ERP für den Großhandel: Systeme nach Ihrem Geschäftsmodell wählen

Ein ERP für den Großhandel scheitert selten an Einkauf, Verkauf oder Buchhaltung. Es scheitert dort, wo sich Großhandel vom Endkundengeschäft unterscheidet: an Ihrer eigenen Preisfindung, an komplexen Artikeldaten, am Streckengeschäft, am Datenaustausch mit Kunden und Lieferanten und an der Frage, wie viel Lagersteuerung das ERP selbst leisten muss. Diese Punkte klären Sie vor der Anbieterauswahl und prüfen sie in der Demo an Ihren echten Fällen. Welche Systemklasse passt, folgt daraus.

Von Dr. Benedict Bender, Co-Founder der Sectorlens GmbH, der Firma hinter Find-Your-Software · Stand: November 2026

Kernaussagen

Das Branchenetikett grenzt im Großhandel wenig ein. Hinter Begriffen wie Strecke, Objektgeschäft oder Zentralregulierung stehen in jedem Haus andere Modelle, und genau diese muss das System abbilden. Zwei Großhändler mit gleichem Sortiment können deshalb unterschiedliche Systeme brauchen.

Die Preisfindung entscheidet die Auswahl. Lassen Sie sich Ihre schwierigsten Preise in der Demo vorrechnen. Ein System, das sie nicht rechnet, erzeugt Nebenrechnungen in Tabellen, die niemand mehr ablöst.

Der Aufwand bei EDI liegt in der Angleichung der Formate an jeden einzelnen Partner. Wer Partner und Formate vor der Auswahl nicht kennt, kennt weder Aufwand noch Kosten der Einführung.

Großhandel stellt andere Anforderungen an das ERP als Einzel- und Onlinehandel

Großhandel ist der Absatz von Waren an Wiederverkäufer, Weiterverarbeiter, gewerbliche Verwerter und Großverbraucher [1]. Ihre Kunden sind also Unternehmen mit eigenem Einkauf und verhandelten Konditionen. Daraus folgen Systemanforderungen, die im Einzel- und Onlinehandel kaum eine Rolle spielen. Umgekehrt braucht ein Großhändler selten Kassensysteme, Filialsteuerung oder Marktplatzlogik.

Anforderung	Großhandel	Einzel- und Onlinehandel
Preis	je Kunde, Kundengruppe, Projekt, Menge und Zeitraum verhandelt, dazu Boni	Verkaufspreis je Kanal, Aktionen und Gutscheine
Artikel	große Sortimente mit technischen Merkmalen, Varianten und Größen, mehrere Mengen- und Verpackungseinheiten; Daten kommen vom Hersteller und gehen an Kunden weiter	Texte, Bilder und Varianten für Shop und Marktplatz
Auftrag	Rahmenverträge mit Abrufen, Teillieferungen, Rückstände, Strecke	viele kleine Aufträge, meist sofort ab Lager
Datenaustausch	EDI mit Kunden und Lieferanten, Kataloge (BMEcat), Bestellungen aus Kundensystemen	Shop, Marktplätze, Zahlungsanbieter, Versanddienstleister
Verkaufsweg	Außendienst, Innendienst, Kundenportal, Theke	Filiale mit Kasse, Onlineshop, Marktplatz
Rechnung	Rechnung je Lieferung oder Sammelrechnung, ab 2027 meist als E-Rechnung [2]	Kassenbeleg, Rechnung an Verbraucher

Betreiben Sie Einzel- oder Onlinehandel, stehen Kasse, Filialen und ein gemeinsamer Bestand über Shop und Marktplätze im Vordergrund. Diese Fragen behandelt unsere Seite ERP für den Handel. Verkaufen Sie an Unternehmen und an Verbraucher, gehört beides in die Anforderungen, und das ERP muss beide Preis- und Auftragslogiken in einem Artikelstamm führen.

Die Unterschiede enden nicht an der Kundenschnittstelle. Komplexe Produkte brauchen ausführliche Beschreibungen und Merkmale, ihre Daten wandern vom Hersteller über Sie zum Kunden, Größen und Verpackungseinheiten wechseln zwischen Einkauf, Lager und Verkauf, und die Kommissionierung muss mit alledem umgehen. Diese Komplexität zieht sich durch das ganze Haus und gehört deshalb früh in die Anforderungen.

Vier Systemklassen kommen für ein ERP im Großhandel in Frage

Die Klassen unterscheiden sich darin, wie viel Großhandelslogik das System von Haus aus mitbringt und wer sie pflegt. Ob die Branchenfunktionen im Kern des Systems liegen, in einem Aufsatz eines Partners oder nur in Einstellungen, beschreibt unsere Seite Branchenlösung oder Standard-ERP. Verstehen Sie die Klassen als Typen zur Orientierung: Viele Systeme liegen zwischen zwei Klassen, und Hersteller bieten oft mehrere Varianten an.

Systemklasse	Passt, wenn …	Passt weniger, wenn …
Großhandelsspezialist (Branchen-ERP oder Branchenlösung auf einer Standardplattform)	Ihr Geschäft dem Muster einer Handelsbranche folgt, etwa technischer Handel, Baustoff- oder Lebensmittelgroßhandel, und Sie Funktionen wie Zuschläge, Verbandsanbindung oder Leergut im Standard erwarten	Sie mehrere Geschäftsfelder unter einem Dach führen, etwa Handel, Fertigung und Service, oder der Anbieter so klein ist, dass Nachfolge und Weiterentwicklung offen sind
Mittelstandssuite mit Großhandelslösung	Sie neben dem Handel auch montieren, fertigen oder Service leisten und ein System für alle Bereiche wollen; Ihre Konditionen komplex, aber nicht branchenfremd sind	der Großhandelsteil nur ein dünnes Paket über einem Fertigungssystem ist; das prüfen Sie an Ihren Preisfällen
Konzernsuite	Sie international mit mehreren Gesellschaften, Lagern und Ländern arbeiten, ein Konzern-ERP vorgegeben ist oder Sie viele Prozesse über eigene Teams betreiben	der Betrieb zu klein für die Einführungs- und Betriebsorganisation ist, die solche Systeme verlangen
Cloud-ERP für den Einstieg	Sie wenige Lager, überschaubare Konditionen und wenige EDI-Partner haben und schnell von einer gewachsenen Warenwirtschaft wegwollen	Boni, Strecke im großen Umfang oder viele EDI-Partner zum Kern gehören; dann zeigen sich die Grenzen meist erst nach der Einführung

Die Klasse ist eine Vorentscheidung, keine Auswahl. In die Longlist gehören Systeme aus zwei oder drei Klassen, gemessen an denselben Fällen aus Ihrem Geschäft. Wie aus über 400 ERP-Systemen eine begründete Longlist wird, beschreibt die Phase Marktanalyse.

Systeme je Klasse im Auszug

Die folgenden Tabellen nennen Beispiele, keine vollständige Marktübersicht. Aufgenommen ist ein System nur, wenn der Hersteller auf seiner Website eine Großhandelslösung oder Großhandelsfunktionen beschreibt. Was dort steht, haben wir nicht getestet; es sind Herstellerangaben, die Sie in der Demo prüfen.

Großhandelsspezialisten

System	Bauart	Großhandelsbezug laut Hersteller
enventa Trade ERP	eigenes Branchen-ERP	technischer Handel, Stahlhandel, SHK-Großhandel; mehrstufige Preiskalkulation mit Mindermengen- und Materialteuerungszuschlägen, EDI, BMEcat, Verbandsschnittstellen [3]
GWS gevis ERP	Branchenlösung auf Microsoft Dynamics 365 Business Central bzw. Finance & Supply Chain	ERP-Lösung für den Großhandel, u. a. technischer Großhandel, Baustoff-, Agrar- und Lebensmittelgroßhandel, Zentralregulierer [4]
KUMAVISION trade365	Branchenlösung auf Microsoft Dynamics 365 Business Central	Staffelpreise, Rahmenverträge und Sonderkonditionen, EDI, scannergestützte Kommissionierung [5]

Alphabetisch sortiert, keine Rangfolge. Kein Anbieter kann seine Platzierung kaufen oder beeinflussen. Auswahl: Hersteller beschreibt eine Großhandelslösung öffentlich; Angaben laut Hersteller, Stand November 2026.

Mittelstandssuiten mit Großhandelslösung

System	Bauart	Großhandelsbezug laut Hersteller
Infor CloudSuite Distribution	Branchensuite des Herstellers, Cloud	für den Großhandel entwickelt, für kleine und mittelständische Unternehmen; Preisstrukturen und Lieferantenrabatte [6]
proALPHA, Branchenlösung Großhandel	Branchenlösung des Herstellers	Streckengeschäfte, Liefer- und Bonusverträge, Rahmenverträge, Teillieferungen und Auftragsbestände, Kundenportal mit Sendungsverfolgung [7]

Konzernsuiten

System	Bauart	Großhandelsbezug laut Hersteller
Infor CloudSuite Distribution Enterprise	Branchensuite des Herstellers, Cloud	für mittelständische, große und international tätige Großhändler [6]
SAP S/4HANA	Konzernsuite mit Branchenlösungen	SAP-Lösungen für den Großhandel, u. a. erweiterte Verfügbarkeitsprüfung [8]

Cloud-ERP für den Einstieg

System	Bauart	Großhandelsbezug laut Hersteller
myfactory	Cloud-ERP für KMU	nennt Großhandel als Zielbranche [9]
weclapp, Tarif ERP Handel	Cloud-ERP für KMU	Warenwirtschaft, Lager, Serien- und Chargennummern; Rahmenbestellungen und Dropshipping in der Funktionsliste [10]

Welche Systeme zu Ihrem Unternehmen passen, zeigt die Vorauswahl am Ende dieser Seite. Sie vergleicht Ihr Profil mit dokumentierten ERP-Projekten.

Diese acht Abläufe trennen Großhandels-ERP von allgemeiner Warenwirtschaft

Der Artikelstamm trägt Sortiment, Produktdaten und Mengeneinheiten

Ein Artikel ist im Großhandel mehr als Nummer, Text und Preis. Dazu gehören technische Merkmale, Beschreibungen und Bilder vom Hersteller, Varianten und Größen, Mengeneinheiten für Einkauf, Lager und Verkauf (Palette, Karton, Stück, Meter, Kilogramm), Kundenartikelnummern und Ersatzartikel. Die Daten kommen per Katalog vom Hersteller, werden bei Ihnen ergänzt und gehen an Kunden, Shop und Portale weiter. Wie gut das ERP sie führt, merken Sie spätestens in der Kommissionierung und auf der Rechnung. Wird die Pflege der Produktdaten zu umfangreich für das ERP, kommt ein PIM-System dazu; Preise und Bestände führt weiter das ERP.

Woran Sie im System erkennen, ob es das kann

Ein Artikel hat getrennte Mengeneinheiten für Einkauf, Lager und Verkauf mit festen Umrechnungen
Größen und Varianten lassen sich als Artikelfamilie führen, ohne jede Ausprägung von Hand anzulegen
Herstellerdaten aktualisieren Merkmale und Texte, ohne Ihre eigenen Ergänzungen zu überschreiben
Kundenartikelnummern und Kundenbezeichnungen erscheinen auf Auftrag, Lieferschein und Rechnung
Die Kommissionierung zeigt die Einheit, in der tatsächlich gegriffen wird

Die Preisfindung bildet Ihre eigene Rechenlogik ab

Im Großhandel gilt der Listenpreis fast nie, und jedes Haus rechnet anders. Es gibt Einzelpreise für einen Kunden, Preise für Kundengruppen, Projekt- oder Objektpreise für ein einzelnes Vorhaben, Mengenstaffeln, Aktionen, Zuschläge und Rahmenvertragspreise. Der Preis einer Position entsteht aus einer Kette dieser Stufen. Entscheidend ist die Reihenfolge, in der das System sie prüft, und was gilt, wenn zwei Regeln zugleich passen. Im technischen Handel kommen Mindermengen- und Materialteuerungszuschläge dazu, die sich mit dem Metallpreis ändern. Besonders anspruchsvoll sind Objektgeschäfte und Sonderkonditionen, die Sie von einem Lieferanten nur für einzelne Aufträge bekommen: Sie müssen vom Einkauf bis zur Kundenrechnung weitergegeben werden, und zwar nur für diesen Auftrag, nicht für andere Kunden. An solchen Fällen scheitern Systeme in der Demo am häufigsten. Kaum ein Thema unterscheidet den Großhandel so deutlich vom Endkundengeschäft. Das ERP muss Ihre Rechenlogik abbilden; was es nicht rechnet, landet in Nebenrechnungen.

Woran Sie im System erkennen, ob es das kann

Der Beleg zeigt zu jeder Position, aus welcher Kondition der Preis stammt
Konditionen haben Gültigkeiten von und bis und lassen sich für einen Stichtag im Voraus pflegen
Projekt- oder Objektpreise gelten nur für ein Vorhaben und laufen mit dessen Ende aus
Eine Sonderkondition des Lieferanten lässt sich an einen Kundenauftrag binden und wirkt im Einkauf und im Verkauf nur dort
Ein Rahmenvertrag zeigt abgerufene und offene Menge und sperrt oder warnt bei Überschreitung
Preise für Tausende Artikel lassen sich per Import ändern, ohne dass Kundenkonditionen verloren gehen

Boni und nachträgliche Vergütungen gehören in die Marge

Boni sind im Großhandel ein wesentlicher Teil der Marge, auf beiden Seiten: Lieferantenboni im Einkauf, Kundenboni im Verkauf. Wie viel Gewicht sie haben, hängt stark vom Absatzweg und vom Marktsegment ab. Besonders ausgeprägt sind sie in Verbundgruppen mit Zentralregulierung, wo Preiszugeständnisse oft durch nachträgliche Jahresboni oder Gutschriften aufgebessert werden [11]. Ein nachträglicher Bonus ändert die Bemessungsgrundlage; der leistende Unternehmer berichtigt die Umsatzsteuer, der Empfänger seinen Vorsteuerabzug [12]. In vielen Häusern werden Boni bis heute im Nachhinein von Hand berechnet. Wo sie zum Geschäft gehören, sollte das ERP sie laufend ausrechnen und als Gutschrift mit Steuerkorrektur abrechnen. Sonst kennt der Vertrieb die echte Marge eines Kunden nicht.

Woran Sie im System erkennen, ob es das kann

Bonusvereinbarungen mit Staffeln über Jahresumsatz oder Menge sind als Stammdaten hinterlegt
Das System zeigt unterjährig den erreichten Stand und den voraussichtlichen Bonus je Kunde und Lieferant
Die Abrechnung erzeugt Gutschriften mit Steuerkorrektur und bucht sie auf die richtigen Konten
Die Deckungsbeitragsrechnung je Kunde berücksichtigt erwartete Boni, nicht nur Rechnungspreise
Bei Zentralregulierung werden Rechnungen über die Zentrale reguliert und Delkredere-Gebühren abgegrenzt

Im Streckengeschäft laufen Auftrag und Rechnung über Sie, die Ware nicht

Beim Streckengeschäft liefert der Lieferant direkt an Ihren Kunden; Auftrags-, Rechnungs- und Zahlungsweg führen über den Großhandel [13]. Viele Standard-ERP kennen die einfache Direktlieferung: Ein Verkaufsauftrag wird als Direktlieferung markiert, der Einkaufsauftrag trägt die Kundenadresse [14]. Die Begriffe werden dabei unterschiedlich gebraucht: Strecke, Direktlieferung und Dropshipping meinen nicht in jedem Haus und bei jedem Anbieter dasselbe. Klären Sie deshalb zuerst, welches Modell Sie selbst betreiben. Die Unterschiede zwischen den Systemen zeigen sich in den Mischfällen. Am deutlichsten wird das bei einem Auftrag mit Lager- und Streckenpositionen, bei dem der Lieferant in zwei Teilen liefert: Rechnung, Marge und offene Menge müssen dann je Teil stimmen. Dazu kommt die Reklamation einer Position, die nie durch Ihr Lager ging.

Lagergeschäft

Ware und Belege gehen über den Großhändler

Lieferant

Großhändler

Kunde

Bestellung

Ware

Lieferschein und Rechnung

Streckengeschäft

Die Ware geht direkt vom Lieferanten zum Kunden

Lieferant

Großhändler

Kunde

Bestellung mit Kundenadresse

Ware direkt an den Kunden

Lieferavis

Rechnung

WareBeleg

Quelle: Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort Streckengeschäft

Umsatzsteuerlich ist ein Streckengeschäft in der Regel ein Reihengeschäft: Die Beförderung oder Versendung wird nur einer der Lieferungen zugeordnet [15]. Liegen Lieferant, Sie und Ihr Kunde in drei EU-Mitgliedstaaten, kann ein innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft vorliegen [16]. Das ERP sollte je Streckenauftrag festhalten, wer transportiert, und daraus Steuerkennzeichen und Rechnungsangaben ableiten. Den Einzelfall prüft Ihre Steuerberatung.

Schritt	Lagergeschäft	Streckengeschäft
Auftrag	Kundenauftrag, Reservierung im Lager	Kundenauftrag erzeugt eine Bestellung beim Lieferanten mit Kundenadresse
Ware	Wareneingang bei Ihnen, Kommissionierung, Versand	Lieferant liefert direkt an den Kunden
Nachweis	eigener Lieferschein	Lieferavis oder Bestätigung des Lieferanten
Rechnung	nach Ihrem Warenausgang	nach Lieferbestätigung, abgestimmt mit der Lieferantenrechnung
Marge	Verkaufspreis gegen Einstandspreis aus dem Lager	Verkaufspreis gegen den Einkaufspreis genau dieser Bestellung

Woran Sie im System erkennen, ob es das kann

Kundenauftrag und Lieferantenbestellung sind ein verknüpfter Vorgang, Änderungen auf einer Seite erscheinen auf der anderen
Ein Auftrag mit Lager- und Streckenpositionen lässt sich ohne Aufteilung von Hand abwickeln
Teillieferungen des Lieferanten lösen die passende Teilrechnung an den Kunden aus
Die Marge je Streckenauftrag ist sichtbar, bevor die Lieferantenrechnung eintrifft
Rücksendungen aus der Strecke lassen sich an den Lieferanten weiterleiten, ohne über den Lagerbestand zu laufen

Teillieferungen und Rückstände folgen Regeln je Kunde

Großhandelskunden bestellen viele Positionen auf einmal und erwarten verlässliche Zusagen. Was nicht da ist, wird je nach Kunde nachgeliefert, durch einen Alternativartikel ersetzt, aus einem anderen Lager oder per Strecke beschafft. Manche Kunden akzeptieren nur Komplettlieferungen, andere wollen alles sofort, was da ist. Diese Regeln gehören in den Kundenstamm, nicht in das Gedächtnis des Innendienstes.

Woran Sie im System erkennen, ob es das kann

Je Kunde und Auftrag ist hinterlegt, ob Teillieferungen erlaubt sind und ab welchem Wert
Die Rückstandsliste zeigt offene Positionen mit Liefertermin und löst die Nachlieferung bei Wareneingang aus
Die Verfügbarkeitsprüfung rechnet offene Bestellungen und Reservierungen in den Lagerbestand ein
Alternativ- und Ersatzartikel werden bei Fehlmenge im Auftrag vorgeschlagen
Mehrere Teillieferungen lassen sich zu einer Sammelrechnung zusammenfassen

EDI, Kataloge und Kundenportale sind eigene Bestellwege

Mit großen Kunden und Lieferanten tauschen Großhändler Belege elektronisch aus. Verbreitet ist EANCOM, mit Nachrichtentypen wie PRICAT für Preislisten, ORDERS für Bestellungen, ORDRSP für Bestellantworten, DESADV für Lieferavise, RECADV für den Wareneingang und INVOIC für Rechnungen [17]. Kataloge laufen häufig im XML-Format BMEcat [18], im technischen Handel mit Merkmalen nach der Klassifikation ETIM [19]. Industriekunden bestellen außerdem aus ihren eigenen Einkaufssystemen (siehe unten).

Welche Standards und Nachrichten gelten, unterscheidet sich je Branche und Partner stark, und viele große Partner haben eigene Varianten. Wer die Formate vorgibt, hängt von der Marktstruktur ab: Wo große Abnehmer den Markt prägen, etwa im Lebensmittelhandel, bestimmen sie Nachrichten und Inhalte. In anderen Märkten geben Hersteller und Lieferanten Produktdaten und Formate vor, und Sie passen sich auf der Einkaufsseite an. Der Aufwand liegt deshalb weniger in der Technik als in der Angleichung der Formate: Jeder EDI-Partner braucht ein eigenes Mapping und einen Test mit echten Nachrichten. Ob das ERP die Nachrichten selbst verarbeitet oder ein EDI-Dienstleister dazwischen sitzt, entscheidet über die Architektur und über die Kosten je Partner. Für Rechnungen kommt eine Frist dazu: Für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 dürfen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr im inländischen B2B-Verkehr keine Papier- oder PDF-Rechnungen mehr ausstellen. EDI-Rechnungen, die nicht der europäischen Norm entsprechen, bleiben mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 zulässig [2]. Die Rechtslage im Einzelnen erklärt der Ratgeber Software für Großhandel auf find-your-software.de.

Ein Kundenportal oder B2B-Shop ist im Großhandel ein weiterer Bestellweg neben EDI und Telefon. Es taugt nur, wenn es die Kundenpreise, Verfügbarkeiten und offenen Aufträge live aus dem ERP zeigt.

Viele Industriekunden bestellen am liebsten direkt aus ihrem eigenen Einkaufssystem. Über eine Punchout-Schnittstelle, etwa nach dem Standard OCI (Open Catalog Interface) oder per cXML, springt der Einkäufer aus seinem System in Ihren Katalog, stellt den Warenkorb mit seinen Preisen zusammen und übernimmt ihn als Bestellanforderung zurück. Die Bestellung kommt anschließend elektronisch zu Ihnen. Für Großhändler mit Industriekunden ist das ein starkes Mittel zur Kundenbindung: Wer im Einkaufssystem des Kunden steht, wird bestellt.

Woran Sie im System erkennen, ob es das kann

Eingehende ORDERS werden mit Kundenartikelnummern in Aufträge übersetzt, Abweichungen landen in einer Klärungsliste
Jede Nachricht hat ein Protokoll mit Status, Fehlerursache und Wiederanlauf
Ausgehende Rechnungen entstehen als E-Rechnung im Format, das Ihre Kunden verlangen
Lieferantenkataloge lassen sich als BMEcat importieren, ohne den Artikelstamm zu überschreiben
Das Kundenportal zeigt den Preis, den dieser Kunde bekommt, und den Bestand, der für ihn verfügbar ist
Ein Punchout-Warenkorb trägt die Kundenpreise, und die Bestellung aus dem Einkaufssystem des Kunden wird ohne Nacherfassung zum Auftrag

Ein WMS lohnt sich, wenn die Lagersteuerung selbst zur Aufgabe wird

Das ERP führt Bestände je Lager und Standort, steuert Umlagerungen und wählt beim Auftrag das Lager. Viele Systeme bringen eine Lagerplatzverwaltung und mobile Erfassung mit, manche Anbieter auch ein eigenes Lagermodul für anspruchsvollere Abläufe. Ein eigenständiges Warehouse Management System (WMS) braucht es, wenn Wegeoptimierung, Nachschub auf Pickplätze, Wellen- oder Batchkommissionierung, Staplerleitsystem oder Fördertechnik zum Alltag gehören, oder wenn die realen Lagergegebenheiten und das Handling Ihrer Produkte im ERP nur mit unverhältnismäßigem Aufwand abzubilden sind. Chargen und Mindesthaltbarkeit allein sind kein Grund für ein WMS; sie gehören ins ERP, weil Rückverfolgung und Rückruf daran hängen.

Klären Sie diese Frage früh, vor der Systemauswahl. Ein WMS ist ein eigenes System mit eigener Auswahl und eigener Schnittstelle, und die Anbindung an das ERP ist ein Teilprojekt für sich. Wie ERP und WMS zusammenspielen, beschreibt die Seite WMS für Großhandel auf find-your-wms.de. Lagern und versenden Sie auch Ware Ihrer Kunden, kommen Anforderungen an Abrechnung und Mandantentrennung hinzu; diese beschreibt die Seite ERP für Logistikdienstleister.

Woran Sie im System erkennen, ob es das kann

Bestände je Lager, Lagerort und Status (frei, reserviert, gesperrt) sind in einer Abfrage sichtbar
Umlagerungen zwischen Standorten laufen als Beleg mit Transitbestand
Mobile Geräte buchen Wareneingang, Kommissionierung und Inventur direkt im ERP oder im angebundenen WMS
Bei angebundenem WMS ist festgelegt, welches System den Bestand führt und was bei einer gescheiterten Rückmeldung passiert

Chargen, Seriennummern und Mindesthaltbarkeit führt das ERP

Im Lebensmittel- und Pharmagroßhandel sind Chargen und Verfallsdaten Pflicht, im technischen Handel oft Seriennummern und Prüfzeugnisse. Das ERP muss im Wareneingang erfassen, im Lager nach Verfall steuern (zuerst verfällt, zuerst raus) und im Rückruf in Minuten sagen, welche Kunden eine Charge erhalten haben. Wie Chargenverfolgung im ERP aufgebaut ist und was die Lebensmittelverordnung verlangt, beschreibt die Seite Chargenverfolgung im ERP.

Wo Chargen eine Rolle spielen, ist das eine Anforderung, die ohne Abstriche funktionieren muss. Dazu wird der Nachweis immer wichtiger: Kunden und Prüfer wollen Herkunft und Weg einer Lieferung samt Zeugnissen belegt sehen, oft kurzfristig.

Woran Sie im System erkennen, ob es das kann

Charge, Verfallsdatum oder Seriennummer sind Pflichtfelder im Wareneingang der betroffenen Artikel
Die Kommissionierung schlägt die Charge mit dem frühesten Verfall vor und sperrt abgelaufene Ware
Eine Abfrage zeigt von der Lieferantencharge bis zum Kunden alle Belege
Zeugnisse und Zertifikate hängen an der Charge und lassen sich je Lieferung ausgeben
Mindestrestlaufzeiten je Kunde lassen sich hinterlegen und werden in der Kommissionierung beachtet

ERP, Warenwirtschaft, WMS, Shop und EDI haben getrennte Aufgaben

Im Großhandel heißt das führende System oft noch Warenwirtschaft. Gemeint ist meist ein System mit dem Kern Einkauf, Lager, Verkauf; ein ERP deckt zusätzlich Finanzbuchhaltung, Controlling und weitere Bereiche ab. Die Begriffe werden uneinheitlich verwendet. Wichtiger als der Name ist, welches System welche Daten führt.

System	führt	Grenze im Großhandel
ERP	Artikel, Kunden, Konditionen, Boni, Aufträge, Bestellungen, Bestand je Lager, Rechnungen, Finanzen	Lagerplatz- und Wegesteuerung im großen Lager
Warenwirtschaft	Einkauf, Lager, Verkauf, Preise	Finanzbuchhaltung, Controlling, oft auch Boni und Strecke in der Tiefe; ab hier ein ERP prüfen
WMS	Lagerplätze, Wege, Kommissionierung, Fördertechnik	keine Preise, keine Konditionen, keine Rechnungen
Shop / Kundenportal	Bestelloberfläche für Kunden	Preise, Bestände und Aufträge kommen aus dem ERP
EDI-Konverter oder EDI-Dienstleister	Übersetzung und Transport der Nachrichten	keine Geschäftslogik; Mapping je Partner

Die Einordnung von Warenwirtschaft und ERP finden Sie auch im ERP-Glossar.

Woran Auswahlprojekte im Großhandel scheitern

Praxiseinschätzung von Dr. Benedict Bender

Co-Founder der Sectorlens GmbH, der Firma hinter Find-Your-Software

Begleitet seit über 15 Jahren ERP-Auswahl und IT-Transformationen, häufig als Berater der Geschäftsführung im Steuerungskreis. Promoviert an der Universität Potsdam zu digitalen Plattformen, Autor des Fachbuchs „Plattformbasierte Geschäftsmodelle“. Bewertet Systeme mit gewichteten Kriterien und über die gesamte Laufzeit, weil die Lizenz meist der kleinste Posten ist.

In Auswahlprojekten im Großhandel sieht Dr. Benedict Bender immer wieder dieselben Fehler. Keiner davon liegt an der Software.

Die Demo zeigt Standardpreise. Die schwierigsten Konditionen eines Hauses werden selten mitgebracht. Genau sie entscheiden, ob neben dem ERP eine Preistabelle weiterlebt. Lassen Sie sich Ihre echten Preise vorrechnen, Position für Position.
Die Artikeldaten werden unterschätzt. Sortiment, Merkmale, Mengeneinheiten und Herstellerdaten gelten als Migrationsthema und fehlen in den Anforderungen. Im Projekt zeigt sich dann, dass das ganze Tagesgeschäft an genau diesen Daten hängt.
Strecke wird abgehakt, nicht vorgeführt. Jeder Anbieter sagt Ja zum Streckengeschäft. Die komplexen Konstellationen sieht man in der Demo selten: ein Auftrag mit Lager- und Streckenpositionen, eine Teillieferung des Lieferanten, eine Rücksendung, und dazu die verbundenen Systeme wie Shop, EDI oder Lieferantenportal. Genau diese Fälle gehören auf den Tisch.
EDI wird in der Demo abgenickt. Welche Standards Ihre Partner verlangen, ist je Segment völlig unterschiedlich, und der Aufwand liegt in der Angleichung der Formate. Ohne Liste der Partner mit ihren Formaten gibt es keinen belastbaren Preis, und die Partnertests fehlen im Projektplan.
Die Lagerfrage wird zu spät geklärt. Ob die Lagerfunktion des ERP reicht, ein Lagermodul des Anbieters genügt oder ein eigenes WMS nötig ist, gehört vor die Systemauswahl. Ein WMS bedeutet eine eigene Auswahl und eine eigene Anbindung. Wer das erst im Projekt merkt, plant Budget und Termine neu.

Ein Beispiel aus dem technischen Großhandel: Der ERP-Anbieter sagte in der Auswahl zu, die Lagerprozesse abzubilden. Im Projekt zeigte sich, dass die realen Lagergegebenheiten und das Handling der Produkte im ERP nur mit unverhältnismäßigem Aufwand abzubilden waren. Das Unternehmen nahm nachträglich ein WMS ins Projekt, mit eigener Auswahl und eigener Anbindung. Diese Frage hätte vor der Vertragsunterschrift geklärt werden müssen.

Wie Sie Anbieterpräsentationen so vorbereiten, dass Ihre Fälle gezeigt werden, beschreibt die Phase Anbieterpräsentationen.

Elf Fälle, die ein Anbieter in der Demo durchspielen sollte

Geben Sie den Anbietern diese Fälle mit Ihren echten Daten vorab. Bewerten Sie, was im Standard läuft und was der Anbieter als Anpassung oder Umgehung zeigt.

Fall	Woran Sie erkennen, dass es trägt
Auftrag eines großen Kunden mit Staffel, Rahmenvertrag und Aktionsartikel	jeder Positionspreis stimmt mit Ihrer letzten echten Rechnung überein, die Herkunft ist im Beleg sichtbar
Objektauftrag mit einer Sonderkondition des Lieferanten, die nur für diesen Auftrag gilt	Kondition wirkt in Bestellung und Kundenrechnung dieses Auftrags, bei anderen Kunden nicht
Bonusabrechnung eines Lieferanten für das Vorjahr	Gutschrift mit Steuerkorrektur, Wirkung auf den Deckungsbeitrag nachvollziehbar
Auftrag mit zwei Lager- und einer Streckenposition, Lieferant liefert in zwei Teilen	ein Vorgang, zwei Teilrechnungen an den Kunden, Marge je Teil
Fehlmenge bei einem Kunden, der nur Komplettlieferungen annimmt	Auftrag wartet, Rückstand mit Termin, kein Teilversand
EDI-Bestellung mit unbekannter Kundenartikelnummer	Nachricht landet in der Klärung, nicht im Fehlerprotokoll eines Administrators
Rechnung an einen Kunden als E-Rechnung im verlangten Format	Datei wird erzeugt und von einem Prüfwerkzeug als gültig gelesen
Preiserhöhung eines Lieferanten für 5.000 Artikel zum Monatsersten	Import mit Gültigkeitsdatum, Kundenkonditionen bleiben erhalten
Neuer Herstellerkatalog mit zusätzlichen Artikeln und geänderten Merkmalen	neue Artikel sind angelegt, Ihre eigenen Texte und Kundenartikelnummern bleiben erhalten
Kommissionierung eines Auftrags, dessen Artikel in Palette, Karton und Stück vorliegen	gegriffen und gebucht wird in der richtigen Einheit, Bestand und Lieferschein stimmen
Rückruf einer Lieferantencharge (wo relevant)	Liste aller belieferten Kunden mit Menge und Lieferschein in einer Abfrage

Bringen die Präsentationen kein klares Bild, klärt ein Proof of Concept mit dem Favoriten die letzten offenen Fälle.

Unterbranchen setzen eigene Schwerpunkte

Technischer Handel und Produktionsverbindungshandel

Große Sortimente mit Herstellerdaten, Kunden aus der Industrie mit eigenen Einkaufssystemen, viel Telefon- und Thekengeschäft. Wichtig sind der Import von Herstellerkatalogen mit ETIM-Merkmalen, Kundenartikelnummern, Zuschläge auf Metallanteile und Mindermengen sowie Seriennummern und Zeugnisse bei Bedarf. Im Stahl- und SHK-Handel kommen Zuschnitt, Bearbeitung und Mengeneinheiten wie Meter oder Gewicht dazu.

Baustoffhandel

Baustoffe gehören zu den Gütern, die häufig über Strecke gehen [13]. Dazu kommen Lieferungen auf Baustellen mit eigener Adresse je Bauvorhaben, Abholung am Standort, Lkw mit Kran, Objektpreise für einzelne Bauvorhaben und Gewichte als Abrechnungsgrundlage. Das ERP muss Bauvorhaben als eigene Ebene zwischen Kunde und Auftrag führen.

Getränkefachgroßhandel

Leergut und Pfand laufen neben der Ware: Kisten, Flaschen und Paletten als eigene Artikel mit Pfandkonten je Kunde, Rücknahme bei der Auslieferung, Gebinde in mehreren Einheiten. Hinzu kommen Touren an Gastronomie und Handel und Konditionen mit Brauereien und Mineralbrunnen.

Lebensmittelgroßhandel

Chargen, Mindesthaltbarkeit und Rückverfolgbarkeit sind Pflicht, für Lebensmittel eine Stufe vor und eine Stufe zurück [20]. Frischeware wird oft als Stück bestellt und nach Gewicht berechnet; das ERP führt dann zwei Mengeneinheiten je Position und übernimmt das Istgewicht von der Waage. Kühlkette, kurze Restlaufzeiten und EDI mit dem Lebensmitteleinzelhandel prägen die Abläufe.

Pharmagroßhandel

Wer Arzneimittel im Großhandel vertreibt, braucht eine Erlaubnis [21] und muss Chargen, Verfall, Temperatur und die Bezugsberechtigung seiner Kunden lückenlos nachweisen. Diese Anforderungen sind so speziell, dass in der Regel nur Systeme mit ausgewiesenen Pharma-Referenzen in Frage kommen.

Häufige Fragen

Ab wann lohnt sich SAP für einen Großhändler?

Eine Umsatzgrenze gibt es dafür nicht. SAP S/4HANA kommt vor allem in Frage, wenn Sie mehrere Gesellschaften und Länder in einem System führen, eine Konzernvorgabe besteht oder Sie Prozesse über ein eigenes IT-Team betreiben wollen. Für mittelständische Großhändler kann SAP trotzdem eine Chance sein: SAP bietet mehrere Produkte und Lizenzmodelle an, von SAP Business One bis zu den Cloud-Varianten von S/4HANA, und viele Partner haben darauf eigene Großhandelslösungen aufgebaut. Entscheidend ist dann, ob ein Partner Ihre Großhandelsprozesse im Standard abbildet und mit welchem Aufwand.

Wie kommen Konditionen, Boni und offene Rahmenverträge ins neue System?

Konditionen und Rahmenverträge werden als Stammdaten zum Stichtag übernommen, offene Rahmenmengen mit dem bisher abgerufenen Stand. Boni sind heikler: Läuft das Bonusjahr über den Wechsel, muss das neue System die Umsätze aus dem Altsystem kennen oder die Abrechnung erfolgt ein letztes Mal im Altsystem. Diese Frage gehört vor den Go-Live-Termin in den Migrationsplan. Mehr dazu im Beitrag Datenmigration im ERP-Projekt.

Was passiert beim Systemwechsel mit den EDI-Verbindungen?

Jede Verbindung muss mit dem neuen ERP neu getestet werden, auch wenn der EDI-Dienstleister bleibt. Viele Handelspartner verlangen dafür einen Testlauf mit Vorlauf; bei vielen Partnern wird der Wechsel deshalb gestaffelt. Planen Sie die Partnertests als eigenen Meilenstein vor dem Go-Live ein.

Passt ein Großhandels-ERP auch, wenn wir montieren, konfektionieren oder zuschneiden?

Einfache Bearbeitung wie Zuschnitt, Konfektion oder Bausätze bilden viele Großhandelslösungen über Stücklisten und Arbeitsaufträge ab. Wird daraus eine eigene Fertigung mit Planung, Kapazitäten und Kalkulation, kommt eher eine Mittelstandssuite in Frage, die beides im Kern führt. Prüfen Sie den Anteil des Umsatzes, der durch Bearbeitung entsteht, und nehmen Sie einen solchen Auftrag in die Demo auf.

Vertiefungen

Branchenlösung oder Standard-ERP

Branchen-ERP, Aufsatz oder Vorlage: was die Bauart für Pflege und Abhängigkeit bedeutet

Anforderungen erheben

Wie Preisfälle, Strecke und EDI-Partner zu prüfbaren Anforderungen werden

Fit-Gap-Analyse

Was das System im Standard kann und wo Anpassung beginnt

Referenzbesuch

Kunden mit gleichem Geschäftsmodell ohne den Anbieter sprechen

ERP für den Handel

Einzel- und Onlinehandel: Kasse, Filialen, Marktplätze

Quellen

[1] Hennig, A.; Schneider, W.: Großhandel. In: Gabler Wirtschaftslexikon. wirtschaftslexikon.gabler.de, abgerufen am 12.11.2026.

[2] § 27 Abs. 38 Umsatzsteuergesetz. gesetze-im-internet.de, abgerufen am 12.11.2026.

[3] enventa Group: Trade ERP; Trade ERP Technischer Großhandel. enventa-group.com, enventa-group.com, abgerufen am 12.11.2026.

[4] GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme: gevis ERP; Technischer Großhandel. gws.ms, gws.ms, abgerufen am 12.11.2026.

[5] KUMAVISION: ERP für den Großhandel (trade365). kumavision.com, abgerufen am 12.11.2026.

[6] Infor: Software für den Großhandel. infor.com, abgerufen am 12.11.2026.

[7] proALPHA: ERP-Lösung für den Großhandel. proalpha.com, abgerufen am 12.11.2026.

[8] SAP: Software für den Großhandel. sap.com, abgerufen am 12.11.2026.

[9] myfactory: Cloud ERP. myfactory.com, abgerufen am 12.11.2026.

[10] weclapp: Preise. weclapp.com, abgerufen am 12.11.2026.

[11] Hennig, A.; Schneider, W.: Zentralregulierungsgeschäft. In: Gabler Wirtschaftslexikon. wirtschaftslexikon.gabler.de, abgerufen am 12.11.2026.

[12] § 17 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz. gesetze-im-internet.de, abgerufen am 12.11.2026.

[13] Kenning, P.; Altmann, J.: Streckengeschäft. In: Gabler Wirtschaftslexikon. wirtschaftslexikon.gabler.de, abgerufen am 12.11.2026.

[14] Microsoft: Direktlieferungen durchführen. Microsoft Learn, Dynamics 365 Business Central, Stand 05.03.2026. learn.microsoft.com, abgerufen am 12.11.2026.

[15] § 3 Abs. 6a Umsatzsteuergesetz. gesetze-im-internet.de, abgerufen am 12.11.2026.

[16] § 25b Abs. 1 Umsatzsteuergesetz. gesetze-im-internet.de, abgerufen am 12.11.2026.

[17] GS1 Germany: EANCOM. gs1-germany.de, Seite ohne Datum, abgerufen am 12.11.2026.

[18] BME: BMEcat. bme.de, abgerufen am 12.11.2026.

[19] ETIM International: ETIM, the international classification standard for technical products. etim-international.com, abgerufen am 12.11.2026.

[20] Find-Your-ERP: Chargenverfolgung im ERP (zu Art. 18 VO (EG) Nr. 178/2002). find-your-erp.de, Stand November 2026.

[21] § 52a Abs. 1 Arzneimittelgesetz. gesetze-im-internet.de, abgerufen am 12.11.2026.

Kostenlose Vorauswahl für Ihr Unternehmen

Geben Sie die Website Ihres Unternehmens ein. Die Vorauswahl leitet daraus ein Anforderungsprofil ab und vergleicht es mit dokumentierten ERP-Projekten. Eine Registrierung ist dafür nicht nötig.

Zum Ausprobieren: eintragen und starten.

Dr. Benedict Bender
Co-Founder der Sectorlens GmbH

Besprechen Sie Ihre Auswahl im Großhandel mit Dr. Benedict Bender

Im Erstgespräch klären wir, welche Systemklassen für Ihr Geschäftsmodell in Frage kommen und welche Fälle in die Demo gehören. 30 Minuten, kostenlos und unverbindlich. Dabei zählt allein das Interesse Ihres Unternehmens.

Sie haben eine Frage? Dann schicken Sie uns gern eine Nachricht.