Angebotsphase in der ERP-Auswahl: Zusagen prüfen, bevor sie Vertrag werden
Phase 5 von 6 · Stand: November 2026
In der Angebotsphase prüft ein Unternehmen mit einem, höchstens zwei Anbietern, ob die Zusagen aus den Präsentationen im eigenen Ablauf tragen. Prozessworkshops, ein Referenzbesuch und bei Bedarf ein Proof of Concept schaffen die Grundlage für ein Angebot, das Leistung, Aufwand und Preis verbindlich beschreibt.
Kernaussagen
Aus dem Favoriten der Präsentationen wird in der Angebotsphase ein prüfbares Angebot. Grundlage sind Prozessworkshops, in denen die Anforderungen des Unternehmens rund eine Woche lang gegen den Standard des Systems gebenchmarkt werden.
Referenzbesuch und Proof of Concept gehören in die Feinauswahl. Der Referenzbesuch ist dort ein fester Schritt, der Proof of Concept kommt nur bei verbleibender Unsicherheit und nur mit dem Anbieter, der vorn liegt.
Ins Angebot gehört, was in den Workshops gezeigt und zugesagt wurde, mit Lösungsweg und Aufwand. Was dort fehlt, wird nach der Unterschrift zum Änderungsantrag.
Halten Zusagen eines Anbieters nicht, wird die Shortlist wieder geöffnet, auch kurz vor dem Vertrag.
Ziel und Ergebnis der Phase
Ziel: Klären, ob der favorisierte Anbieter die Anforderungen des Unternehmens im Standard trägt, und das Ergebnis in ein Angebot übersetzen, das Leistung, Aufwand und Preis verbindlich beschreibt.
Ergebnis: Das Workshop-Ergebnis mit der Einstufung jeder Anforderung, die Befunde aus dem Referenzbesuch, bei Bedarf das Ergebnis eines Proof of Concept, ein belastbares Angebot und verhandelte Vertragskonditionen.
Wer entscheidet: Die Geschäftsführung, bei großen Vorhaben gemeinsam mit den Gesellschaftern. Key User, IT und Beratung bereiten die Entscheidung vor.
Weiter mit: Phase 6, die Vorbereitung der Implementierung. Unterschrieben wird, wenn auch Projektorganisation und Zeitplan klar sind.
Belastbar ist ein Angebot, wenn jede Leistung, die das Unternehmen erwartet, mit Lösungsweg und Aufwand darin steht und sich der Preis genau auf diese Leistung bezieht.
In sechs Schritten vom Favoriten zum verhandelten Vertrag
Die Schritte folgen dem Vorgehen von Find-Your-ERP. In die Prozessworkshops geht meist ein Anbieter, höchstens zwei; den Referenzbesuch gibt es in der Feinauswahl mit zwei Anbietern oder mit einem.
Der Benchmark misst die Anforderungen am Standard des Systems. Wer stattdessen seine heutigen Abläufe vorführt und fragt, ob das System sie nachbilden kann, bekommt fast immer ein Ja und einen Aufwand dazu. Wo der Standard einen anderen Weg vorsieht, entscheidet das Unternehmen, ob es seinen Prozess oder das System anpasst. Welche Lücken danach bleiben und wie sie sich schließen lassen, hält die Fit-Gap-Analyse fest. Das Ergebnis der Workshops wird zur Grundlage des Angebots.
Fünf Prüfpunkte machen Angebot und Vertrag belastbar
Was ein Angebot wert ist, entscheidet der Vertrag. In den Auswahlprojekten von Find-Your-ERP werden Angebot und Vertrag umfassend geprüft: ob die Interessen des Unternehmens fair berücksichtigt sind und ob alles enthalten ist. Das meiste Gewicht tragen fünf Punkte:
| Prüfpunkt | Worauf es ankommt |
|---|---|
| Leistungsumfang | Die Workshop-Ergebnisse stehen als Anlage im Vertrag: je Anforderung Standard, Konfiguration oder Anpassung, dazu Module, Schnittstellen, Datenübernahme und das Team, das einführt |
| Festpreis oder Aufwand | Bei Vergütung nach Aufwand ist der Angebotswert nur eine Schätzung, auf die sich der Anbieter nicht festlegt; eine vereinbarte Obergrenze begrenzt das Risiko [1]. Ein Festpreis trägt so weit wie die Leistungsbeschreibung, auf der er beruht |
| Lizenzen und Wartung | Lizenzmetrik, etwa benannte oder gleichzeitige Nutzer, dazu Laufzeit, Preisanpassung und der Umfang von Wartung und Support mit messbaren Servicewerten |
| Abnahme | Kriterien und Testfristen stehen vorab fest und leiten sich aus den Szenarien der Präsentationen und Workshops ab |
| Ausstieg | Datenrückgabe in einem auswertbaren Format, Fristen und Unterstützung beim Wechsel. Für Cloud-Dienste enthält der Data Act Regeln, die den Wechsel des Anbieters erleichtern sollen [2] |
Ein ERP-Angebot bündelt Leistungen, die rechtlich unterschiedlich behandelt werden. Die öffentliche Hand trennt in ihren Musterverträgen für die IT-Beschaffung (EVB-IT) unter anderem den Erwerb von Standardsoftware, ihre Pflege, die Anpassung von Standardsoftware und die Erstellung ganzer Systeme [3]. Ist die Einführung als Werk geschuldet, wird die Vergütung bei der Abnahme fällig [4]. Als abgenommen kann ein Werk auch gelten, wenn der Besteller eine ihm gesetzte Frist zur Abnahme verstreichen lässt, ohne einen Mangel zu nennen [5]. Abnahmekriterien gehören deshalb vor der Unterschrift ins Angebot.
Diese Seite ist keine Rechtsberatung: Die rechtliche Prüfung eines konkreten Vertrags gehört in die Hand einer Juristin oder eines Juristen. Eine ausführliche Checkliste mit Normen und Fristen bietet der Leitfaden Softwarevertrag prüfen auf find-your-software.de [6].
Die Geschäftsführung entscheidet, Fachbereiche und IT liefern die Befunde
Die Aufgaben verteilen sich in dieser Phase so:
| Rolle | Aufgabe in der Angebotsphase |
|---|---|
 Geschäftsführung | entscheidet über den Anbieter, gibt den Rahmen für die Verhandlung vor und unterschreibt; bei großen Vorhaben gemeinsam mit den Gesellschaftern |
 Fachbereiche und Key User | spielen ihre Abläufe in den Prozessworkshops durch, fahren zum Referenzbesuch und bewerten einen Proof of Concept Kriterium für Kriterium |
 IT | prüft Schnittstellen, Betrieb, Sicherheit und Datenexport und bewertet die technischen Teile des Angebots |
 Beratung | moderiert die Workshops, hält den Benchmark gegen den Standard fest, bereitet Referenzbesuch und Entscheidungsvorlage vor, begleitet den Besuch und prüft Angebot und Vertrag fachlich |
 Anbieter und Implementierungspartner | zeigen den Standard, schätzen den Anpassungsbedarf, vermitteln Referenzkunden und legen das Angebot vor |
 Recht und Datenschutz | prüfen den Vertrag rechtlich, einschließlich der Auftragsverarbeitung |
Entscheiden muss das Unternehmen selbst. Die Beratung liefert die Entscheidungsvorlage und bezieht darin Anforderungsabdeckung, Erfahrung in der Branche, Passung zum Unternehmen, erfolgreiche Einführungen und Referenzen ein.
Drei Fehler machen die Angebotsphase teuer
Diese drei Fehler begegnen uns in Auswahlprojekten immer wieder.
Der Vertrag wird erst gelesen, wenn die Entscheidung steht
Fordert das Team den Vertragsentwurf erst an, wenn der Favorit feststeht, fehlen Zeit und Alternative zugleich. Entwurf und Anlagen gehören deshalb schon parallel zu den Prozessworkshops auf den Tisch; dann lassen sie sich noch mit dem Workshop-Ergebnis abgleichen.
Zusagen aus dem Vertrieb fehlen im Angebot
In Präsentationen und Workshops fallen Sätze wie „das lösen wir über eine Erweiterung“. Betrifft der Punkt ein Muss-Kriterium, braucht er im Angebot einen Lösungsweg, einen Aufwand und einen Preis. Stellen sich Zusagen eines Anbieters im Nachhinein als unwahr heraus oder lassen sie sich technisch nicht halten, wird die Shortlist wieder geöffnet. Ohne neue Marktsichtung gelingt das, wenn jeder Ausschluss begründet ist.
In den Workshops sitzen nicht die Key User
Schicken Fachbereiche Vertreter, die den Ablauf nur aus Berichten kennen, prüfen die Workshops den Standard an Fällen, die es so nicht gibt. In die Workshops gehören die Key User, weil sie für ihren Bereich die Entscheidungen über Prozesse und Softwarenutzung treffen.
So unterstützt Find-Your-ERP in der Angebotsphase
Wer selbst auswählt, arbeitet im Auswahlportal in der Vertragsphase. Dort liegen Angebote und Verträge je Anbieter an einem Ort, und eigene Checklisten für Angebote und für Verträge führen Punkt für Punkt durch die Prüfung, mit Sprung zur passenden Textstelle im Dokument [7]. Eine KI-Vertragsanalyse weist auf Risiken, wichtige Klauseln und mögliche Optimierungen hin; laut Hilfe-Center ist sie eine erste Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung [8]. In der Vergleichsansicht stellt das Portal Betriebs-, Implementierungs- und Anpassungskosten der Systeme nebeneinander. Die Anpassungskosten ergeben sich aus den Aufwänden, die Anbieter zu einzelnen Anforderungen angeben [9].
Mit der Auswahlberatung begleitet Find-Your-ERP die Phase vollständig oder an einzelnen Punkten. Die Berater moderieren die Prozessworkshops und halten den Benchmark gegen den Standard fest, bereiten den Referenzbesuch vor und begleiten ihn, prüfen Angebot und Vertrag fachlich und bereiten die Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung auf.
Arbeitshilfe zum Download: Angebots- und Zusagenprüfung
Prüfen Sie, ob alles, was ein ERP-Anbieter zugesagt hat, mit Lösungsweg, Aufwand und Preis im Angebot steht. Mit Abgleich der Zusagen, fünf Prüfpunkten für Angebot und Vertrag und den Kosten über die Laufzeit. Sie erhalten die Excel-Datei per E-Mail.
Vertiefungen
Der begrenzte Nachweis eines kritischen Punkts im Zielsystem, bevor der Vertrag unterschrieben ist.
Das System im Betrieb bei einem Kunden des Anbieters, mit Fragen aus den eigenen kritischen Punkten.
Welche Anforderungen der Standard abdeckt und auf welchen Wegen sich Lücken schließen lassen.
Wer das System einführt und warum das Team des Partners ins Angebot gehört.
Wann eine Anpassung gerechtfertigt ist, wenn die Workshops eine Lücke zeigen.
Checkliste von find-your-software.de mit 20 Punkten zu Leistung, Laufzeit, Servicewerten, Haftung, Datenschutz und Ausstieg.
Weiter im Vorgehen
Alle Anbieter der Shortlist zeigen dieselben Szenarien, bewertet wird gemeinsam.
Projektorganisation und Zeitplan stehen fest, damit niemand auf vage Zusagen hin unterschreibt.
Häufige Fragen
Sollte man bis zum Vertrag mit zwei Anbietern verhandeln?
In der Feinauswahl von Find-Your-ERP stehen zwei Anbieter oder einer. Liegen zwei nach den Workshops nah beieinander, lohnt es, beide im Verfahren zu halten: Der zweite ist in der Verhandlung der Maßstab für Preis und Leistung. Liegt einer klar vorn, kostet ein zweites Verfahren vor allem Zeit der Key User.
Kann man ein Angebot auch ohne Prozessworkshops anfordern?
Ja, nur beruht es dann auf Annahmen des Anbieters über die Abläufe des Unternehmens. Anpassungen sind pauschal geschätzt oder fehlen, und der Preis lässt sich schlecht mit einem anderen Angebot vergleichen, weil offen ist, welche Leistung dahintersteht. Als Richtwert für das Budget taugt ein frühes Angebot; verhandelt wird auf Basis der Workshop-Ergebnisse.
Was tun, wenn die Workshops deutlich mehr Anpassungsaufwand zeigen als erwartet?
Zuerst die Lücken einzeln bewerten. Für jede gibt es mehrere Wege, von der Prozessänderung über Konfiguration bis zur Erweiterung, und nicht jede Lücke rechtfertigt eine Anpassung. Bleibt eine Lücke bei einem Muss-Kriterium offen, klärt ein Proof of Concept den Punkt, oder das System scheidet aus. Aufschlussreich ist auch der Abgleich mit der Präsentation: Was dort als Standard gezeigt wurde und jetzt Aufwand kostet, ist selbst ein Befund.
Quellen
[1] Microsoft: Quotes and quote lines. Dynamics 365 Project Service Automation, Microsoft Learn, Stand 14. Juli 2026, abgerufen am 9. November 2026.
[2] Bundesnetzagentur: Data Act, die Europäische Datenverordnung, abgerufen am 9. November 2026.
[3] Bund, BMDS, AG EVB-IT (2025): Einkauf von Open-Source-Software mit EVB-IT. Übersicht der angepassten EVB-IT Vertragsmuster. IT-Planungsrat, Beschluss 2025/48, Stand 9. September 2025, abgerufen am 9. November 2026.
[4] Bürgerliches Gesetzbuch: § 641 Fälligkeit der Vergütung, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 9. November 2026.
[5] Bürgerliches Gesetzbuch: § 640 Abnahme, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 9. November 2026.
[6] find-your-software.de: Softwarevertrag prüfen, Leitfaden Vertragsprüfung, Stand Oktober 2026, abgerufen am 9. November 2026.
[7] Hilfe-Center des Selection Portals: Vertragsphase: Angebote und Verträge prüfen, abgerufen am 9. November 2026.
[8] Hilfe-Center des Selection Portals: KI-Vertragsanalyse: Verträge automatisch prüfen lassen, abgerufen am 9. November 2026.
[9] Hilfe-Center des Selection Portals: Systeme vergleichen: Anbieter im Ranking gegenüberstellen, abgerufen am 9. November 2026.
Die Herstellerdokumentation belegt allgemeine Prinzipien und ist keine Produktempfehlung.
Dr. Benedict Bender
Co-Founder der Sectorlens GmbH
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