ERP-Implementierung vorbereiten: mit klarem Plan in die Einführung
Phase 6 von 6 · Stand: November 2026
In der letzten Phase der ERP-Auswahl wird aus dem besten Angebot ein Projekt, das starten kann. Bevor der Vertrag unterschrieben ist, stehen Umfang, Vorgehen, Projektorganisation und Zeitplan fest, beim Unternehmen ebenso wie beim Anbieter. Wer auf vage Zusagen unterschreibt, klärt dieselben Fragen später unter Termindruck und mit weniger Verhandlungsspielraum.
Kernaussagen
Unterschrieben wird, wenn das Projekt klar ist. Was der Anbieter liefert, mit welchem Team und bis wann, steht dann im Angebot und nicht nur in seiner Präsentation.
Vor dem Kick-off ist die Projektorganisation besetzt: ein Steuerungskreis, der entscheidet, je eine Projektleitung beim Unternehmen und beim Anbieter und Key User aus den Fachbereichen. Wie groß sie ausfällt, hängt von Größe und Kontext ab.
Ein ERP verändert Abläufe und Zuständigkeiten. Das Change Management wird deshalb in dieser Phase geplant und nicht erst kurz vor dem Go-Live.
Was die Auswahl erarbeitet hat, geht an das Projektteam der Einführung über. Sonst beginnt die Einführung mit denselben Fragen noch einmal.
Ziel und Ergebnis der Phase
Phase 6 beginnt, wenn das Angebot des favorisierten Anbieters verhandelt ist, und endet mit dem Kick-off des Einführungsprojekts. Die Unterschrift fällt in diese Phase, nicht an ihren Anfang.
Ziel: Das Unternehmen weiß vor der Unterschrift, worauf es sich einlässt: was eingeführt wird, wie, von wem und bis wann.
Ergebnis: Ein abgestimmter Projektplan mit Meilensteinen und Ressourcen liegt vor, die Projektorganisation ist auf beiden Seiten besetzt, das Change Management ist geplant, und die Ergebnisse der Auswahl sind an das Projektteam übergeben.
Wer entscheidet: Die Geschäftsführung unterschreibt auf Empfehlung des Auswahlteams. Ab dem Kick-off steuert der Steuerungskreis das Projekt.
Sechs Schritte führen vom verhandelten Angebot zum Projektstart
Die Reihenfolge folgt einer Frage: Was muss vor der Unterschrift geklärt sein, und was kann danach kommen? Microsoft empfiehlt, am Ende der Startphase eines Einführungsprojekts einen groben Lösungsentwurf, eine belastbare Aufwandsschätzung und einen groben Projektplan vorliegen zu haben, an denen sich die Besetzung der Schlüsselrollen prüfen lässt [1]. In unseren Auswahlprojekten liegt dieser Stand vor, bevor das Unternehmen unterschreibt.
| Schritt | Was geklärt wird | Ergebnis | Zeitpunkt |
|---|---|---|---|
| 1. Umfang festschreiben | Prozesse, Module, Standorte und Schnittstellen des ersten Go-Live; je Anforderung, ob sie im Standard, über Konfiguration oder über eine Erweiterung gelöst wird | Leistungsbeschreibung als Anlage zum Vertrag | vor der Unterschrift |
| 2. Vorgehen und Projektplan abstimmen | Phasen, Meilensteine, Testzyklen, Datenübernahme, Schulung, Cutover und Termin für den Go-Live; Aufwand auf beiden Seiten | grober Projektplan mit Meilensteinen und Ressourcen | vor der Unterschrift |
| 3. Team des Anbieters festlegen | wer die Einführung leitet, wer in Finanzen, Logistik und Fertigung berät und ob diese Personen im geplanten Zeitraum verfügbar sind | Namen und Rollen im Angebot | vor der Unterschrift |
| 4. Eigene Projektorganisation besetzen | Steuerungskreis, Projektleitung, Key User je Bereich und ihre Freistellung vom Tagesgeschäft | Organigramm mit Rollen und Entscheidungswegen | vor der Unterschrift |
| 5. Change Management und Mitbestimmung planen | wen die Umstellung betrifft, wie informiert und geschult wird, wann der Betriebsrat einbezogen wird | Plan für Kommunikation und Schulung, Zeitplan für die Betriebsvereinbarung | Beginn vor der Unterschrift |
| 6. Übergeben und starten | Ziele, Anforderungen, Ergebnisse der Prozessworkshops und Zusagen des Anbieters gehen an das Projektteam | Kick-off mit bestätigtem Projektplan | nach der Unterschrift |
Fünf der sechs Schritte liegen vor der Unterschrift. Das verlängert die Auswahl und erspart Nachverhandlungen: Solange der Vertrag offen ist, verhandelt das Unternehmen über Leistungen, danach über Änderungsanträge.
Ein brauchbarer Projektplan deckt nach Microsoft alle Arbeitsbereiche wenigstens auf Ebene der Meilensteine ab, darunter Datenmigration, Integration, Tests, Schulung und Cutover. Fehlt einer, fehlen auch die Abhängigkeiten und der Aufwand dafür [2]. Was Tests und Umstellung im Einzelnen verlangen, steht im Glossar unter Testphase und Cutover.
In Betrieben mit Betriebsrat gehört Schritt 5 früh in den Plan. Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat rechtzeitig über die Planung technischer Anlagen und neuer Arbeitsabläufe unterrichten [3]. Bei technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, bestimmt der Betriebsrat mit [4]. Die Checkliste zur Software-Beschaffung auf find-your-software.de rät deshalb, die Betriebsvereinbarung parallel zum Vertrag vorzubereiten [5]. Ob ein Mitbestimmungsrecht besteht, ist im Einzelfall rechtlich zu prüfen.
Steuerungskreis, zwei Projektleitungen und Key User tragen das Projekt
Die Grundstruktur ist in jedem Einführungsprojekt dieselbe, ihr Umfang hängt von Größe und Kontext ab. Bei einem Unternehmen mit einem Standort genügt oft ein kleiner Steuerungskreis aus Geschäftsführung, den beiden Projektleitungen und den Leitungen der wichtigsten Bereiche. In einer Gruppe mit mehreren Gesellschaften sitzen die Geschäftsführungen der beteiligten Gesellschaften mit am Tisch. Das Gabler Wirtschaftslexikon nennt als Voraussetzung einer funktionierenden Projektorganisation, dass Rollen und Gremien samt ihrer Entscheidungskompetenz und den Berichtswegen klar festgelegt sind [6]. So sieht die Aufteilung in unseren Projekten aus:
| Rolle | Vor dem Kick-off | In der Einführung |
|---|---|---|
 Geschäftsführung | gibt Ziele, Budget und Personal frei und unterschreibt den Vertrag | leitet oder besetzt den Steuerungskreis und entscheidet bei Zielkonflikten zwischen Bereichen |
| Steuerungskreis (auch Lenkungskreis oder Lenkungsausschuss) | wird mit Mitgliedern, Sitzungsrhythmus und Entscheidungsbefugnissen festgelegt | entscheidet über Umfang, Termine, Budget und Eskalationen, mit einer Vertretung des Anbieters |
 Projektleitung Unternehmen | stimmt Projektplan, Ressourcen und Termine mit dem Anbieter ab | steuert das Projekt auf Kundenseite und bereitet Entscheidungen vor |
| Projektleitung Anbieter | legt Vorgehen, Team und Projektplan vor | steuert Einrichtung, Entwicklung und das Team des Anbieters |
 Key User | werden je Bereich benannt und für das Projekt freigestellt | gestalten die Abläufe im System, testen und schulen Kolleginnen und Kollegen |
 IT | klärt Betrieb, Schnittstellen, Berechtigungen und Testumgebungen | betreut Infrastruktur und Schnittstellen und bereitet den Betrieb vor |
 Beratung | prüft Angebot, Projektplan und Projektorganisation und bereitet die Übergabe vor | begleitet auf Wunsch den Steuerungskreis oder das Change Management |
Im Steuerungskreis treffen sich nach Microsoft Projektsponsor, verantwortliche Führungskräfte der Fachbereiche und Projektleitung regelmäßig, um das Projekt zu überprüfen und zu lenken. Er wirkt nur, wenn jede Sitzung einen klaren Zweck hat und seine Mitglieder sich mit den Details befassen [7]. Als Warnzeichen nennt Microsoft Führungskräfte, die sich nur gelegentlich erkundigen, wie es läuft. Ebenso kritisch ist Verantwortung, die bei der falschen Rolle liegt, auf mehrere verteilt ist oder bei jemandem ohne ausreichende Erfahrung und Einfluss [1].
Die beiden Projektleitungen teilen sich die Arbeit nach Zuständigkeit. Die des Anbieters verantwortet, was der Anbieter liefert. Die eigene verantwortet, was nur das Unternehmen leisten kann: Entscheidungen über Abläufe, die Qualität der Daten und die Zeit der Key User. Die Key User treffen für ihren Bereich die Entscheidungen über Prozesse und die Nutzung der Software. Ohne Freistellung vom Tagesgeschäft werden sie zum Engpass des Projekts.
Drei Versäumnisse in dieser Phase holen die Einführung später ein
Unterschrieben wird auf Zusagen statt auf einen Plan
Nach Monaten der Auswahl ist der Wunsch groß, endlich zu unterschreiben. Kunden sollten aber nicht unter Unsicherheit oder auf vage Versprechungen unterschreiben. Typisch ist ein Angebot mit Lizenzen und einem Gesamtaufwand, aber ohne benanntes Team, ohne Annahmen zum Umfang und mit einem Termin für den Go-Live, zu dem kein Plan führt. Microsoft weist darauf hin, dass Beteiligte der frühen Gespräche bei den späteren Verhandlungen über den Umfang oft nicht mehr dabei sind. Zu prüfen ist deshalb, ob im Vertrieb Prozesse aus dem Umfang gefallen sind, die für den Go-Live gebraucht werden [8].
Die Projektorganisation steht nur auf dem Papier
Key User werden benannt, aber nicht vom Tagesgeschäft entlastet. Der Steuerungskreis tagt, nimmt Statusberichte entgegen und entscheidet nicht. Die eigene Projektleitung übernimmt jemand zusätzlich zu seiner bisherigen Aufgabe. Solche Lücken fallen meist erst auf, wenn die ersten Workshops verschoben werden. Wer die Projektorganisation vor der Unterschrift besetzt, erkennt sie, solange sich noch Personal umplanen oder der Starttermin verschieben lässt.
Die Ergebnisse der Auswahl bleiben beim Auswahlteam
Der Anforderungskatalog liegt beim Team, das ausgewählt hat, ebenso die Bewertungen und die Ergebnisse von Prozessworkshops und Proof of Concept. Das Einführungsteam des Anbieters ist oft ein anderes als das, das im Vertrieb präsentiert hat, und beginnt mit eigenen Workshops von vorn. Eine Übergabe, die Ziele und Zusagen ebenso enthält wie die offenen Punkte, verhindert, dass bereits Entschiedenes neu verhandelt wird. Dazu gehören die Ziele aus der ersten Phase, damit das Projekt an ihnen gemessen wird und nicht nur am Termin des Go-Live.
Find-Your-ERP begleitet den Übergang in die Einführung
Selbst mit dem Auswahlportal
Das Auswahlportal begleitet die Auswahl bis zum Vertrag. In der Vertragsphase liegen Angebote und Verträge der Anbieter an einem Ort und werden mit einer Checkliste geprüft [9]. Ein eigenes Modul für die Projektplanung der Einführung hat das Portal nicht. Für Phase 6 liefert es die Dokumentation der Auswahl: die Anforderungen mit den Antworten des gewählten Anbieters, die Bewertungen aus den Präsentationen, die Experteneinschätzung des Teams, etwa zum Implementierungsansatz [10], und Notizen mit Protokollen und Entscheidungen. Daraus lässt sich die Übergabe an das Projektteam zusammenstellen.
Mit der Auswahlberatung
In der Auswahlberatung von Find-Your-ERP gehört Phase 6 zum Auftrag. Am Ende steht ein Entscheidungsdokument mit der Auswahl nach Funktionen, der Experteneinschätzung und den Referenzen, dazu ein Assessment und ein Organisationsentwicklungsplan, der festhält, was mit dem ERP erreicht werden soll und wie es sich umsetzen lässt. Vor der Unterschrift prüfen wir, ob Angebot und Projektplan zum Organisationsentwicklungsplan passen und ob die Projektorganisation ihn tragen kann.
Begleitung der Einführung
Mit der Unterschrift muss die Begleitung nicht enden. Wir begleiten auch den weiteren Change, je nach Bedarf auf Steuerungsebene als Advisory, etwa als Sparringspartner von Geschäftsführung und Gesellschaftern, oder konkret im Projekt mit Change Management. Das System führt der Implementierungspartner ein, wir arbeiten auf der Seite des Unternehmens. Was die Begleitung im Projekt umfasst, beschreibt die Seite ERP-Projektmanagement.
Arbeitshilfe zum Download: Bereit für die Einführung?
Prüfen Sie vor der Unterschrift, ob Ihr Unternehmen für die Einführung bereit ist: ob die Projektorganisation besetzt ist, die Key User neben dem Tagesgeschäft Zeit haben und die Ergebnisse der Auswahl übergeben sind. Die Auswertung ergibt bereit, bereit mit Auflagen oder nicht bereit. Sie erhalten die Excel-Datei per E-Mail.
Vertiefungen
Die Begriffe rund um den Wechsel ins neue System bis zur Übergabe in den Regelbetrieb, im ERP-Glossar.
Welche Testarten eine Einführung braucht und was die Abnahme durch die Fachbereiche bedeutet.
Wer ein ERP-System einführt und warum der Wahl des Partners so viel Gewicht zukommt.
Warum die Umstellung der Software allein meist nicht reicht, damit die Beschäftigten mitziehen.
Was Geschäftsführung und Führungskräfte über das Budget hinaus zu einer Einführung beitragen.
Weiter im Vorgehen
Prozessworkshops, Referenzbesuch, bei Unsicherheit ein Proof of Concept und die Prüfung von Angebot und Vertrag.
Das Vorgehen von Find-Your-ERP von den Zielen bis zur Vorbereitung der Implementierung.
Häufige Fragen
Wer sollte den Steuerungskreis leiten?
Ein Mitglied der Geschäftsführung, das über Budget und Personal entscheidet und Zielkonflikte zwischen Bereichen auflösen kann. Leitet die IT den Steuerungskreis allein, fehlt ihm die Befugnis, sobald etwa Vertrieb und Produktion unterschiedliche Abläufe wollen. Die Projektleitungen bereiten die Entscheidungen vor, treffen sie aber nicht selbst.
Wer übernimmt im Mittelstand die eigene Projektleitung?
Meist eine erfahrene Führungskraft aus einem Fachbereich oder der IT, die das Unternehmen kennt und bei den Bereichsleitungen anerkannt ist. Entscheidend sind Zeit und Rückhalt der Geschäftsführung, weniger die Position im Organigramm. Wer die Rolle übernimmt, braucht Entlastung in der bisherigen Aufgabe. Eine externe Projektleitung kann unterstützen, die Entscheidungen im Unternehmen trifft sie nicht.
Kann der Auswahlberater auch die Einführung begleiten?
Er führt das System nicht ein, das bleibt Aufgabe des Implementierungspartners. Begleiten kann er die Einführung auf der Seite des Unternehmens: im Steuerungskreis als Sparringspartner der Geschäftsführung oder im Projekt mit Change Management. Von Vorteil ist, dass er die Auswahl von den Zielen bis zu den Zusagen des Anbieters kennt und die Übergabe nicht neu aufbauen muss.
Darf die Arbeit mit dem Anbieter vor der Unterschrift beginnen?
Manche Anbieter schlagen vor dem Hauptvertrag eine bezahlte Konzeptphase vor, in der Abläufe und Umfang genauer beschrieben werden. Das kann sinnvoll sein, wenn der Umfang nach den Prozessworkshops noch offen ist. Die Konzeptphase braucht dann einen eigenen Vertrag mit vereinbartem Ergebnis und Preis, der dem Unternehmen erlaubt, danach nicht weiterzumachen. Ohne Vertrag sollte kein Anbieter arbeiten, weil sonst eine Bindung entsteht, bevor die Entscheidung gefallen ist.
Quellen
[1] Microsoft: Organize your Dynamics 365 project team. Dynamics 365 Implementation Guide, Microsoft Learn, Stand 15. Juli 2026, abgerufen am 9. November 2026.
[2] Microsoft: Create a project plan for your Dynamics 365 implementations. Dynamics 365 Implementation Guide, Microsoft Learn, Stand 15. Juli 2026, abgerufen am 9. November 2026.
[3] Betriebsverfassungsgesetz: § 90 Unterrichtungs- und Beratungsrechte, Abs. 1, abgerufen am 9. November 2026.
[4] Betriebsverfassungsgesetz: § 87 Mitbestimmungsrechte, Abs. 1 Nr. 6, abgerufen am 9. November 2026.
[5] find-your-software.de: Software-Beschaffung: Ablauf, Rollen und Vertrag, Häufige Fragen, Stand 30. Oktober 2026, abgerufen am 9. November 2026.
[6] Gabler Wirtschaftslexikon: Projektmanagement (PM), Revision vom 15. Februar 2018, abgerufen am 9. November 2026.
[7] Microsoft: Use classic project governance structures. Dynamics 365 Implementation Guide, Microsoft Learn, Stand 15. Juli 2026, abgerufen am 9. November 2026.
[8] Microsoft: Provide overviews of projects and solutions during projects. Dynamics 365 Implementation Guide, Microsoft Learn, Stand 8. Mai 2025, abgerufen am 9. November 2026.
[9] Find-Your-Software Hilfe-Center: Vertragsphase: Angebote und Verträge prüfen, abgerufen am 9. November 2026.
[10] Find-Your-Software Hilfe-Center: Ranking: Anbieter vergleichen und bewerten, abgerufen am 9. November 2026.
Die Herstellerdokumentation belegt allgemeine Prinzipien und ist keine Produktempfehlung.
Dr. Benedict Bender
Co-Founder der Sectorlens GmbH
Projektstart vor der Unterschrift mit einem ERP-Berater prüfen
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