Kernaussagen
- Gute ERP-Anforderungen leiten sich aus dem Geschäftsziel ab, nicht aus dem heutigen Arbeitsablauf.
- Ein Muss-Kriterium ist nur dann eins, wenn ohne die Anforderung ein zentraler Geschäftsprozess nicht funktioniert.
- Wer den Ist-Prozess zum Anforderungskatalog macht, bewertet ein neues ERP-System danach, wie gut es die Vergangenheit reproduziert.
- Zehn bis fünfzehn priorisierte Muss-Kriterien schaffen Entscheidungsklarheit, ein Katalog mit 70 Anforderungen und 68 Muss-Markierungen schafft vor allem eine lange Liste.
70 Anforderungen. 68 davon sind Muss.
Das ist zugespitzt, aber solche Anforderungskataloge sehe ich in ERP-Auswahlprojekten tatsächlich immer wieder.
Kurz vorweg, worum es mir geht: Gute ERP-Anforderungen beschreiben nicht, wie Sie heute arbeiten, sondern was Ihr Geschäft künftig leisten können soll. Sie lassen sich auf ein Geschäftsziel zurückführen, sie sind prüfbar, und sie sind priorisiert. Ein Muss ist eine Anforderung erst dann, wenn ohne sie ein zentraler Geschäftsprozess nicht funktioniert.
Und ich kann nachvollziehen, wie es dazu kommt: Einkauf, Vertrieb, Produktion, Logistik und Buchhaltung werden gefragt, was sie von einem neuen ERP-System benötigen. Jeder Fachbereich bringt seine Punkte ein, und natürlich hält jeder das, was er heute braucht, zunächst einmal für wichtig.
Nur: Wenn am Ende fast alles ein Muss ist, haben Sie keinen besonders guten Anforderungskatalog.
Sie haben vor allem eine sehr lange Liste.
Und mit der lässt sich später nur schwer entscheiden, welches ERP-System wirklich besser zu Ihrem Unternehmen passt.
Noch kritischer finde ich einen zweiten Punkt: Unternehmen beschreiben in ihren ERP-Anforderungen häufig sehr genau, wie sie heute arbeiten.
Genau da würde ich aufpassen.
Denn der heutige Prozess ist wichtig, um die Ausgangslage zu verstehen. Er sollte aber nicht automatisch zur Blaupause für das zukünftige ERP werden.
ERP-Anforderungen: Nicht nur fragen, wie Sie heute arbeiten
Natürlich müssen Sie Ihren Ist-Zustand kennen.
Wo entstehen Medienbrüche? Wo gibt es manuelle Zwischenschritte? Welche Systeme greifen nicht sauber ineinander? Wo funktionieren Prozesse gut und wo nicht?
Das gehört für mich an den Anfang einer ERP-Auswahl.
Bei der eigentlichen Anforderungserhebung muss sich die Perspektive aber verändern. Statt zu erheben, wie ein Prozess heute läuft, fragen Sie: Was muss dieser Prozess zukünftig für unser Geschäft leisten?
Das klingt zunächst nach einer kleinen sprachlichen Veränderung. Ist es aber nicht.
Wenn Sie die heutige Arbeitsweise sehr detailliert in Ihren Anforderungskatalog schreiben, nehmen Sie automatisch vieles mit, was historisch entstanden ist: Masken, Freigabeschritte, Excel-Zwischenlösungen, bestimmte Felder, Auswertungen oder Abläufe.
Für jeden einzelnen Punkt kann es einen guten Grund geben.
Es kann aber genauso gut sein, dass Sie etwas nur deshalb zum Muss erklären, weil Sie es seit zehn Jahren so machen.
Und dann passiert etwas, das ich bei einer ERP-Auswahl vermeiden würde: Sie bewerten das neue ERP danach, wie gut es Ihre Vergangenheit reproduzieren kann.
Ein Beispiel: Was muss Ihr Vertriebsprozess wirklich leisten?
Nehmen wir eine Kundenanfrage.
Sie könnten sehr genau aufnehmen, wie diese heute bearbeitet wird: Wer trägt welche Information wo ein? Welche Excel-Datei wird genutzt? Wann wird die Produktion eingebunden? Wer gibt etwas frei? Wie entsteht anschließend das Angebot?
Damit haben Sie den Ist-Prozess ziemlich gut dokumentiert, aber noch nicht beantwortet, was Sie zukünftig eigentlich erreichen wollen.
Ich würde deshalb an einer anderen Stelle anfangen.
Zum Beispiel mit der Anforderung:
Wir wollen innerhalb von 48 Stunden nach Eingang einer Kundenanfrage ein belastbares Angebot inklusive Kapazitätsaussage abgeben können.
Das ist noch keine konkrete ERP-Funktion, und das ist vollkommen in Ordnung. Denn zuerst haben Sie beschrieben, was Ihr Unternehmen leisten können soll.
Danach kommen die eigentlichen Fragen: Welche Informationen braucht der Vertrieb dafür, wie muss die Kalkulation funktionieren, wie kommen aktuelle Kapazitäten in den Prozess? Welche Daten müssen verfügbar sein, welche Systeme müssen zusammenspielen, und welche Funktionen muss das ERP dafür bereitstellen? Spätestens hier zeigt sich, wie belastbar Ihre Stammdaten sind, denn ohne saubere Daten bleibt jede Kapazitätsaussage eine Schätzung.
Erst jetzt wird aus einem Geschäftsziel eine sinnvolle Systemanforderung. Sie suchen nicht das ERP, das Ihren heutigen Prozess am besten nachbaut. Sie suchen das ERP, mit dem Sie das gewünschte Ergebnis möglichst sinnvoll erreichen.
Bei Sonderanforderungen würde ich eine unbequeme Frage stellen
ERP-Systeme bringen Standards mit. Gute Systeme bringen im Idealfall auch Erfahrungen aus Ihrer Branche mit.
Das heißt nicht, dass Sie diese Standards blind übernehmen sollten.
Es gibt sehr gute Gründe, davon abzuweichen: Ihr Geschäftsmodell kann besonders sein. Kunden können spezielle Anforderungen haben. Es kann regulatorische Vorgaben geben. Vielleicht haben Sie einen Prozess, mit dem Sie sich tatsächlich vom Wettbewerb unterscheiden.
Dann gehört diese Besonderheit selbstverständlich in den ERP-Anforderungskatalog.
Ich würde nur bei jeder vermeintlich unverzichtbaren Sonderanforderung einmal fragen:
Brauchen wir das wirklich für unser Geschäft? Oder machen wir es vor allem deshalb so, weil wir es heute so machen?
Diese Unterscheidung ist keineswegs theoretisch. Sie entscheidet später mit darüber, ob Sie ein passendes Standardsystem auswählen oder bereits während der ERP-Auswahl anfangen, Ihren heutigen Zustand in ein neues System hineinzukonstruieren. Wann eine Abweichung vom Standard tatsächlich gerechtfertigt ist, ist eine eigene Frage: ERP-Customizing oder Prozess ändern?
Ein ERP-Anforderungskatalog ist kein Wunschzettel
Damit sind wir wieder bei den 70 Anforderungen und den 68 Muss-Kriterien.
Was ich in solchen Situationen häufig sehe: Jede einzelne Anforderung ist für sich genommen nachvollziehbar. Das Problem entsteht in der Summe. Wenn alles gleich wichtig ist, ist am Ende nichts mehr wirklich priorisiert.
Und dann erfüllt der Anforderungskatalog seine eigentliche Aufgabe nicht: zwischen verschiedenen ERP-Systemen unterscheiden zu können.
Deshalb würde ich Anforderungen immer priorisieren:
- Was muss funktionieren, weil sonst ein zentraler Geschäftsprozess nicht funktioniert?
- Was bringt einen deutlichen Mehrwert, wäre aber gegebenenfalls auch anders lösbar?
- Und was wäre hilfreich, sollte aber kein grundsätzlich passendes ERP-System aus dem Auswahlprozess werfen?
An anderer Stelle empfehlen wir 10 bis 15 Muss-Kriterien für eine ERP-Auswahl (siehe die sieben Stolpersteine bei der ERP-Softwareauswahl). Von 68 ist das ziemlich weit entfernt.
Diese Diskussion zwischen den Fachbereichen ist manchmal mühsam, aber notwendig. Denn Sie wählen am Ende kein ERP für Einkauf, Vertrieb oder Produktion einzeln. Sie wählen ein System für das Unternehmen.
Gute ERP-Anforderungen beginnen eine Ebene früher
Bevor Sie einzelne Funktionen beschreiben, sollte deshalb klar sein, was das ERP für Ihr Geschäft leisten soll.
Zum Beispiel:
- Wir wollen wachsen, ohne dass der administrative Aufwand im gleichen Maß mitwächst.
- Wir wollen unseren Kunden schneller belastbare Aussagen geben.
- Wir wollen ein zusätzliches Servicegeschäft abbilden.
- Wir wollen manuelle Prozessschritte reduzieren.
- Wir wollen unsere Planung verbessern.
Das sind noch keine Anforderungen, die Sie einem ERP-Anbieter mit einem Häkchen zum Ausfüllen schicken können. Aber sie geben die Richtung vor, und die brauchen Sie.
Später können Sie jede einzelne Anforderung daran messen: Warum brauchen wir das eigentlich? Welches Geschäftsziel unterstützt sie, welches Problem löst sie, was passiert, wenn diese Funktion fehlt?
Wenn darauf niemand eine überzeugende Antwort geben kann, würde ich zumindest hinterfragen, ob es sich wirklich um ein Muss-Kriterium handelt.
Was das für den Anbietertermin bedeutet
ERP-Anbieter kennen ihre Systeme und zeigen Ihnen in einer Präsentation naturgemäß gerne die Dinge, die ihr System besonders gut kann. Das ist völlig legitim. Nur ist nicht entscheidend, was ein Anbieter besonders gerne zeigt.
Entscheidend ist, was Sie sehen müssen.
Wenn Zielbild und Anforderungen vorher klar sind, sitzen Sie nicht in einer zweistündigen Produkttour und überlegen anschließend, was Ihnen gefallen hat. Sie geben konkrete Szenarien vor und prüfen, wie Ihr Geschäft im System tatsächlich funktionieren würde. Worauf es dabei im Detail ankommt, haben wir in einem eigenen Beitrag zu ERP-Anbieterpräsentationen beschrieben.
Für mich ist das die wesentlich bessere Reihenfolge: erst verstehen, was wir brauchen, dann den Markt fragen, wer es sinnvoll lösen kann. Nicht umgekehrt.
Aber bitte nicht den Ist-Prozess ignorieren
Ich möchte die Aussage bewusst nicht überziehen. Es wäre genauso falsch, die heutigen Prozesse einfach auszublenden.
Sie müssen verstehen, wo Probleme entstehen. Sie müssen wissen, warum Mitarbeiter bestimmte Umwege nutzen. Sie müssen echte Besonderheiten erkennen. Und natürlich müssen Sie nachvollziehen, welche Anforderungen Ihr Geschäft heute bereits zwingend stellt.
Der Unterschied liegt für mich in zwei Fragen. Die Ist-Analyse fragt, wo wir heute stehen. Die Anforderungserhebung fragt, was wir zukünftig können müssen.
Beides gehört zusammen. Aber es ist nicht dasselbe.
Und genau diese Trennung geht in ERP-Auswahlprojekten aus meiner Sicht zu häufig verloren.
Mein 5-Fragen-Test für Ihren ERP-Anforderungskatalog
Wenn Sie bereits Anforderungen für ein neues ERP gesammelt haben, nehmen Sie einmal fünf Ihrer Muss-Anforderungen heraus.
Nicht die offensichtlichen. Nehmen Sie gerade die Anforderungen, bei denen im Unternehmen jeder sagt: „Das brauchen wir auf jeden Fall.“
Und fragen Sie bei jeder:
- Welches geschäftliche Ergebnis steckt hinter dieser Anforderung?
- Würden wir sie genauso formulieren, wenn unser heutiges ERP nie existiert hätte?
- Ist sie wirklich ein Muss, oder vor allem eine vertraute Arbeitsweise?
- Lassen wir einem neuen ERP noch die Möglichkeit, den Prozess besser zu lösen?
- Hilft uns diese Anforderung später tatsächlich, zwei ERP-Systeme voneinander zu unterscheiden?
Wenn bei einer dieser Fragen eine Diskussion entsteht, ist das aus meiner Sicht wertvoll. Denn diese Diskussion sollte stattfinden, bevor Sie anfangen, Systeme und Anbieter gegeneinander zu bewerten.
Eine gute ERP-Auswahl beginnt für mich deshalb nicht mit der Frage, welches System die meisten unserer heutigen Anforderungen erfüllen kann. Sondern mit einer anderen: Was muss unser Unternehmen mit dem zukünftigen ERP besser können als heute?
Wenn diese Frage sauber beantwortet ist, wird vieles im eigentlichen Auswahlprozess deutlich einfacher.
ERP-Anforderungs-Arbeitsblatt herunterladen
Das Excel-Arbeitsblatt führt jede Anforderung auf ein Geschäftsziel zurück, verlangt ein prüfbares Akzeptanzkriterium und wertet automatisch aus, wie hoch Ihr Muss-Anteil wirklich ist. Mit ausgefülltem Referenzbeispiel.
Häufige Fragen
ERP-Anforderungen sauber definieren, bevor der Markt gefragt wird.
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