. Im Auswahlportal lässt sich ein vorhandener Katalog übernehmen und mit dem Deep Check auf Lücken prüfen [7].
Quellen
[1] Gabler Wirtschaftslexikon: Lastenheft, Revision vom 19. Februar 2018, abgerufen am 9. November 2026.
[2] Gabler Wirtschaftslexikon: Pflichtenheft, Revision vom 19. Februar 2018, abgerufen am 9. November 2026.
[3] find-your-software.de: ERP Lastenheft: Vorlage und Beispiel für den Mittelstand, Abschnitt „Was ein ERP Lastenheft enthält“, Stand 28. Oktober 2026, abgerufen am 9. November 2026.
[4] Find-Your-Software Hilfe-Center: Anforderungsassistent: Vorlagen nutzen und übernehmen, abgerufen am 9. November 2026.
[5] Find-Your-Software Hilfe-Center: Deep Check: Lücken in der Anforderungsauswahl mit KI aufdecken, abgerufen am 9. November 2026.
[6] Find-Your-Software Hilfe-Center: Requirement Manager: Anforderungen anlegen, bearbeiten und priorisieren, abgerufen am 9. November 2026.
[7] Find-Your-Software Hilfe-Center: Requirement Intelligence: Anforderungen per KI vorschlagen und bewerten lassen, abgerufen am 9. November 2026.
Das Hilfe-Center beschreibt das Auswahlportal unter seinem Produktnamen Selection Portal.
Dr. Benedict Bender
Co-Founder der Sectorlens GmbH
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