Anbieterpräsentationen messen jedes ERP-System an denselben Szenarien
Phase 4 von 6 · Stand: November 2026
In Phase 4 der ERP-Auswahl zeigen die Anbieter der Shortlist ihr System an Szenarien, die das Unternehmen vorgibt. Alle präsentieren dasselbe, und jeder Beteiligte bewertet jedes Szenario selbst, direkt im Termin. Am Ende steht fest, mit welchem System, höchstens mit zweien, die Feinauswahl beginnt und was dort noch zu prüfen ist.
Kernaussagen
Alle Anbieter der Shortlist präsentieren dieselben Szenarien mit denselben Testdaten. Nur so lassen sich die Systeme Aufgabe für Aufgabe vergleichen statt nach dem Gesamteindruck.
Bewertet wird im Termin, von jedem Beteiligten einzeln: Geschäftsführung, Key User und Auswahlberatung. So bleibt das Urteil der Fachbereiche sichtbar und geht nicht in der Gruppendiskussion unter.
Bei vier bis sechs Systemen auf der Shortlist lohnen sich oft zuerst Online-Präsentationen mit allen und danach Anbieterpräsentationen vor Ort mit den zwei bis vier, die übrig bleiben.
Die Phase endet mit einer Entscheidung des Unternehmens über die Feinauswahl. Jedes System, das weiterkommt, nimmt eine Liste der Punkte mit, die dort noch zu prüfen sind.
Ziel und Ergebnis der Phase
Ausgangspunkt: Die Shortlist aus der Marktanalyse, meist vier bis sechs Systeme, und die priorisierten Anforderungen mit den Muss-Kriterien aus der Anforderungserhebung.
Ziel: Sehen, wie jedes System die wichtigsten Abläufe des Unternehmens abbildet, und das so bewerten, dass die Systeme vergleichbar werden.
Ergebnis: Eine Bewertung je Szenario und Anbieter, getrennt nach den Bewertenden, eine Rangfolge und für jedes System eine Liste offener Punkte.
Wer entscheidet: Das Unternehmen, meist Geschäftsführung oder Steuerungskreis, wählt auf dieser Grundlage ein, höchstens zwei Systeme für die Feinauswahl.
Sechs Schritte führen von der Shortlist zur Feinauswahl
Die Schritte gehen von einer Shortlist mit vier bis sechs Systemen aus. Stehen weniger darauf, genügen oft die Anbieterpräsentationen vor Ort, und die Schritte 3 bis 5 fallen zusammen.
| Schritt | Was geschieht | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1. Szenarien festlegen | Aus den Muss-Kriterien und den kritischen Abläufen entstehen Szenarien mit Aufgaben und Testdaten des Unternehmens. Alle Anbieter erhalten vorab dasselbe Drehbuch | ein Drehbuch für alle Anbieter |
| 2. Bewertung vorbereiten | Festgelegt wird, wer bewertet, mit welcher Skala und was außerhalb der Szenarien zählt, etwa Anbieter, Partner und Projektansatz. Die Reihenfolge der Termine wird ausgelost | Bewertungsraster, Teilnehmer, Terminplan |
| 3. Online-Präsentation | Jeder Anbieter spielt das Drehbuch durch. Das Team bewertet jede Aufgabe, während sie gezeigt wird | Bewertung aller Systeme der Shortlist |
| 4. Zwischenauswertung | Die Ergebnisse werden je Szenario und je Bereich verglichen, deutliche Abweichungen besprochen und offene Fragen gesammelt | zwei bis vier Systeme für die Anbieterpräsentation vor Ort |
| 5. Anbieterpräsentation vor Ort | Vertiefte Szenarien mit mehr Key Usern und die offenen Fragen aus der Online-Präsentation. Einzelne Aufgaben bedienen Key User selbst | Bewertung auf breiterer Grundlage |
| 6. Entscheidung | Das Unternehmen legt fest, welche Systeme in die Feinauswahl kommen. Offene Punkte wandern als Prüfliste in die Angebotsphase | Feinauswahl mit Prüfliste |
Wie ein Drehbuch aufgebaut ist und wie ein Präsentationstag zeitlich abläuft, beschreibt der Beitrag über Fehler bei Anbieterpräsentationen.
Referenzbesuche gehören nicht in diese Phase. Sie lohnen sich in der Feinauswahl, wenn nur noch ein oder zwei Systeme übrig sind, zusammen mit den Prozessworkshops und, bei verbleibender Unsicherheit, einem Proof of Concept mit dem favorisierten Anbieter.
Bewertet wird von allen, die mit dem System arbeiten oder darüber entscheiden
In unseren Auswahlprojekten bewertet jeder, der an einer Präsentation teilnimmt: das Unternehmen mit Geschäftsführung und Key Usern ebenso wie die Auswahlberatung. Verville und Kollegen untersuchten drei Unternehmen, die gerade ein ERP-System beschafft hatten. Als Erfolgsfaktor stach dort unter anderem ein strukturierter, gründlicher und von den Anwendern getragener Prozess hervor [1].
Die Bewertungen bleiben nach Personen und Bereichen getrennt sichtbar. Liegen Key User und Geschäftsführung bei einem Szenario weit auseinander, ist das ein Anlass für ein Gespräch vor der Entscheidung und kein Fehler im Raster. Dass jeder zuerst für sich bewertet, hat einen Grund: In einem Experiment von Lorenz und Kollegen genügte schon das Wissen um die Schätzungen der anderen, damit sich die Urteile einer Gruppe anglichen, ohne genauer zu werden [2].
Warnzeichen in der Präsentation erkennt man an festen Prüfpunkten
Ob ein System hält, was die Präsentation verspricht, erkennt ein Team mit Erfahrung und mit festen Prüfungen. Diese Punkte nehmen wir in jeden Termin mit:
| Was in der Präsentation passiert | Was das Team prüft |
|---|---|
| Ein Szenario läuft mit den Demodaten des Anbieters statt mit den vorgegebenen Testdaten | das Szenario mit den Testdaten wiederholen lassen oder als nicht gezeigt bewerten |
| Ein Schritt wird auf einer Folie erklärt, nicht im System gezeigt | als offen vermerken und in der nächsten Präsentation oder im Prozessworkshop live verlangen |
| Zwischenergebnisse liegen schon fertig vor, etwa ein freigegebener Fertigungsauftrag | den Schritt davor im Termin ausführen lassen |
| Auf eine Frage kommt „das geht“, ohne dass es zu sehen ist | nachfragen, ob es Standard, Konfiguration, Zusatzmodul oder Entwicklung ist, und die Antwort protokollieren |
| Das gezeigte System ist eine andere Version oder Ausbaustufe als die angebotene | Version und Module schriftlich bestätigen lassen und mit dem Angebot abgleichen |
| Nur der Vertriebsberater bedient das System | eine einfache Aufgabe von einem Key User ausführen lassen |
Auch die Reihenfolge der Termine beeinflusst das Ergebnis. Bruine de Bruin fand in Jurywertungen des Eurovision Song Contest und internationaler Eiskunstlauf-Meisterschaften, dass später Auftretende besser abschnitten, auch dort, wo die Jury direkt nach jedem Auftritt wertete [3]. Ausschalten lässt sich der Effekt nicht, aber eine ausgeloste Reihenfolge gibt jedem Kandidaten dieselbe Chance auf einen günstigen Platz [3]. Wer den Bestandsanbieter oder den Favoriten der Geschäftsführung bewusst ans Ende setzt, verschafft ihm einen Vorteil, den niemand beschlossen hat.
Schwache Präsentationen haben ihre Ursache oft vor dieser Phase. Anbieter können nur zeigen, wofür das Unternehmen ein klares Zielbild hat. Szenarien, die den heutigen Ablauf nachstellen, prüfen vor allem, ob das neue System das alte nachbauen kann.
Find-Your-ERP unterstützt die Phase im Portal oder mit Beratung
Selbst mit dem Auswahlportal
Im Auswahlportal legt das Team die Szenarien mit ihren Aufgaben an und gibt sie den Anbietern frei. Wird ein Präsentationstermin angelegt, erscheinen die Szenarien dort als Bewertungsgrundlage [4]. Ein Beispiel-Drehbuch mit fünf Szenarien zeigt die Funktionsseite Anbieterszenarien und Präsentationen. Im Termin markieren die Teilnehmer die gerade gezeigte Aufgabe, bewerten sie auf einer Punkteskala und halten Auffälligkeiten im Kommentar fest; ein interner Chat bleibt für den Anbieter unsichtbar [5]. Die Auswertung zeigt den Durchschnitt über alle Teilnehmer und Szenarien und lässt sich nach Gruppen und Personen filtern, etwa um die Key User der Fertigung neben die Geschäftsführung zu legen [6]. Im Ranking steht die Präsentationsbewertung dann neben der Erfüllung der Anforderungen und der Experteneinschätzung des Teams, etwa zum Implementierungsansatz des Anbieters [7].
Mit der Auswahlberatung
In einer begleiteten Auswahl schreiben wir die Szenarien gemeinsam mit den Key Usern, moderieren die Termine und bewerten mit, als eine Stimme neben dem Unternehmen. Die Prüfpunkte aus dem Abschnitt oben bringen wir aus unseren Auswahlprojekten mit, und am Ende der Phase liegt eine Entscheidungsvorlage für die Feinauswahl vor. Das geht auch punktuell, etwa nur für Drehbuch und Moderation der Präsentationen, mit dem Portal als gemeinsamem Arbeitsraum. Wie wir Auswahlprojekte begleiten, beschreibt die Seite zur Auswahlberatung.
Arbeitshilfe zum Download: Szenario-Katalog für Anbieterpräsentationen
So bauen Sie Szenarien für ERP-Anbieterpräsentationen auf, an einem durchgehenden Beispiel von der Anfrage bis zur Nachkalkulation. Mit leerem Drehbuch, Bewertungsbogen je Teilnehmer und einer Zusammenführung, die zeigt, wo Geschäftsführung und Key User unterschiedlich urteilen. Sie erhalten die Excel-Datei per E-Mail.
Vertiefungen
Fünf Fehler, die Präsentationen unvergleichbar machen, und wie Drehbuch und Live-Bewertung sie verhindern.
Woraus gute Szenarien entstehen: Muss-Kriterien aus dem Geschäftsziel statt aus dem heutigen Ablauf.
Wie gewichtete Kriterien die Bewertungen zu einer Rangfolge verdichten und wo diese Rechnung an Grenzen stößt.
Die Kurzdefinition im ERP-Glossar, mit Verweisen auf Shortlist und Referenzbesuch.
Alle sechs Phasen im Überblick, von den Zielen bis zur Vorbereitung der Einführung.
Weiter im Vorgehen
Wie aus Matching, Marktwissen und Referenzdaten die Longlist und daraus die Shortlist entsteht.
Prozessworkshops, Referenzbesuch und, wenn nötig, ein Proof of Concept mit der Feinauswahl, bis zum geprüften Vertrag.
Häufige Fragen
Was gilt, wenn ein Anbieter ein Szenario nicht zeigen kann?
Dann wird es so bewertet, wie es gezeigt wurde: als nicht oder nur teilweise erfüllt, mit einem Kommentar zum Grund. Reicht der Anbieter das Szenario später nach, gelten dieselben Testdaten, und das Protokoll hält fest, dass es nachgereicht wurde. Betrifft das Szenario ein Muss-Kriterium, entscheidet es meist über den Platz in der Feinauswahl.
Was tun, wenn kein System der Shortlist überzeugt?
Zuerst die Szenarien prüfen. Schneiden alle Systeme bei denselben Aufgaben schwach ab, liegt die Ursache oft in Anforderungen, die den heutigen Zustand beschreiben statt des Ziels. Dann lohnt es, die Anforderungen zu schärfen, bevor neue Anbieter eingeladen werden. Liegt es an den Systemen, kommen weitere Kandidaten aus der Longlist hinzu und präsentieren dieselben Szenarien.
Bekommen die Anbieter eine Rückmeldung zur Bewertung?
Bewertungen und Kommentare bleiben intern. Anbieter, die nicht in die Feinauswahl kommen, erhalten eine kurze, sachliche Begründung, etwa die Szenarien, in denen andere Systeme besser abgeschnitten haben. Das hält die Tür offen, falls die Shortlist später wieder geöffnet werden muss, weil sich Zusagen in der Feinauswahl als nicht haltbar erweisen.
Darf eine Online-Präsentation aufgezeichnet werden?
Nur mit dem Einverständnis aller, die sprechen. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt aufnimmt, macht sich nach § 201 StGB strafbar [8]. Mit Zustimmung hilft eine Aufzeichnung Key Usern, die nicht dabei sein konnten. Bewertet wird trotzdem im Termin; die Aufzeichnung ist eine Gedächtnisstütze, keine zweite Präsentation.
Quellen
[1] Verville, J.; Bernadas, C.; Halingten, A. (2005): So you’re thinking of buying an ERP? Ten critical factors for successful acquisitions. Journal of Enterprise Information Management 18 (6), S. 665–677. DOI: 10.1108/17410390510628373.
[2] Lorenz, J.; Rauhut, H.; Schweitzer, F.; Helbing, D. (2011): How social influence can undermine the wisdom of crowd effect. Proceedings of the National Academy of Sciences 108 (22), S. 9020–9025, abgerufen am 9. November 2026.
[3] Bruine de Bruin, W. (2005): Save the last dance for me: unwanted serial position effects in jury evaluations. Acta Psychologica 118 (3), S. 245–260. DOI: 10.1016/j.actpsy.2004.08.005.
[4] Find-Your-Software Hilfe-Center: Szenarien: Anwendungsfälle definieren und Anbietern vorlegen, Stand 25. August 2026, abgerufen am 9. November 2026.
[5] Find-Your-Software Hilfe-Center: Live-Bewertung: Anbieterpräsentationen in Echtzeit bewerten, Stand 25. August 2026, abgerufen am 9. November 2026.
[6] Find-Your-Software Hilfe-Center: Ergebnisse: Bewertungen und Kommentare einer Präsentation auswerten, Stand 26. August 2026, abgerufen am 9. November 2026.
[7] Find-Your-Software Hilfe-Center: Ranking: Anbieter vergleichen und bewerten, Stand 26. August 2026, abgerufen am 9. November 2026.
[8] Bundesministerium der Justiz: Strafgesetzbuch, § 201 Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes, abgerufen am 9. November 2026.
Dr. Benedict Bender
Co-Founder der Sectorlens GmbH
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