ERP-Glossar: Begriffe so definiert, wie Projekte sie brauchen
In ERP-Projekten verwenden alle dieselben Begriffe und meinen nicht immer dasselbe. Beim Customizing denkt der eine an einen gesetzten Parameter, der andere an eigene Programmlogik im Systemkern. Daraus entstehen Missverständnisse darüber, was riskant ist und was langfristig trägt.
Von Dr. Benedict Bender · Stand: November 2026
Das Glossar erklärt die Begriffe aus Auswahl, Einführung, Betrieb und Systemlandschaft so, wie wir sie in Projekten verwenden. Die meisten Einträge verbinden eine kurze Definition mit einer Einordnung aus der Praxis und führen zur vertiefenden Seite.
Beiträge zu den einzelnen Projektphasen finden Sie unter ERP-Wissen.
Themen:
Alle Begriffe von A bis Z
A Anbieterpräsentation / Demo · Anforderungskatalog · APS · Arbeitsplan · Auftragsabwicklung · Auswahlberater
B Best of Breed · BI · Big Bang oder Rollout · Branchenlösung
C Change Management · Chargenverfolgung / Traceability · Clean Core · Cloud-ERP · Composable ERP · Controlling · Copilot · CRM · Customizing · Cutover
D Datenbereinigung / Datenqualität · Datenmigration · Digitale Souveränität · DMS · DSGVO
E E-Rechnung · EDI · Einkauf / Beschaffung · ERP-Modul · ERP-System
F Finanzbuchhaltung · Fit-Gap-Analyse
G Go-Live · GoBD · Goldener Datensatz
H Hosting · HR-Software / HCM · Hybrid Cloud / Private Cloud · Hypercare
I Implementierungspartner · Individualsoftware · Ist-Analyse
K Kalkulation · Key User · KI im ERP · KI-Agent · KO-Kriterium / Muss-Anforderung · Konfiguration
L Lagerverwaltung · Lastenheft · Legacy-System / Altsystem · Lizenzmodell / Subskription · Longlist
M Make-or-Buy · Management-Support · Mandantenfähigkeit · MCP · MDM (Stammdatenmanagement) · MES · Middleware / iPaaS · MRP / Disposition
P Parallelbetrieb · Pflichtenheft · PIM · PLM · Produktionsplanung (PPS) · Projektgeschäft / Projektfertigung · Projektmanagement · Projektplan · Proof of Concept
R Referenzbesuch · Release-Wechsel / Upgrade · RFI · RFP / Ausschreibung · ROI
S SaaS · Schnittstelle / API · Scope Creep · Service und Instandhaltung · Shortlist · Soll-Konzept · Stammdaten · Standardsoftware · Stückliste
Grundlagen
Best of Breed
Gegenbegriff All-in-One, integrierte Suite
Best of Breed ist ein Architekturansatz, bei dem für jeden Aufgabenbereich die jeweils stärkste Speziallösung gewählt und mit den übrigen Systemen verbunden wird. Gegenstück ist die integrierte Gesamtlösung aus einer Hand.
Aus der Praxis: Der Ansatz verlangt, vorab festzulegen, welches System für welche Daten führend ist. Sonst entstehen widersprüchliche Datenstände in mehreren Systemen.
Vertiefung: Best-of-Breed vs. All-in-One (find-your-software.de)
Verwandt: Composable ERP, Schnittstelle / API, Middleware / iPaaS
Branchenlösung
auch Branchensoftware, Branchen-ERP, Branchenpaket
Eine Branchenlösung ist eine Software, die auf die Anforderungen einer bestimmten Branche oder Domäne spezialisiert ist und deren Spezialfunktionen mitbringt. Häufig ist sie ein Standard-ERP, das durch branchenspezifische Module erweitert wird.
Aus der Praxis: Branchenlösungen gibt es vor allem für Bereiche mit sehr eigenen Abläufen, etwa für Gießereien oder die Immobilienwirtschaft. In der Metallbearbeitung gehört zum Beispiel die Verschachtelungsplanung (Nesting) dazu, die Teile so auf dem Rohmaterial anordnet, dass möglichst wenig Rest entsteht.
Verwandt: ERP-Modul, Standardsoftware
Composable ERP
auch modulare ERP-Architektur
Composable ERP beschreibt eine Architektur, die von Prozessen und fachlichen Bausteinen ausgeht statt von einem einzigen Gesamtsystem. Ein stabiler ERP-Kern trägt die verbindlichen Transaktionen, spezialisierte Anwendungen und Dienste ergänzen ihn über Schnittstellen.
Aus der Praxis: Die Idee, Unternehmenssoftware von den Prozessen und ihren Besonderheiten her zu bauen, beschreiben Böhme, Wuttke, Bender und weitere Autoren auf der AMCIS 2023 als Vision einer prozesszentrierten Plattform. In Projekten heißt das mehr Disziplin: Composable ERP ist keine Einladung, immer mehr Software einzuführen.
Quelle: Böhme, L.; Wuttke, T.; Bender, B.; Teusner, R.; Baltes, S.; Matthies, C.; Perscheid, M. (2023): From Full-fledged ERP Systems Towards Process-centric Business Process Platforms. AMCIS 2023 Proceedings.
Vertiefung: ERP-Trends 2026, Trend 3
Verwandt: Best of Breed, Customizing, Middleware / iPaaS
ERP-Modul
auch Funktionsmodul
Ein ERP-Modul ist ein inhaltlich abgegrenzter Funktionsbereich eines ERP-Systems, der eine bestimmte Aufgabe abdeckt, etwa Lagerverwaltung oder Produktion. Zusätzliche Module können den Funktionsumfang eines ERP deutlich erweitern.
Aus der Praxis: Vom Modul zu unterscheiden ist das Branchenpaket. Es umfasst meist ein oder mehrere spezialisierte Module und macht aus einem generischen System eine sehr spezifische Lösung.
Verwandt: ERP-System, Branchenlösung
ERP-System
Enterprise Resource Planning, auch ERP, ERP-Software
Ein ERP-System ist die zentrale betriebswirtschaftliche Software eines Unternehmens, die Funktionsbereiche wie Einkauf, Lager, Produktion, Vertrieb und Finanzen auf einer gemeinsamen Datenbasis zusammenführt. Daten werden einmal erfasst und in allen Bereichen genutzt.
Aus der Praxis: In den meisten Unternehmen ist das ERP das System, an dem sich die übrigen Anwendungen ausrichten. Seine Stärke liegt darin, unterschiedliche Funktionen und betriebliche Ressourcen in einem System zu verbinden.
Vertiefung: Was ist ERP? Einfach erklärt
Verwandt: ERP-Modul, Branchenlösung, Best of Breed
Individualsoftware
auch Eigenentwicklung
Individualsoftware ist eine Software, die für die Anforderungen eines einzelnen Unternehmens entwickelt wird, vom Unternehmen selbst oder im Auftrag. Gemeint ist meist ein vollständiges System und nicht die Anpassung einer Standardsoftware.
Aus der Praxis: Früher waren viele betriebliche Systeme Eigenentwicklungen, etwa auf IBM AS/400, die seitdem schrittweise abgelöst werden. Heute denkt man Individualentwicklung eher in Modulen oder Erweiterungen.
Vertiefung: Individualsoftware, Definition und Kosten (find-your-software.de)
Verwandt: Standardsoftware, Make-or-Buy
Legacy-System / Altsystem
auch Altsystem, Bestandssystem
Ein Legacy-System ist ein eingesetztes System, das technisch nicht mehr dem aktuellen Stand entspricht oder die heutigen Anforderungen des Unternehmens nicht mehr erfüllt.
Aus der Praxis: Ein solches Altsystem ist häufig der Anlass für eine ERP-Auswahl oder eine grundlegende Neuausrichtung. Meist ist es einer von drei Fällen: ein System, an dem so viel angepasst wurde, dass es sich kaum noch weiterentwickeln lässt; ein System, das lange nicht mehr aktualisiert wurde; oder eine Individualsoftware, die nicht mehr dem heutigen Stand entspricht.
Vertiefung: ERP-Upgrade oder Ablösung
Verwandt: Release-Wechsel / Upgrade, Individualsoftware
Mandantenfähigkeit
auch Mehrmandantenfähigkeit
Mandantenfähigkeit ist die Fähigkeit eines Systems, mehrere rechtlich getrennte Einheiten, etwa die Gesellschaften einer Unternehmensgruppe, in einer Installation mit getrennten Daten und Buchhaltungen zu führen.
Aus der Praxis: Die Systeme setzen das unterschiedlich um. Genutzt wird es von großen Konzernen ebenso wie von kleineren Firmen, deren Organisation in getrennte Gesellschaften aufgeteilt ist.
Verwandt: Finanzbuchhaltung, Controlling
Standardsoftware
Standardsoftware ist eine von einem Hersteller entwickelte und gepflegte Software mit festgelegtem Funktionsumfang, die viele Unternehmen nutzen. Sie wird in Versionen weiterentwickelt, sodass Kunden von künftigen Releases und der Pflege durch den Hersteller profitieren.
Aus der Praxis: Diesen Vorteil behält nur, wer updatefähig bleibt. Tiefe Eingriffe in den Systemkern machen jedes neue Release teurer.
Vertiefung: Standardsoftware vs. Individualsoftware (find-your-software.de)
Verwandt: Individualsoftware, Customizing, Release-Wechsel / Upgrade
Warenwirtschaftssystem
WWS, auch Wawi, Warenwirtschaftssoftware
Ein Warenwirtschaftssystem bildet den Warenfluss eines Unternehmens ab, von der Bestellung bis zum Verkauf. Der Begriff wird uneinheitlich verwendet, mal gleichbedeutend mit ERP, mal für Systeme, die nur diesen Ausschnitt abdecken.
Aus der Praxis: Häufig sind spezialisierte Lösungen gemeint, etwa aus dem E-Commerce, die sich auf die Warenwirtschaft konzentrieren und keinen vollen ERP-Umfang haben.
Vertiefung: WaWi gegen ERP, Unterschiede und Beispiele (find-your-software.de)
Verwandt: ERP-System, Lagerverwaltung
Betrieb und Bereitstellung
Clean Core
auch sauberer Kern
Clean Core bezeichnet eine Architektur, in der der ERP-Kern weitgehend unverändert bleibt, damit Updates und Neuerungen des Herstellers ohne Reibungsverluste übernommen werden können. Eigene Anforderungen werden über Konfiguration, vorgesehene Erweiterungspunkte oder Anwendungen neben dem Kern umgesetzt.
Aus der Praxis: Der Begriff wird vor allem von SAP verwendet; andere Hersteller verfolgen dasselbe Prinzip unter anderen Namen. Für die Auswahl zählt, wie klar ein System Leitplanken für Erweiterungen vorgibt: Je standardnäher die Erweiterungen, desto planbarer die Upgrades.
Vertiefung: ERP-Customizing: Wann anpassen, wann Prozesse ändern?
Verwandt: Customizing, Konfiguration, Release-Wechsel / Upgrade
Cloud-ERP
auch ERP aus der Cloud
Cloud-ERP ist ein ERP-System, das ein Anbieter in einem Rechenzentrum betreibt und das Unternehmen über das Internet nutzen, meist im Abonnement. Betrieb und Updates liegen überwiegend beim Anbieter.
Aus der Praxis: Meist ist mit Cloud-ERP die Public Cloud gemeint, also eine standardisierte Umgebung, die kaum Anpassungen zulässt. Davon abzugrenzen ist die Private Cloud.
Vertiefung: Cloud vs. On-Premise: Vor- und Nachteile
Verwandt: SaaS, On-Premise, Hybrid Cloud / Private Cloud
Digitale Souveränität
Digitale Souveränität ist die Fähigkeit eines Unternehmens, im digitalen Umfeld selbst über seine Daten und IT-Systeme zu entscheiden und dabei unabhängig handlungsfähig zu bleiben.
Vertiefung: Digitale Souveränität und Cloud, Leitfaden (find-your-software.de)
Verwandt: Vendor Lock-in, Cloud-ERP, DSGVO
Hosting
auch gehosteter Betrieb, Managed Hosting
Beim Hosting betreibt ein Dienstleister eine klassische Installation der Software für einen einzelnen Kunden in seinem Rechenzentrum. Das Unternehmen nutzt das System über eine gesicherte Verbindung, ohne eigene Server zu betreiben.
Aus der Praxis: Hosting steht dem On-Premise-Betrieb näher als der Cloud: Die Software läuft beim Dienstleister, Updates und Wartung verantwortet das Unternehmen weitgehend selbst. Bei strengen regulatorischen Vorgaben kann dediziertes Hosting der einfachere Weg sein.
Vertiefung: Cloud vs. On-Premise: Vor- und Nachteile
Verwandt: On-Premise, Hybrid Cloud / Private Cloud, Cloud-ERP
Hybrid Cloud / Private Cloud
Eine Private Cloud ist eine Cloud-Umgebung, die exklusiv für ein Unternehmen betrieben wird. Hybrid Cloud verbindet Cloud-Betrieb mit lokal betriebenen Systemen.
Aus der Praxis: Ordnen lässt sich das nach Verantwortung: Bei Public Cloud und SaaS liegt fast alles beim Anbieter, bei Private Cloud und Hosting teilen sich Dienstleister und Unternehmen die Aufgaben, bei On-Premise trägt das Unternehmen alles. Hybride Modelle sind meist ein Übergang und keine Zielarchitektur.
Vertiefung: Cloud vs. On-Premise: Vor- und Nachteile
Verwandt: Cloud-ERP, On-Premise, Hosting, SaaS
Lizenzmodell / Subskription
auch Subskription, Abonnement, Kauflizenz
Das Lizenzmodell regelt, wie ein Unternehmen für die Nutzung einer Software bezahlt, etwa durch einmaligen Kauf mit laufender Wartungsgebühr oder als Subskription mit regelmäßiger Zahlung, meist je Nutzer und Zeitraum.
Aus der Praxis: Mit der Subskription bezahlt das Unternehmen laufend eine Dienstleistung samt Service und erwirbt kein dauerhaftes Nutzungsrecht.
Vertiefung: Was kostet ein ERP wirklich? (find-your-software.de)
Verwandt: TCO, SaaS
On-Premise
auch On-Premises, lokaler Betrieb
On-Premise bezeichnet den Betrieb einer Software in der eigenen IT-Umgebung des Unternehmens, meist im eigenen Rechenzentrum. Betrieb und Sicherheit verantwortet das Unternehmen selbst.
Aus der Praxis: Die technische Kontrolle bleibt so im Haus. Dafür liegt die Verantwortung für Stabilität und Modernisierung vollständig beim Unternehmen.
Vertiefung: Cloud vs. On-Premise: Vor- und Nachteile
Verwandt: Cloud-ERP, Hybrid Cloud / Private Cloud
Release-Wechsel / Upgrade
auch Upgrade, Versionswechsel
Ein Release-Wechsel ist der Umstieg auf eine neuere Version desselben ERP-Systems. Der Aufwand reicht vom einfachen Update bis zu einem Projekt, das einer Neueinführung nahekommt.
Aus der Praxis: Je mehr Customizing ein System trägt, desto schwieriger wird das Upgrade. Der Wechsel von SAP ECC auf SAP S/4HANA ist ein Beispiel, bei dem der Aufwand teilweise einer Neueinführung gleicht.
Vertiefung: ERP-Upgrade oder Ablösung · SAP ECC ablösen
Verwandt: Customizing, Legacy-System / Altsystem, Wartung und Support (SLA)
SaaS
Software as a Service
Software as a Service ist ein Bereitstellungsmodell, bei dem der Anbieter die Software betreibt und aktualisiert und der Kunde sie gegen eine laufende Gebühr über das Internet nutzt. Eine eigene Installation beim Kunden gibt es nicht.
Aus der Praxis: Im Unterschied zur lokal betriebenen Installation kümmert sich der Anbieter um alles. Damit gibt er auch den Takt der Updates vor.
Vertiefung: Cloud vs. On-Premise: Vor- und Nachteile
Verwandt: Cloud-ERP, Lizenzmodell / Subskription
Vendor Lock-in
auch Anbieterabhängigkeit
Vendor Lock-in ist eine Abhängigkeit von einem Anbieter, die den Wechsel zu einer anderen Software sehr teuer oder praktisch unmöglich macht. Ursachen sind etwa proprietäre Datenformate oder tiefe Anpassungen.
Aus der Praxis: Das Thema hat an Gewicht gewonnen, weil einseitige Abhängigkeiten zum Risiko werden können. Exit-Strategie und Datenportabilität gehören deshalb schon in die Auswahl.
Vertiefung: Cloud vs. On-Premise, Abschnitt Vendor Lock-in
Verwandt: Digitale Souveränität, Cloud-ERP
Wartung und Support (SLA)
Service Level Agreement
Wartung und Support umfassen die laufende Unterstützung durch den Anbieter oder einen Servicepartner nach der Einführung, etwa Fehlerbehebung und Updates. Ein Service Level Agreement (SLA) legt messbare Werte wie Reaktionszeiten und Verfügbarkeit vertraglich fest.
Aus der Praxis: Den Support leistet häufig ein Servicepartner statt des Herstellers. Für die Durchsetzung zählt dann, mit wem das SLA geschlossen ist und welche Zahlen darin stehen.
Vertiefung: Softwarevertrag prüfen (find-your-software.de)
Verwandt: Implementierungspartner, Release-Wechsel / Upgrade
Auswahl
Anbieterpräsentation / Demo
auch Demo, Systemvorführung
Die Anbieterpräsentation ist die Vorführung eines Systems durch den Anbieter im Rahmen der Auswahl, meist für die Systeme der Shortlist.
Aus der Praxis: Wer keine konkreten Szenarien vorgibt, sieht das, was der Anbieter zeigen möchte. Zielbild und Muss-Kriterien sollten deshalb vor der Demo feststehen.
Vertiefung: Anbieterpräsentationen: diese Fehler vermeiden
Verwandt: Shortlist, Referenzbesuch, Proof of Concept
Anforderungskatalog
auch Anforderungsliste
Ein Anforderungskatalog beschreibt unabhängig von einem konkreten System, was eine künftige Lösung leisten muss. In der Auswahl dient er als Grundlage für Anbietervergleich und Bewertung.
Aus der Praxis: Gute Anforderungen leiten sich aus dem Geschäftsziel ab. Wer den heutigen Ablauf zum Katalog macht, bewertet neue Systeme danach, wie gut sie die Vergangenheit nachbilden.
Vertiefung: ERP-Anforderungen richtig definieren
Verwandt: Lastenheft, KO-Kriterium / Muss-Anforderung, Fit-Gap-Analyse
Auswahlberater
auch ERP-Auswahlberatung
Ein Auswahlberater begleitet Unternehmen durch die Auswahl einer Software, von der Aufnahme der Anforderungen bis zur Entscheidung.
Aus der Praxis: Unverzichtbar sind methodische Erfahrung in der Auswahl und eine gute Marktkenntnis. Meist kommt fachliche Expertise in der Branche oder Domäne hinzu.
Vertiefung: So finden Sie den richtigen Auswahlberater
Verwandt: Implementierungspartner, Shortlist
Fit-Gap-Analyse
auch Gap-Analyse
Die Fit-Gap-Analyse vergleicht die Anforderungen eines Unternehmens mit dem, was ein System im Standard leistet, und zeigt, wo Lücken bestehen.
Aus der Praxis: Sie hilft nur, wenn sie Lücken mit geschäftlichem Wert von Gewohnheiten trennt. Viele vermeintliche Lücken verschwinden, sobald das Team verstanden hat, wie der Standard funktioniert.
Vertiefung: ERP-Customizing: Wann anpassen?
Verwandt: Customizing, Konfiguration, Anforderungskatalog
Ist-Analyse
auch Ist-Aufnahme, Bestandsaufnahme
Die Ist-Analyse erfasst den gegenwärtigen Zustand, bevor über eine neue Lösung entschieden wird. Sie kann Geschäftsmodell, Prozesse, einzelne Funktionen oder die bestehende Systemunterstützung betreffen.
Aus der Praxis: In unserem Vorgehen ist sie die erste Phase der Auswahl. Zu ihr gehören auch die Projektziele für IT und Geschäft.
Vertiefung: ERP Software Auswahl: die 6 Phasen
Verwandt: Soll-Konzept, Anforderungskatalog
KO-Kriterium / Muss-Anforderung
auch Muss-Anforderung, Muss-Kriterium
Ein KO-Kriterium ist eine Anforderung, die ein System zwingend erfüllen muss, weil die Arbeit sonst nicht oder nicht sinnvoll möglich wäre. Ein System, das sie nicht erfüllt, scheidet aus.
Aus der Praxis: KO-Kriterien gehören auf wenige, klar umrissene Punkte begrenzt. Wir empfehlen für eine ERP-Auswahl 10 bis 15 Muss-Kriterien.
Vertiefung: ERP-Anforderungen richtig definieren
Verwandt: Anforderungskatalog, Shortlist, Nutzwertanalyse
Lastenheft
Das Lastenheft beschreibt aus Sicht des Auftraggebers, was ein System leisten soll und wofür. Es ist die Grundlage für Anfragen an Anbieter und für den späteren Vergleich der Angebote.
Vertiefung: ERP-Lastenheft, Vorlage und Beispiel (find-your-software.de)
Verwandt: Pflichtenheft, Anforderungskatalog, RFP / Ausschreibung
Longlist
Die Longlist ist die breite erste Liste aller Systeme, die für ein Unternehmen und seinen Anwendungsfall grundsätzlich infrage kommen.
Vertiefung: Longlist und Shortlist in der Softwareauswahl (find-your-software.de)
Verwandt: Shortlist, Anforderungskatalog
Make-or-Buy
auch Eigenentwicklung oder Kauf
Make-or-Buy ist die Entscheidung, ob ein Unternehmen eine Lösung selbst entwickelt oder als Standardsoftware kauft.
Aus der Praxis: Mit der aktuellen Entwicklung der KI wird die Frage wieder häufiger diskutiert.
Vertiefung: Make-or-Buy in der IT (find-your-software.de)
Verwandt: Individualsoftware, Standardsoftware
Nutzwertanalyse
auch Scoring, Bewertungsmatrix
Die Nutzwertanalyse ist ein Verfahren, mit dem Systeme anhand gewichteter Kriterien bewertet und zu einem Gesamtwert verdichtet werden. Sie macht Entscheidungen mit vielen Kriterien vergleichbar und nachvollziehbar.
Aus der Praxis: Sie arbeitet in der Regel nur mit Gewichtungen und berücksichtigt keine Abhängigkeiten zwischen den Kriterien. Das Ergebnis ist eine gute Annäherung an die Gesamtbewertung, hebt aber nicht immer die Punkte hervor, die am Ende entscheiden.
Vertiefung: Nutzwertanalyse und Bewertungsraster (find-your-software.de)
Verwandt: KO-Kriterium / Muss-Anforderung, ROI, Shortlist
Pflichtenheft
Das Pflichtenheft beschreibt aus Sicht des Anbieters, wie und womit er die Anforderungen aus dem Lastenheft umsetzen will. Es entsteht nach dem Anbieterkontakt und kann Vertragsbestandteil werden.
Vertiefung: ERP-Lastenheft, Vorlage und Beispiel (find-your-software.de)
Verwandt: Lastenheft, RFP / Ausschreibung
Proof of Concept
PoC, auch Machbarkeitsnachweis
Ein Proof of Concept ist eine frühe, bewusst einfache Umsetzung, die zeigt, ob ein Vorhaben grundsätzlich machbar ist, etwa eine kritische Anforderung im Zielsystem.
Aus der Praxis: Gemeint ist ausdrücklich nicht die vollständige Umsetzung, nur die Demonstration der Machbarkeit.
Verwandt: Anbieterpräsentation / Demo, Fit-Gap-Analyse
Referenzbesuch
auch Referenzkundenbesuch, Referenzgespräch
Beim Referenzbesuch sieht sich ein Unternehmen ein System im laufenden Betrieb bei einem bestehenden Kunden des Anbieters an.
Aus der Praxis: Den Referenzkunden schlägt meist der Anbieter vor. Er sollte dem eigenen Unternehmen in den kritischen Punkten möglichst nahekommen, etwa bei Branche oder Mengengerüst; was kritisch ist, hängt vom Anwendungsfall ab.
Verwandt: Anbieterpräsentation / Demo, Proof of Concept
RFI
Request for Information, auch Informationsanfrage
Ein Request for Information ist eine Informationsanfrage an Anbieter in einer frühen Phase der Auswahl. Sie dient dazu, Lösungen und ihre Eignung grob einzuschätzen, bevor verbindliche Angebote angefragt werden.
Vertiefung: Was ist ein RFP? (mit RFI) (find-your-software.de)
Verwandt: RFP / Ausschreibung, Longlist
RFP / Ausschreibung
Request for Proposal, auch Ausschreibung, Angebotsanfrage
Ein Request for Proposal ist die formelle Aufforderung an ausgewählte Anbieter, auf Basis der dokumentierten Anforderungen ein verbindliches Angebot abzugeben. Im deutschen Sprachgebrauch heißt das meist Ausschreibung.
Vertiefung: Was ist ein RFP? (find-your-software.de)
Verwandt: RFI, Lastenheft, Pflichtenheft
ROI
Return on Investment
Der Return on Investment setzt den erwarteten Nutzen einer Investition ins Verhältnis zu ihren Kosten und zeigt, ob und wann sie sich lohnt.
Aus der Praxis: Im Systemvergleich hilft der ROI vor allem dann, wenn Systeme mit unterschiedlichem Modulumfang unterschiedliche Mehrwerte erwarten lassen.
Vertiefung: ROI eines ERP-Projekts realistisch bestimmen
Verwandt: TCO, Nutzwertanalyse
Shortlist
auch Auswahlliste, engere Wahl
Die Shortlist ist die vorausgewählte Liste der Systeme, die die wesentlichen Anforderungen erfüllen und in der Auswahl detailliert geprüft werden, etwa in Präsentationen und Workshops.
Aus der Praxis: Auf die Shortlist gehören Systeme mit belegter Abdeckung der Kernprozesse und Erfahrung in der Branche. Die Feinauswahl folgt danach in Prozessworkshops mit ein bis zwei Anbietern.
Vertiefung: Longlist und Shortlist in der Softwareauswahl (find-your-software.de)
Verwandt: Longlist, KO-Kriterium / Muss-Anforderung, Anbieterpräsentation / Demo
Soll-Konzept
auch Zielbild
Das Soll-Konzept beschreibt, wie Prozesse und Systemunterstützung nach der Einführung aussehen sollen.
Aus der Praxis: Es kann sich am Standardumfang oder an den Referenzprozessen des Anbieters orientieren oder diese mit eigenen Lösungen und Prozessen des Unternehmens verbinden.
Vertiefung: Das Soll-Konzept nach der Prozessanalyse (find-your-software.de)
Verwandt: Ist-Analyse, Fit-Gap-Analyse, Customizing
TCO
Total Cost of Ownership, auch Gesamtbetriebskosten
Die Total Cost of Ownership erfasst die Gesamtkosten eines Systems über seine Nutzungsdauer, also neben Lizenz oder Abonnement auch Einführung, Betrieb, Wartung und interne Aufwände.
Aus der Praxis: Gerechnet wird meist über fünf oder sieben Jahre. Kauflizenz mit eigenem Betrieb und Software as a Service folgen unterschiedlichen Rechenweisen und lassen sich erst über die TCO vergleichen.
Vertiefung: ROI eines ERP-Projekts realistisch bestimmen
Verwandt: ROI, Lizenzmodell / Subskription
Einführung
Big Bang oder Rollout
auch Stichtagsumstellung, phasenweise Einführung
Beim Big Bang werden alle Bereiche zu einem Stichtag auf das neue System umgestellt. Beim schrittweisen Rollout wird nacheinander umgestellt, etwa nach Standorten oder Modulen.
Aus der Praxis: Die Schritte können sich nach Organisationseinheiten oder nach Funktionsmodulen richten. Die Entscheidung gehört früh ins Projekt, weil Migration und Testplanung davon abhängen.
Vertiefung: Datenmigration im ERP-Projekt, Abschnitt Migrationsstrategien
Verwandt: Parallelbetrieb, Go-Live, Datenmigration
Change Management
auch Veränderungsmanagement
Change Management steuert die organisatorische Veränderung, die mit einer Systemumstellung einhergeht, und nimmt die Beschäftigten in die neuen Abläufe mit.
Aus der Praxis: Ein ERP steuert Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit zwischen Funktionen und Personen. Die Umstellung der Software allein reicht deshalb meist nicht; Change Management ist eine wesentliche Voraussetzung für Akzeptanz.
Vertiefung: Change Management in IT-Projekten (find-your-software.de)
Verwandt: Key User, Management-Support
Customizing
auch Anpassung, Erweiterung
Customizing bezeichnet Anpassungen eines ERP-Systems, die über die reine Konfiguration hinausgehen, von Regeln an vorgesehenen Erweiterungspunkten bis zu Eingriffen in den Systemkern. Je tiefer der Eingriff, desto höher der Aufwand bei jedem Update.
Aus der Praxis: Wir unterscheiden Konfiguration, Erweiterungen im System an vorgesehenen Punkten, Erweiterungen daneben über Schnittstellen und Kernmodifikationen. Vor jeder Anpassung steht die Frage, ob der Prozess im Standard besser läuft; die Kernmodifikation bleibt die Ausnahme.
Vertiefung: ERP-Customizing: Wann anpassen, wann Prozesse ändern?
Verwandt: Konfiguration, Fit-Gap-Analyse, Release-Wechsel / Upgrade
Cutover
auch Umstellung, Produktivsetzung
Der Cutover ist der geplante Übergang vom Altsystem auf das neue System unmittelbar vor dem Go-Live. Dazu gehören das Einfrieren des Altsystems, die letzte Datenübernahme, die Prüfung der übernommenen Daten und die Entscheidung über den Start.
Aus der Praxis: Ein Cutover braucht mehr als einen Termin im Projektplan. Vorab festzulegen sind Go/No-Go-Kriterien und die Frage, welche Daten nach dem Einfrieren im Altsystem noch verändert werden dürfen.
Vertiefung: Datenmigration im ERP-Projekt, Abschnitt Cutover
Verwandt: Go-Live, Datenmigration, Big Bang oder Rollout, Parallelbetrieb
Datenbereinigung / Datenqualität
auch Data Cleansing
Datenqualität beschreibt, wie gut Daten ihren Zweck erfüllen, gemessen etwa an Vollständigkeit, Genauigkeit, Konsistenz, Eindeutigkeit, Aktualität und Gültigkeit. Datenbereinigung beseitigt Fehler wie Dubletten oder Lücken, bevor Daten migriert oder automatisiert genutzt werden.
Aus der Praxis: Datenbereinigung gehört in jede Migration und beginnt am besten schon parallel zur Auswahl.
Vertiefung: Datenmigration im ERP-Projekt, Abschnitt Datenqualität
Verwandt: Stammdaten, Datenmigration, Goldener Datensatz
Datenmigration
auch Datenübernahme
Datenmigration ist der strukturierte Transfer relevanter Daten aus bestehenden Systemen in ein neues ERP-System. Dazu gehören Auswahl, Bereinigung, Transformation und Prüfung der Daten sowie die kontrollierte Übernahme zu einem Stichtag.
Aus der Praxis: Ein neues ERP verbessert schlechte Daten nicht, es macht sie sichtbarer. Welche Daten übernommen und welche archiviert oder ausgeschlossen werden, gehört deshalb an den Anfang des Projekts.
Vertiefung: Datenmigration im ERP-Projekt
Verwandt: Datenbereinigung / Datenqualität, Stammdaten, Cutover, Go-Live
Go-Live
auch Produktivstart, Echtstart
Der Go-Live ist der Zeitpunkt, an dem ein neues System in den produktiven Betrieb geht und die tägliche Arbeit darauf umgestellt wird.
Aus der Praxis: Auf den Go-Live folgt in der Regel eine Hypercare-Phase.
Vertiefung: Software-Einführung vom Vertrag zum Go-Live (find-your-software.de)
Verwandt: Cutover, Hypercare, Big Bang oder Rollout, Parallelbetrieb
Hypercare
auch Stabilisierungsphase
Hypercare ist die Phase intensiver Betreuung direkt nach dem Go-Live, in der Fragen und Probleme der Anwender besonders schnell bearbeitet werden.
Aus der Praxis: In unseren Projekten gehören tägliche Status-Reviews und Unterstützung vor Ort dazu.
Vertiefung: ERP-Projektmanagement, Phase Go-Live und Stabilisierung
Verwandt: Go-Live, Key User
Implementierungspartner
auch Systemhaus, Integrationspartner
Ein Implementierungspartner führt ein ERP-System beim Kunden ein, von der Konfiguration bis zum Go-Live, und betreut es oft auch danach.
Aus der Praxis: Wer einführt, unterscheidet sich stark je nach System: Manche Systeme implementiert nur der Hersteller selbst, andere arbeiten über Systemhäuser, wieder andere werden von frei am Markt tätigen Firmen eingeführt, wie bei Odoo. Der Wahl des Partners kommt große Bedeutung zu.
Vertiefung: IT-Dienstleister auswählen (find-your-software.de)
Verwandt: Auswahlberater, Projektplan, Wartung und Support (SLA)
Key User
auch Schlüsselanwender
Key User sind Mitarbeitende aus den Fachbereichen, die im ERP-Projekt ihren Bereich vertreten, Prozesse mitgestalten, testen und später Kollegen schulen.
Aus der Praxis: Ihnen kommt besondere Bedeutung zu, weil sie für ihren Bereich die Entscheidungen über Prozesse und Softwarenutzung treffen.
Vertiefung: Key-User im ERP-Projekt
Verwandt: Change Management, Testphase / Abnahme, Hypercare
Konfiguration
auch Parametrisierung, Systemeinstellung
Konfiguration ist das Einstellen eines ERP-Systems über die vom Hersteller vorgesehenen Parameter, etwa Felder, Rollen, Freigabegrenzen oder Drucklayouts, ohne die Systemlogik zu verändern. Sie bleibt bei Updates erhalten.
Aus der Praxis: Konfiguration ist Einstellung, keine Anpassung und keine Entwicklung. An dieser Abgrenzung hängt, wie updatefähig ein System bleibt.
Vertiefung: ERP-Customizing, Stufe 0 Konfiguration
Verwandt: Customizing, Release-Wechsel / Upgrade
Management-Support
auch Rückendeckung der Geschäftsführung
Management-Support ist die sichtbare und dauerhafte Unterstützung eines Vorhabens durch die Unternehmensleitung, mit Entscheidungen und Ressourcen.
Aus der Praxis: Für eine ERP-Umstellung ist er grundlegend erforderlich.
Vertiefung: Was Management-Support in ERP-Projekten bedeutet
Verwandt: Change Management, Projektmanagement
Parallelbetrieb
Im Parallelbetrieb laufen altes und neues System eine Zeit lang nebeneinander, und ihre Ergebnisse werden abgeglichen, um Abweichungen früh zu erkennen.
Aus der Praxis: Doppelte Pflege bindet viele Ressourcen. Ohne festes Ende zieht sich der Parallelbetrieb hin, weil niemand den endgültigen Schnitt verantworten will.
Vertiefung: Datenmigration im ERP-Projekt, Abschnitt Parallelbetrieb
Verwandt: Big Bang oder Rollout, Go-Live
Projektmanagement
auch Projektsteuerung
Projektmanagement steuert ein ERP-Vorhaben über Ziele, Umfang, Termine, Budget und Ressourcen, von der Vorbereitung bis zur Übergabe in den Betrieb.
Aus der Praxis: Typische Stolpersteine sind unklare Entscheidungswege und Kapazitätskonflikte zwischen Projekt und Tagesgeschäft.
Vertiefung: ERP-Projektmanagement
Verwandt: Projektplan, Management-Support, Scope Creep
Projektplan
auch Zeitplan, Projektplanung
Der Projektplan legt Phasen, Meilensteine, Termine und Ressourcen einer ERP-Einführung fest.
Aus der Praxis: Er gehört vor den Projektstart und muss realistisch geplant sein.
Vertiefung: ERP-Projektmanagement
Verwandt: Projektmanagement, Go-Live, Scope Creep
Scope Creep
auch schleichende Umfangserweiterung
Scope Creep bezeichnet das schleichende Anwachsen des Projektumfangs, weil laufend neue Funktionen und Ideen hinzukommen.
Aus der Praxis: Gerade in der Anforderungsphase entstehen oft überzogene Anforderungen, die heutige Probleme lösen sollen. Ein bewusst begrenzter erster Umfang, ein Minimum Viable Product (MVP), ist deshalb oft der sinnvollere Ansatz.
Vertiefung: Was eine Änderung kostet (find-your-software.de)
Verwandt: Projektplan, Anforderungskatalog, KO-Kriterium / Muss-Anforderung
Stammdaten
auch Master Data
Stammdaten sind grundlegende betriebliche Daten, die über längere Zeit gleich bleiben und nur gelegentlich aktualisiert werden, etwa Artikel, Kunden, Lieferanten, Stücklisten und Arbeitspläne. Bewegungsdaten wie Aufträge und Buchungen beziehen sich immer auf sie.
Aus der Praxis: Stammdaten sind die Grundlage jeder Automatisierung im ERP: Bestellvorschläge oder Terminplanung funktionieren nur, wenn die hinterlegten Werte stimmen. Die Verantwortung für ihre Qualität liegt im Fachbereich, die IT stellt das System bereit.
Vertiefung: Stammdaten im ERP
Verwandt: Datenbereinigung / Datenqualität, MDM (Stammdatenmanagement), Datenmigration
Testphase / Abnahme
auch Abnahmetest, User Acceptance Test (UAT)
In der Testphase wird geprüft, ob das eingerichtete System die Anforderungen erfüllt; mit der Abnahme bestätigt der Auftraggeber das formal. Üblich sind mehrere Testarten, etwa Funktionstest, Integrationstest, Testmigration und Abnahmetest durch die Fachbereiche.
Verwandt: Go-Live, Key User, Datenmigration
Prozesse und Module
Arbeitsplan
auch Fertigungsplan, Routing
Der Arbeitsplan beschreibt, in welchen Arbeitsgängen und mit welchen Vorgabezeiten ein Erzeugnis hergestellt wird. Er ist das Gegenstück zur Stückliste.
Aus der Praxis: Mit Stückliste und Arbeitsplan zusammen lässt sich ein Produkt herstellen. Im Arbeitsplan stehen neben Zeiten und Arbeitsschritten auch Abhängigkeiten, Verfahrensanweisungen und benötigte Ressourcen bis hin zu Qualifikationen von Mitarbeitenden und Fähigkeiten von Maschinen.
Vertiefung: Stammdaten im ERP, Abschnitt technische Stammdaten
Verwandt: Stückliste, Produktionsplanung (PPS), Kalkulation
Auftragsabwicklung
auch Order-to-Cash (für den Kundenauftrag)
Die Auftragsabwicklung umfasst alle Schritte, die einen Auftrag vom Eingang bis zum Abschluss führen, beim Kundenauftrag etwa Angebot, Bestätigung, Lieferung und Rechnung.
Aus der Praxis: Der Begriff wird unterschiedlich verwendet und kann einen Kunden- oder einen Fertigungsauftrag meinen, manchmal nur einen Teil davon.
Verwandt: Einkauf / Beschaffung, Lagerverwaltung, Finanzbuchhaltung
Chargenverfolgung / Traceability
auch Rückverfolgbarkeit, Traceability, Verwendungsnachweis
Chargenverfolgung macht nachvollziehbar, welche Materialchargen in welches Produkt eingeflossen sind und wohin es geliefert wurde. Die Rückverfolgung führt vom Produkt zu den Rohstoffen, die Vorwärtsverfolgung vom Rohstoff zu den betroffenen Produkten und Kunden.
Aus der Praxis: Chargenverfolgung wird in Projekten immer wichtiger. Es gibt unterschiedliche Arten, etwa Material- und Produktionschargen, und auch Kombinationen aus beiden; welche davon ein Unternehmen abbilden muss, ist die entscheidende Frage. Zum Thema gehört auch der Verwendungsnachweis, der zeigt, in welchen Erzeugnissen ein Teil verbaut ist.
Vertiefung: ERP für Produktion und Fertigung, Abschnitt Rückverfolgbarkeit
Verwandt: Stückliste, Lagerverwaltung, MES
Controlling
Controlling unterstützt die Unternehmensführung mit Planung und Kostenrechnung, damit Entscheidungen auf belastbaren Zahlen beruhen.
Aus der Praxis: Im ERP profitiert das Controlling vom umfassenden Blick auf alle Geschäftsobjekte, etwa bei einer Herstellkostenkalkulation, die sämtliche Kosten einbezieht.
Verwandt: Finanzbuchhaltung, Kalkulation, BI
Einkauf / Beschaffung
auch Procurement
Einkauf und Beschaffung umfassen, wie ein Unternehmen benötigte Materialien und Leistungen bezieht, von der Bedarfsmeldung bis zum Wareneingang.
Aus der Praxis: Beschaffung kann interne wie externe Bedarfe betreffen. In vielen Fällen ist der Einkauf als Teil des Supply Chain Managements geplant.
Vertiefung: Procurement Software (find-your-software.de)
Verwandt: MRP / Disposition, Lagerverwaltung, EDI
Finanzbuchhaltung
FiBu, auch Finanzwesen
Die Finanzbuchhaltung erfasst die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens als Buchungen und bildet die Grundlage für Jahresabschluss und Steuererklärungen.
Aus der Praxis: Dafür gibt es sehr unterschiedliche Lösungen, im ERP integriert oder als eigenes System. Im ERP ist sie häufig die Grundlage für Controlling und Kalkulation.
Vertiefung: Buchhaltungssoftware Mittelstand, ERP oder FiBu (find-your-software.de)
Verwandt: Controlling, GoBD, E-Rechnung
Kalkulation
auch Preiskalkulation, Kostenträgerrechnung
Die Kalkulation ermittelt die Kosten eines Produkts oder Auftrags und leitet daraus Preise ab.
Aus der Praxis: Sie unterscheidet sich je nach Geschäft stark. In der Produktion ist es meist eine Herstellkostenkalkulation, im Handel eine Kalkulation mit Zuschlägen.
Verwandt: Controlling, Stückliste, Arbeitsplan
Lagerverwaltung
auch Lagerwirtschaft, Bestandsführung
Die Lagerverwaltung im ERP führt Bestände und bucht Warenbewegungen zwischen Lagern und Lagerorten.
Aus der Praxis: Der Umfang unterscheidet sich zwischen Systemen sehr stark. Manche bieten nur eine grundlegende Bestandsführung, andere decken Logistikfunktionen bis zur Organisation einzelner Lagerplätze ab.
Vertiefung: WMS oder ERP-Lagermodul? (find-your-wms.de)
Verwandt: WMS, Einkauf / Beschaffung, Chargenverfolgung / Traceability
MRP / Disposition
Material Requirements Planning, auch Materialbedarfsplanung, Disposition
Material Requirements Planning ermittelt aus Bedarfen und Beständen, welche Materialien in welcher Menge zu welchem Termin beschafft oder gefertigt werden müssen.
Aus der Praxis: Aus der Materialbedarfsplanung sind die frühen Versionen der ERP-Systeme hervorgegangen.
Vertiefung: ERP für Produktion und Fertigung
Verwandt: Stückliste, Produktionsplanung (PPS), APS
Produktionsplanung (PPS)
Produktionsplanung und -steuerung
Produktionsplanung und -steuerung plant Fertigungsaufträge nach Terminen und Kapazitäten und steuert ihre Durchführung. In vielen ERP-Systemen ist sie als Modul enthalten.
Aus der Praxis: In Produktionsunternehmen ist sie zentral, weil Material- und Produktionsplanung eng ineinandergreifen.
Vertiefung: ERP für Produktion und Fertigung
Verwandt: MRP / Disposition, APS, MES
Projektgeschäft / Projektfertigung
auch Projektfertigung, Einzelfertigung, Auftragsfertigung, Engineer-to-Order
Projektfertigung ist die Herstellung eines Produkts für einen einzelnen Kundenauftrag, das als eigenes Projekt geplant und abgerechnet wird.
Aus der Praxis: Typisch ist sie im Sondermaschinenbau, wo sich die Produkte von Auftrag zu Auftrag stark unterscheiden.
Verwandt: Kalkulation, Variantenkonfiguration, Auftragsabwicklung
Service und Instandhaltung
auch Wartung, Field Service
Service und Instandhaltung umfassen alle Aufgaben, die Anlagen und ausgelieferte Produkte während der Nutzung funktionsfähig halten, von der planmäßigen Wartung bis zur Reparatur.
Aus der Praxis: Hier liegt häufig der Übergang von der Herstellung zur Nutzungsphase beim Kunden.
Vertiefung: Instandhaltungssoftware (find-your-software.de)
Verwandt: Projektgeschäft / Projektfertigung, Auftragsabwicklung, CRM
Stückliste
auch Bill of Materials (BOM)
Eine Stückliste beschreibt, aus welchen Materialien und Baugruppen in welcher Menge ein Erzeugnis besteht. Sie kann einstufig oder mehrstufig aufgebaut sein und ist zusammen mit dem Arbeitsplan Grundlage für Planung und Kalkulation.
Aus der Praxis: Manche Systeme hinterlegen in der Stückliste auch Arbeitsschritte, die eigentlich in den Arbeitsplan gehören.
Vertiefung: Stammdaten im ERP, Abschnitt technische Stammdaten
Verwandt: Arbeitsplan, MRP / Disposition, Variantenkonfiguration
Variantenkonfiguration
auch Produktkonfigurator, Variantenmanagement
Die Variantenkonfiguration bildet ein Produkt über eine Grundstückliste und Merkmale ab, deren Ausprägungen und Abhängigkeiten die konkrete Variante bestimmen. So muss nicht jede mögliche Variante als eigener Artikel angelegt werden.
Aus der Praxis: Als Vorbild gilt die Automobilindustrie, in der sich ein Fahrzeug aus sehr vielen voneinander abhängigen Kombinationen zusammenstellen lässt. Der Ansatz hält die Datenmenge im ERP gering, setzt aber erhebliche Vorarbeit bei Merkmalen und Regeln voraus.
Verwandt: Stückliste, Kalkulation, Projektgeschäft / Projektfertigung
Systemlandschaft
APS
Advanced Planning and Scheduling, auch Feinplanungssystem
Advanced Planning and Scheduling ist eine Software für die Feinplanung der Produktion, die Kapazitäten und Materialverfügbarkeit gleichzeitig berücksichtigt. Sie ergänzt die Planung im ERP dort, wo diese an Grenzen stößt.
Vertiefung: Produktionsplanung Software, APS, ERP, MES (find-your-software.de)
Verwandt: Produktionsplanung (PPS), MRP / Disposition, MES
BI
Business Intelligence
Business Intelligence bezeichnet Verfahren und Software, die Daten aus dem ERP und anderen Quellsystemen zusammenführen und in Berichten und Dashboards für Entscheidungen aufbereiten.
Aus der Praxis: Historische Daten, die im neuen ERP nicht mehr aktiv gebraucht werden, sind bei einer Migration oft im BI besser aufgehoben als im neuen System.
Vertiefung: Was ist Business Intelligence? (find-your-bi.de)
Verwandt: Controlling, Datenmigration
CRM
Customer Relationship Management, auch Kundenbeziehungsmanagement
CRM bezeichnet die Strategie und die Software, mit der ein Unternehmen seine Kundenbeziehungen steuert und Kundendaten und Verkaufschancen über alle kundennahen Bereiche hinweg an einer Stelle führt.
Aus der Praxis: CRM ist ein vergleichsweise standardisierter Bereich. An der Grenze zum ERP ist zu klären, welches System Kunden- und Auftragsdaten führt.
Vertiefung: CRM vs. ERP, Abgrenzung und Integration (find-your-crm.de)
Verwandt: ERP-System, Schnittstelle / API, Best of Breed
DMS
Dokumentenmanagementsystem
Ein Dokumentenmanagementsystem legt Dokumente digital ab und macht sie mit Versionen und Berechtigungen auffindbar. Im ERP-Umfeld archiviert es etwa Belege und Verträge revisionssicher.
Vertiefung: DMS Software (find-your-software.de)
Verwandt: GoBD, E-Rechnung, PLM
EDI
Electronic Data Interchange, auch elektronischer Datenaustausch
EDI ist der automatisierte Austausch strukturierter Geschäftsdokumente wie Bestellungen und Rechnungen zwischen Unternehmen in Standardformaten, etwa EDIFACT.
Vertiefung: ERP für Handel und Großhandel, Abschnitt EDI
Verwandt: E-Rechnung, Schnittstelle / API, Middleware / iPaaS
HR-Software / HCM
auch Personalsoftware, Human Capital Management, HRIS
HR-Software unterstützt die Personalarbeit, von Personalstammdaten und Abwesenheiten über die Entgeltabrechnung bis zu Recruiting. Als Human Capital Management (HCM) bezeichnen Anbieter meist Suiten, die zusätzlich Talent, Leistung, Lernen und Personalplanung steuern.
Vertiefung: HR-Software vs. ERP-HR-Modul (find-your-hr.de)
Verwandt: ERP-Modul, Best of Breed, Schnittstelle / API
MDM (Stammdatenmanagement)
Master Data Management, Stammdatenmanagement
Master Data Management umfasst Regeln, Rollen, Prozesse und häufig ein eigenes System, mit denen Stammdaten über alle Anwendungen hinweg einheitlich gepflegt werden.
Aus der Praxis: Im Mittelstand haben sich klare Rollen bewährt: Data Owner tragen die fachliche Verantwortung, Data Stewards die operative Pflege.
Vertiefung: PIM gegen MDM gegen DAM (find-your-software.de)
Verwandt: Stammdaten, Goldener Datensatz, PIM
MES
Manufacturing Execution System, auch Fertigungsleitsystem
Ein Manufacturing Execution System steuert und dokumentiert die laufende Fertigung in Echtzeit. Es übernimmt Aufträge aus dem ERP, erfasst Maschinen- und Betriebsdaten und meldet Mengen und Zeiten zurück.
Vertiefung: MES und ERP, Unterschied und Zusammenspiel (find-your-mes.de)
Verwandt: Produktionsplanung (PPS), APS, Chargenverfolgung / Traceability
Middleware / iPaaS
Integration Platform as a Service
Middleware ist Software, die zwischen Systemen vermittelt und ihren Datenaustausch organisiert. Eine iPaaS ist eine Middleware aus der Cloud, die Anwendungen über fertige Konnektoren verbindet und viele Einzelschnittstellen ersetzt.
Vertiefung: Schnittstellen und Integration in der Systemlandschaft (find-your-software.de)
Verwandt: Schnittstelle / API, Composable ERP, EDI
PIM
Product Information Management
Ein Product Information Management führt verkaufsrelevante Produktinformationen zentral und spielt sie an Vertriebskanäle wie Onlineshop und Marktplatz aus.
Vertiefung: PIM Software (find-your-software.de)
Verwandt: MDM (Stammdatenmanagement), PLM, Warenwirtschaftssystem
PLM
Product Lifecycle Management
Product Lifecycle Management verwaltet Produktdaten über den gesamten Lebenszyklus, von der Entwicklung mit CAD-Daten und Konstruktionsstücklisten bis zu Änderungen an Produkten im Markt.
Vertiefung: PLM gegen ERP, Abgrenzung (find-your-software.de)
Verwandt: Stückliste, PIM, DMS
Schnittstelle / API
Application Programming Interface
Eine Schnittstelle ist die definierte Verbindung, über die zwei Systeme Daten oder Funktionen austauschen. Eine API ist eine Programmierschnittstelle, über die andere Anwendungen automatisiert auf fachliche Objekte eines Systems zugreifen.
Aus der Praxis: Für die Auswahl zählt weniger, ob ein System eine API hat, als welcher Ausschnitt des Systems darüber erreichbar ist.
Vertiefung: ERP-Schnittstellen und Schnittstellenentwicklung (find-your-software.de)
Verwandt: Middleware / iPaaS, EDI, MCP
WMS
Warehouse Management System, auch Lagerverwaltungssystem (LVS)
Ein Warehouse Management System steuert die Abläufe im Lager vom Wareneingang bis zum Versand und führt Bestände bis auf den einzelnen Lagerplatz.
Vertiefung: Was ist ein WMS? (find-your-wms.de)
Verwandt: Lagerverwaltung, MES
Recht und Pflichten
Kurzdefinitionen zur Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung.
DSGVO
Datenschutz-Grundverordnung, englisch GDPR
Die Datenschutz-Grundverordnung, Verordnung (EU) 2016/679, regelt seit dem 25. Mai 2018 die Verarbeitung personenbezogener Daten in der EU. Im ERP betrifft sie vor allem Kunden- und Mitarbeiterdaten sowie Löschkonzepte.
Vertiefung: DSGVO und Serverstandort prüfen (find-your-software.de)
Verwandt: Digitale Souveränität, Cloud-ERP, GoBD
E-Rechnung
auch elektronische Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD, das sich elektronisch verarbeiten lässt. Eine reine PDF-Datei ist keine E-Rechnung.
Ab wann gilt was (B2B in Deutschland, Stand: 8. November 2026)
| Ab | Was gilt | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, ohne Ausnahme, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt. | § 14 UStG; BMF-FAQ Fragen 8 und 12 |
| 2025 und 2026 | Beim Ausstellen dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate wie PDF verwenden. | § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen. Wer darunter liegt, darf 2027 weiter sonstige Rechnungen ausstellen. | § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG |
| bis 31. Dezember 2027 | EDI-Verfahren, die nicht der EN 16931 entsprechen, bleiben mit Zustimmung des Empfängers zulässig. | § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG |
| 1. Januar 2028 | Die Pflicht zum Ausstellen gilt für alle Leistungen zwischen inländischen Unternehmen, soweit keine Ausnahme greift. | § 14 Abs. 2 UStG |
| dauerhaft | Keine E-Rechnung nötig bei Kleinbeträgen bis 250 Euro brutto, Fahrausweisen und Rechnungen von Kleinunternehmern; Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. | §§ 33, 34, 34a UStDV; BMF-FAQ Frage 4 |
| Übergang | Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die vor Beginn der eigenen Pflicht gestellt werden, müssen keine E-Rechnung sein. | BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, Rn. 2 |
| angekündigt | Später soll ein Meldesystem folgen, das bestimmte Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung übermittelt; einen Termin nennt das BMF nicht. | BMF-FAQ Frage 1 |
Vertiefung: E-Rechnung Software, Pflicht 2027 (find-your-software.de)
Verwandt: EDI, GoBD, Finanzbuchhaltung
GoBD
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Die GoBD sind die Vorgaben der Finanzverwaltung dafür, wie steuerrelevante Daten elektronisch aufbewahrt und für Prüfungen zugänglich gemacht werden. Sie stehen in einem BMF-Schreiben, das zuletzt am 14. Juli 2025 geändert wurde.
Verwandt: E-Rechnung, Finanzbuchhaltung, DMS
KI und Daten
Copilot
auch KI-Assistent
Ein Copilot ist ein KI-Assistent, der in eine Anwendung eingebettet ist und Nutzer bei der Arbeit unterstützt, etwa beim Abfragen von Daten oder Formulieren von Texten; die Entscheidung bleibt beim Menschen. Copilot ist auch ein Produktname von Microsoft.
Vertiefung: KI-Assistenten in Business Software (find-your-software.de)
Verwandt: KI-Agent, KI im ERP
Goldener Datensatz
auch Golden Record, Single Source of Truth
Der goldene Datensatz ist die eine verbindliche, bereinigte Fassung eines Datenobjekts, etwa eines Kunden oder Artikels, die unternehmensweit gilt, auch wenn das Objekt in mehreren Systemen vorkommt.
Vertiefung: PIM gegen MDM gegen DAM (find-your-software.de)
Verwandt: MDM (Stammdatenmanagement), Stammdaten, Datenbereinigung / Datenqualität
KI im ERP
auch KI-Funktionen im ERP
KI im ERP bezeichnet Funktionen der künstlichen Intelligenz, die in ERP-Prozesse eingebunden sind, von Assistenten für Abfragen in Alltagssprache über Prognosen bis zu Agenten, die Vorgänge selbstständig vorbereiten.
Aus der Praxis: Ein Assistent, der in der Demo Fragen beantwortet, sagt wenig darüber, ob ein System auch prozessnahe KI trägt. Entscheidend ist, wie die KI auf die Daten zugreift und unter welchen Rechten sie handelt.
Vertiefung: Braucht man 2026 noch ein ERP-System? Rolle von ERP und KI
Verwandt: KI-Agent, Copilot, MCP
KI-Agent
auch Agent, agentische KI
Ein KI-Agent ist eine KI-Anwendung, die eine Aufgabe in mehreren Schritten selbstständig bearbeitet, dazu Werkzeuge und Systeme nutzt und Aktionen auslöst, im ERP etwa das Vorbereiten einer Bestellung.
Aus der Praxis: Sobald ein Agent schreibt, muss eindeutig sein, unter wessen Identität er handelt. Ein technischer Sammelnutzer mit weitreichenden Rechten ist bequem, macht aber jede Nachvollziehbarkeit zunichte.
Vertiefung: ERP-Daten für KI: welcher Datenzugriff funktioniert
Verwandt: KI im ERP, MCP, Copilot
MCP
Model Context Protocol
Das Model Context Protocol ist ein offener Standard, über den KI-Anwendungen auf Daten und Funktionen externer Systeme zugreifen. Statt für jede Kombination aus Modell und System eine eigene Anbindung zu bauen, gibt es eine einheitliche Art der Bereitstellung.
Aus der Praxis: Ob ein Anbieter MCP unterstützt, ist für die Auswahl weniger wichtig als die Umsetzung: welche fachlichen Objekte darüber sichtbar werden und ob die Berechtigungen des Nutzers mitgeführt werden.
Vertiefung: ERP-Daten für KI: welcher Datenzugriff funktioniert
Verwandt: Schnittstelle / API, KI-Agent
Co-Founder von Find-Your-ERP. Er hat an der Universität Potsdam zu digitalen Plattformen promoviert und kommt aus der internationalen Management- und IT-Strategieberatung. Seitdem hat er zahlreiche Auswahl- und Transformationsprojekte begleitet, vom ERP-Wechsel im Mittelstand bis zur Digitalstrategie. Autor des Fachbuchs „Plattformbasierte Geschäftsmodelle“ (FAZ Buch).
Dr. Benedict Bender
Co-Founder der Sectorlens GmbH
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