ERP für Dienstleister: ERP, PSA-Software oder beides
Ein ERP für Dienstleister richtet sich nach dem Geschäftsmodell, nicht nach dem Branchennamen. Wer Projekte und Wissen verkauft, braucht vor allem saubere Zeiterfassung, Abrechnung und Projektmarge; dafür reicht oft eine PSA-Software (Professional Services Automation) mit Anbindung an die Buchhaltung. Wer Personal in Schichten einsetzt, Immobilien verwaltet oder Anlagen wartet, hat andere Kernprozesse und landet häufig bei Branchensoftware oder einem ERP mit Servicemodul. Ein ERP wird nötig, sobald Ware, eine eigene Finanzbuchhaltung, mehrere Gesellschaften oder viele wiederkehrende Verträge dazukommen.
Von Tim Körppen, Co-Founder der Sectorlens GmbH, der Firma hinter Find-Your-Software · Stand: November 2026
Kernaussagen
Dienstleister unterscheiden sich vor allem darin, was sie abrechnen: Stunden im Projekt, Einsätze im Schichtplan, Mieten und Nebenkosten oder Verträge mit Material. Daraus folgt die passende Systemart, nicht aus dem Wort Dienstleistung.
Das Etikett ERP sagt wenig. Mehrere PSA-Anbieter nennen ihre Software ERP und übergeben die Buchhaltung per Export. Entscheidend ist, wo Rechnung, Buchung und Marge entstehen.
Die Abrechnungsfälle entscheiden die Auswahl. Wer Festpreis, Retainer, Zuschläge oder Wartungsvertrag nicht mit echten Daten in der Demo durchspielt, rechnet später wieder in Tabellen ab.
Vier Geschäftsmodelle bestimmen, welche Software ein Dienstleister braucht
Unter „Dienstleister“ fallen Unternehmen, deren Abläufe wenig gemeinsam haben. Eine Unternehmensberatung, ein Sicherheitsdienst und eine Hausverwaltung verkaufen Leistungen, rechnen aber nach ganz verschiedener Logik ab. Wir ordnen sie deshalb nach Geschäftsmodell.
| Geschäftsmodell | Beispiele | Abgerechnet wird | Meist passend |
|---|---|---|---|
| Projekt- und wissensbasiert | Unternehmensberatung, IT-Dienstleister und Systemhaus, Ingenieur- und Architekturbüro, Agentur | Stunden, Festpreise, Retainer und Meilensteine je Projekt | PSA plus Buchhaltung oder ERP mit Projektmodul |
| Personal- und einsatzbasiert | Sicherheitsdienst, Gebäudereinigung und Facility Services, Personaldienstleister | Einsatzstunden je Objekt oder Kunde, im Lohn mit Zuschlägen | Branchensoftware für Einsatzplanung und Lohn, dazu Finanzbuchhaltung oder ERP |
| Objekt- und vertragsbasiert | Hausverwaltung, Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien | Mieten, Vorauszahlungen und Nebenkosten je Objekt und Einheit | Branchensoftware der Immobilienwirtschaft |
| Technischer Service und Wartung | Gebäude- und Haustechnik, Wartung von Anlagen, Maschinen und Geräten | Wartungsverträge, Einsätze mit Zeit und Material | ERP mit Servicemodul |
Viele Unternehmen verbinden mehrere Modelle, etwa ein Facility-Dienstleister mit Reinigung und Haustechnik. Dann bestimmt meist das Modell mit dem größten Umsatzanteil die Systemklasse, und die übrigen Abläufe gehören als eigene Fälle in die Demo. Was je Geschäftsmodell entscheidet, steht weiter unten im Abschnitt zu den Geschäftsmodellen.
Sechs Fragen entscheiden, ob ein ERP für Dienstleister oder eine PSA passt
Die Frage stellt sich vor allem im Projektgeschäft. PSA-Anbieter beschreiben ihre Software als Lösung „vom Angebot bis zur Abrechnung“ [1] oder als Anwendung, die Personen, Projekte, Zeit, Skills, Abrechnung und Umsatzrealisierung verbindet [2]. Unser Verständnis: Eine PSA führt das Projektgeschäft vom Angebot über Ressourcen und Zeiten bis zur Rechnung. Ein ERP führt zusätzlich das Hauptbuch mit Abschluss, dazu Einkauf, Lager und, wo nötig, mehrere Gesellschaften.
Die Begriffe verschwimmen: Projektron nennt BCS „Projektmanagement-Software & ERP für Dienstleister“ [3], troi spricht von „ERP-Software für projektbasierte Unternehmen“ [4], und mehrere dieser Anbieter übergeben Belege per DATEV-Export an die Buchhaltung [4][5]. Fragen Sie deshalb nicht, ob ein System ERP heißt, sondern wo Ihre Buchhaltung läuft und wo die Rechnung entsteht.
| Frage | PSA plus Buchhaltung reicht meist | ERP mit Projektmodul | ERP und PSA kombiniert |
|---|---|---|---|
| Führen Sie Ware, Material oder Ersatzteile? | nein, allenfalls weiterberechnete Fremdleistungen | ja: Einkauf, Lager, Seriennummern, Weiterverkauf von Hardware oder Lizenzen | das ERP führt Ware und Einkauf, die PSA Projekte und Zeiten |
| Wo läuft die Finanzbuchhaltung? | bei der Steuerberatung, Übergabe per Export | im eigenen Haus, mit Kostenrechnung und Monatsabschluss | im ERP; die PSA übergibt Rechnungen oder Buchungen |
| Wie viele Gesellschaften? | eine | mehrere, mit Leistungsverrechnung untereinander | Konzern mit vorgegebenem ERP |
| Wie rechnen Sie ab? | Aufwand, Festpreis, Retainer, Meilensteine | zusätzlich wiederkehrende Verträge und Material | Projekte in der PSA, Verträge und Ware im ERP |
| Wie wichtig ist die Ressourcenplanung? | Kernstärke der PSA | im ERP oft einfacher gehalten | die PSA plant und erfasst, das ERP bucht |
| Wer braucht die unfertigen Leistungen zum Stichtag? | die PSA liefert die Werte, die Buchhaltung bucht | Bewertung und Buchung im selben System | Übergabe zum Stichtag als Teil der Schnittstelle |
Die Spalten sind keine Größenklassen: Eine große Beratung mit externer Buchhaltung kann mit einer PSA gut arbeiten, ein kleines Systemhaus mit Hardware und Wartungsverträgen braucht oft schon ein ERP. Die Kombination lohnt sich vor allem, wo ein ERP gesetzt ist und sein Projektmodul im Alltag nicht trägt. Wie CRM und ERP zusammenspielen, beschreibt die Seite CRM und ERP: Abgrenzung und Integration auf find-your-crm.de.
Vier Systemklassen kommen für ein ERP bei Dienstleistern in Frage
Die Klassen unterscheiden sich darin, wie viel Projektgeschäft das System von Haus aus abbildet und ob es die Finanzbuchhaltung selbst führt. Ob Branchenfunktionen im Kern des Systems liegen, in einem Aufsatz eines Partners oder nur in Einstellungen, beschreibt unsere Seite Branchenlösung oder Standard-ERP. Verstehen Sie die Klassen als Typen zur Orientierung; viele Systeme liegen dazwischen.
| Systemklasse | Passt, wenn … | Passt weniger, wenn … |
|---|---|---|
| PSA-Spezialist (Buchhaltung meist über Export) | Sie reine Projektleistungen verkaufen und Zeiterfassung und Ressourcenplanung im Alltag tragen müssen | Sie Ware, Ersatzteile oder viele wiederkehrende Verträge führen oder mehrere Gesellschaften abschließen |
| Cloud-ERP mit Projektmodul (Finanzbuchhaltung im System, für kleine und mittlere Unternehmen) | Sie ein System von Angebot bis Buchung wollen und Ihre Projekte überschaubar strukturiert sind | Ressourcenplanung nach Skills zum Kern gehört; dann prüfen Sie das Projektmodul an Ihrem Planungsfall |
| Mittelstandssuite mit Branchenlösung für Projektdienstleister | Sie Projektgeschäft mit Branchenlogik verbinden, etwa Honorare nach Leistungsphasen | die Branchenlösung von einem kleinen Partner gepflegt wird, dessen Weiterentwicklung offen ist |
| Konzernsuite | Sie mit mehreren Gesellschaften international arbeiten, nach IFRS berichten oder ein Konzern-ERP vorgegeben ist | Einführung und Betrieb die eigene Organisation übersteigen |
Für einsatzbasierte Dienstleister und die Immobilienverwaltung kommen zusätzlich Branchenprogramme außerhalb dieser Klassen in Frage. Wie aus über 400 ERP-Systemen eine begründete Longlist wird, beschreibt die Phase Marktanalyse.
Systeme je Klasse im Auszug
Die Tabellen nennen Beispiele, keine vollständige Marktübersicht. Aufgenommen ist ein System nur, wenn der Hersteller auf seiner Website eine Lösung oder Funktionen für Dienstleister beschreibt. Was dort steht, haben wir nicht getestet; es sind Herstellerangaben, die Sie in der Demo prüfen.
PSA-Spezialisten
| System | Bauart | Dienstleisterbezug laut Hersteller |
|---|---|---|
| projectfacts | Unternehmenssoftware für Dienstleister | Projekte, Zeiten, CRM, Faktura und Tickets; DATEV-Export und E-Rechnung [5] |
| Projektron BCS | Projektmanagement-Software mit ERP-Funktionen | Zeiterfassung, Angebote, Rechnungen, Spesen; Einsatz u. a. in IT, Consulting und Agenturen [3] |
| troi | Software für projektbasierte Unternehmen | Zeiterfassung, Kalkulation, Ressourcenplanung; Lösungen für Retainer und für Leistungsphasen [4] |
| ZEP | Produktlinien von der Projektzeiterfassung bis „ERP für Professional Services“ | Projektzeit, Projektcontrolling, Angebot bis XRechnung; Schnittstelle zu DATEV [1] |
Alphabetisch sortiert, keine Rangfolge. Kein Anbieter kann seine Platzierung kaufen oder beeinflussen. Auswahl: Hersteller beschreibt eine Lösung für Dienstleister öffentlich; Angaben laut Hersteller, Stand November 2026.
Cloud-ERP mit Projektmodul
| System | Bauart | Dienstleisterbezug laut Hersteller |
|---|---|---|
| Haufe X360 | Cloud-ERP für den Mittelstand | Finanzbuchhaltung, CRM und Projektcontrolling; Serviceverträge mit automatisierter Abrechnung [6] |
| Myfactory | Cloud-ERP für kleine Unternehmen | Projekte, Ressourcen, Zeiten und Rechnungen; Finanzbuchhaltung im System [7] |
| Scopevisio | Cloud-ERP für den Mittelstand | Projektkalkulation, Zeiterfassung, Abrechnung, Finanzbuchhaltung und Personal [8] |
| weclapp, Tarif ERP Dienstleistung | Cloud-ERP für KMU | für Consulting, Agentur und IT-Beratung: Projekte mit Leistungsnachweis, Zeiterfassung, Finanzbuchhaltung [9] |
Alphabetisch sortiert, keine Rangfolge. Kein Anbieter kann seine Platzierung kaufen oder beeinflussen. Auswahl: Hersteller beschreibt eine Lösung für Dienstleister öffentlich; Angaben laut Hersteller, Stand November 2026.
Mittelstandssuiten mit Branchenlösung für Projektdienstleister
| System | Bauart | Dienstleisterbezug laut Hersteller |
|---|---|---|
| Deltek Vantagepoint | ERP des Herstellers für Projektdienstleister | ERP für Architektur-, Ingenieur- und Beratungsunternehmen [2] |
| KUMAVISION project365 | Branchenlösung auf Microsoft Dynamics 365 Business Central | HOAI-Unterstützung, Abrechnung nach Festpreis oder Aufwand, Zeiterfassung auf Leistungsphasen [10] |
Alphabetisch sortiert, keine Rangfolge. Kein Anbieter kann seine Platzierung kaufen oder beeinflussen. Auswahl: Hersteller beschreibt eine Lösung für Dienstleister öffentlich; Angaben laut Hersteller, Stand November 2026.
Konzernsuiten
| System | Bauart | Dienstleisterbezug laut Hersteller |
|---|---|---|
| Deltek Maconomy | Cloud-ERP für Professional Services | Finanzen, Projekte und Ressourcen für Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen [2] |
| Microsoft Dynamics 365 Project Operations | Projektanwendung, verbunden mit Dynamics 365 Finance | Festpreis-, Zeit- und Vorschussverträge, Ressourcenplanung nach Kompetenzen [11] |
| SAP Cloud ERP mit SAP Project and Resource Management | Konzernsuite mit Anwendungen für Dienstleister | fakturierbare Auslastung, Ressourcenplanung, Abrechnungspläne nach Meilensteinen [12] |
Alphabetisch sortiert, keine Rangfolge. Kein Anbieter kann seine Platzierung kaufen oder beeinflussen. Auswahl: Hersteller beschreibt eine Lösung für Dienstleister öffentlich; Angaben laut Hersteller, Stand November 2026.
Welche Systeme zu Ihrem Unternehmen passen, zeigt die Vorauswahl am Ende dieser Seite. Sie vergleicht Ihr Profil mit dokumentierten ERP-Projekten.
Diese sechs Abläufe trennen ein Dienstleister-ERP von Zeiterfassung mit Rechnung
Im Projektgeschäft hängen die Abläufe an einer Belegkette und an denselben Stammdaten.
Angebot und Projekt bleiben über die Kalkulation verbunden
Die Marge beginnt im Angebot. Intern zählen andere Sätze als im Verkauf, denn die Kosten einer Stunde unterscheiden sich vom Verkaufspreis. Ändert der Kunde den Umfang, erhöht ein Nachtrag das Budget nachvollziehbar.
Woran Sie im System erkennen, ob es das kann
- Interne Kostensätze und Verkaufssätze sind getrennt gepflegt
- Ein angenommenes Angebot wird zum Projekt mit Budget und Abrechnungsart, ohne Nacherfassung
- Nachträge erhöhen das Budget und lassen sich getrennt abrechnen
- Kundenrahmenverträge mit Sondersätzen greifen automatisch
Ressourcen- und Einsatzplanung braucht gepflegte Qualifikationen
Im Projektgeschäft plant man Personen mit Skills gegen Projekte und Vertriebspipeline, im Einsatzgeschäft Schichten gegen Objekte und Dienstpläne. PSA-Systeme sind in der Projektplanung stark, viele ERP-Projektmodule planen einfacher. Wie gut ein System plant, hängt weniger an der Funktion als an der Pflege von Qualifikationen und Abwesenheiten.
Woran Sie im System erkennen, ob es das kann
- Eine Anfrage nach Rolle oder Qualifikation und Zeitraum liefert Personen mit freier Kapazität
- Abwesenheiten kommen aus derselben Quelle wie die Arbeitszeit
- Die Auslastung ist für alle Teams gleich definiert und gerechnet
Projektzeit und Arbeitszeit sind zwei verschiedene Erfassungen
Projektzeit sagt, welche Leistung für welchen Kunden erbracht wurde, Arbeitszeit, wann gearbeitet wurde. Nach dem Bundesarbeitsgericht müssen Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen [13]. Prüfen Sie, ob Pausen, interne Zeiten und Reisezeiten in der Arbeitszeit landen, ohne auf der Rechnung zu erscheinen. Wer am Freitag die ganze Woche nachträgt, liefert ungenaue Zeiten und späte Rechnungen; eine App, die Mitarbeitende gern benutzen, ist deshalb ein Auswahlkriterium.
Woran Sie im System erkennen, ob es das kann
- Arbeitszeit und Projektzeit werden getrennt ausgewertet, auch bei Erfassung in einem Schritt
- Die Projektleitung gibt Zeiten vor der Rechnung frei, abgerechnete Zeiten sind festgeschrieben
- Spesen und Freelancer-Rechnungen lassen sich dem Projekt zuordnen und weiterberechnen
- Die mobile Erfassung funktioniert ohne Schulung und offline
Jedes Abrechnungsmodell braucht eine eigene Logik im System
Die meisten Dienstleister rechnen nach mehreren Modellen ab, oft für denselben Kunden. Eine Software, die Aufwand sauber abrechnet, kann an Festpreis oder Retainer scheitern.
| Modell | Was das System können muss | Wo es in der Praxis bricht |
|---|---|---|
| Aufwand | Sätze je Rolle, Kunde oder Vertrag; Freigabe vor der Rechnung; Leistungsnachweis | Sondersätze, nachgetragene Stunden |
| Festpreis | Budget gegen Ist, Restaufwand, Abschlags- und Schlussrechnung | Überschreitung wird erst am Ende sichtbar |
| Meilenstein | Abrechnungsplan mit Terminen und Beträgen | verschobene Meilensteine, Teilabnahmen |
| Retainer und Kontingent | fester Betrag je Zeitraum, Verbrauch, Regeln für Mehrstunden und Übertrag | Mehrstunden, Kontingente über den Jahreswechsel |
| Einsatzstunden je Objekt | Stunden aus dem Einsatzplan, Sätze je Objekt und Uhrzeit | Zuschläge, kurzfristige Vertretungen |
| Wiederkehrender Vertrag | Laufzeit, Rhythmus, Kündigungsfrist, Preisänderung zum Stichtag | Leistungen außerhalb des Vertrags |
Beim Werkvertrag kann der Unternehmer Abschlagszahlungen in Höhe der erbrachten Leistungen verlangen und muss sie durch eine nachvollziehbare Aufstellung belegen [14]. Für Umsätze ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen [15]. Den Einzelfall klärt Ihre Steuerberatung.
Woran Sie im System erkennen, ob es das kann
- Für einen Kunden laufen Aufwands-, Festpreis- und Retainerprojekte nebeneinander
- Abschlagsrechnungen werden in der Schlussrechnung verrechnet
- Ein Retainer zeigt Kontingent, Verbrauch und Rest
- Jede Rechnung lässt sich als E-Rechnung im verlangten Format erzeugen
Unfertige Leistungen gehören zum Abschluss, nicht nur ins Controlling
Nach Handelsrecht dürfen Gewinne nur berücksichtigt werden, wenn sie am Abschlussstichtag realisiert sind [16]. Läuft ein Festpreisprojekt über den Stichtag, steht die erbrachte, noch nicht abgerechnete Leistung deshalb als unfertige Leistung im Vorratsvermögen [17]. Wer nach IFRS berichtet, erfasst Dienstleistungen typischerweise über einen Zeitraum, also nach Leistungsfortschritt [18]. Wie bewertet wird, legen Steuerberatung und Abschlussprüfung fest; das System muss die Zahlen je Projekt und Stichtag liefern.
Woran Sie im System erkennen, ob es das kann
- Zum Stichtag zeigt eine Liste je Projekt die erbrachte, nicht abgerechnete Leistung in Stunden und Euro
- Anzahlungen und Abschlagsrechnungen stehen getrennt von der erbrachten Leistung
- Die Bewertung lässt sich zu Kostensätzen rechnen
- Die Werte gehen nachvollziehbar an die Finanzbuchhaltung
Service- und Wartungsverträge rechnen wiederkehrend ab
Systemhäuser, technische und viele IT-Dienstleister verdienen einen wachsenden Teil ihres Umsatzes mit Verträgen, dazu mit Einsätzen außerhalb des Vertrags, oft mit Material. Viele ERP bringen dafür ein Servicemodul mit Verträgen, Serviceaufträgen und Ersatzteilen mit [19][6]; in reinen PSA-Systemen ist dieser Teil häufig dünner.
Woran Sie im System erkennen, ob es das kann
- Verträge tragen Laufzeit, Kündigungsfrist, Abrechnungsrhythmus und Preisänderungen mit Gültigkeitsdatum
- Die wiederkehrende Rechnung entsteht für alle fälligen Verträge in einem Lauf
- Einsätze außerhalb des Vertrags werden mit Zeit und Material abrechenbar
- Tickets mit Zeitbuchung verbrauchen das Kontingent des richtigen Vertrags
Jedes Geschäftsmodell setzt eigene Schwerpunkte
Projekt- und wissensbasierte Dienstleister
Hier stellt sich die Frage ERP oder PSA am deutlichsten. Reine Projektdienstleister mit einer Gesellschaft und Buchhaltung bei der Steuerberatung sind mit einer PSA oft wirtschaftlicher aufgestellt; mit Ware, eigener Finanzbuchhaltung oder mehreren Gesellschaften rückt ein ERP in den Blick.
Unternehmensberatung
Tagessätze, Reisekosten, Mandate mit Rahmenverträgen und Kontingenten; gesteuert wird über die Auslastung. Systeme, Preise und Rechtsfragen speziell für Beratungen stellt der Ratgeber Software für Beratungen auf find-your-software.de zusammen.
IT-Dienstleister und Systemhäuser
Projekte, Managed Services, Tickets, Lizenzen und Hardware laufen nebeneinander. Sobald Ware und Verträge dazugehören, wird die Systemwahl zur ERP-Frage; ein Hersteller ordnet das Systemhaus ausdrücklich seinem Tarif mit Warenwirtschaft zu [9]. Sind Mitarbeitende beim Kunden eingegliedert und an seine Weisungen gebunden, liegt Arbeitnehmerüberlassung vor, die eine Erlaubnis braucht und beim selben Entleiher auf 18 Monate begrenzt ist [20].
Ingenieur- und Architekturbüros
Die HOAI gliedert die Grundleistungen für Gebäude in neun Leistungsphasen mit Prozentsätzen des Honorars; Abschlagszahlungen richten sich nach § 632a BGB [21]. Das System muss das Honorar je Leistungsphase führen, Zeiten auf Leistungsphasen buchen und den Fortschritt für die Abschlagsrechnung ausweisen. Einige Anbieter nennen HOAI-Unterstützung ausdrücklich [10].
Agenturen
Retainer, Kampagnenbudgets und Fremdkosten für Produktion oder Media, die mit Aufschlag weiterberechnet werden. Unternehmen, die Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit für Dritte betreiben, sind zur Künstlersozialabgabe verpflichtet [22]; das System sollte Honorare an selbständige Kreative dafür kennzeichnen.
Personal- und einsatzbasierte Dienstleister
Sicherheitsdienste, Gebäudereinigung und Facility Services, Personaldienstleister: Hier ist die Einsatzplanung das Herz des Geschäfts. Schichten werden je Objekt oder Kunde geplant, Qualifikationen und Fristen geprüft, Stunden aus dem Dienstplan fließen in die Rechnung an den Kunden und in den Lohn. Eine PSA passt dazu kaum, weil sie in Projekten denkt, nicht in Schichten. In der Praxis trägt meist Branchensoftware für Einsatzplanung und Lohn den Kern, verbunden mit einer Finanzbuchhaltung oder einem ERP.
Jede Teilbranche bringt eigene Pflichten mit, die das System abbilden muss. Wer gewerbsmäßig bewacht, braucht eine Erlaubnis nach § 34a der Gewerbeordnung [23]. Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit sind bis zu bestimmten Sätzen steuerfrei, was die Lohnabrechnung je Stunde unterscheiden muss [24]. Bei Reinigungsleistungen an ein Unternehmen, das selbst nachhaltig Gebäude reinigt, schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer [25]. Personaldienstleister brauchen eine Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung und müssen Leiharbeitnehmern grundsätzlich die Arbeitsbedingungen vergleichbarer Beschäftigter des Entleihers gewähren [20].
Objekt- und vertragsbasierte Dienstleister
In der Haus- und Immobilienverwaltung stehen Objekte, Einheiten, Mietverträge und Eigentümer im Mittelpunkt. Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen, spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums [26]. Diese Logik bringen allgemeine ERP-Systeme selten mit; meist ist Branchensoftware der Immobilienwirtschaft der richtige Weg, ein ERP nur mit entsprechender Branchenlösung. Einen Überblick gibt der Ratgeber Software für Immobilienverwaltung auf find-your-software.de.
Technischer Service und Wartung
Technische Dienstleister planen Einsätze nach Qualifikation, Ort und Termin, verbrauchen Ersatzteile und rechnen nach Vertrag oder Einsatz ab. Ersatzteile, Seriennummern der betreuten Anlagen und Verträge sprechen hier fast immer für ein ERP mit Servicemodul. Business Central etwa führt im Standard Serviceaufträge, Ersatzteile, Verträge und die Zuweisung von Servicepersonal nach Qualifikation [19]. Wann eine eigene Field-Service-Software dazukommt, beschreibt die Seite Field Service im CRM oder ERP auf find-your-software.de.
Woran Auswahlprojekte bei Dienstleistern scheitern
Praxiseinschätzung von Tim Körppen
Co-Founder der Sectorlens GmbH, der Firma hinter Find-Your-Software
Seine Schwerpunkte sind Dienstleistungsunternehmen sowie Data Analytics und Business Intelligence. Als Projektleiter hat er Projekte geführt; bei Sectorlens verantwortet er Technologie und Betrieb der Plattform.
In Auswahlprojekten bei Dienstleistern sieht Tim Körppen immer wieder dieselben Fehler. Keiner davon liegt an der Software.
- Das Geschäftsmodell wird angenommen, nicht bestimmt. Gesucht wird „ein ERP für Dienstleister“, obwohl das Unternehmen Projekte, Verträge und Einsätze nebeneinander abrechnet. Erst die Frage, womit der größte Teil des Umsatzes entsteht, ordnet die Systemklasse.
- Die Demo zeigt Aufwandsabrechnung, verkauft werden Festpreis, Retainer und Verträge. Abrechnung nach Stunden kann fast jedes System. Einen überzogenen Festpreis oder einen Wartungsvertrag mit Zusatzeinsatz sieht man nur, wenn man die eigenen Fälle mitbringt.
- Die Buchhaltungsfrage wird zu spät gestellt. Wo die Finanzbuchhaltung läuft, im neuen System oder bei der Steuerberatung, entscheidet zwischen PSA und ERP. Ein DATEV-Export ist keine Finanzbuchhaltung.
- Die Zeiterfassung wird als Formalie behandelt. Getestet wird von der Geschäftsführung, gebucht wird von allen anderen. Wird nicht zeitnah gebucht, stimmen weder Rechnungen noch Auslastung.
- Unfertige Leistungen tauchen erst beim Jahresabschluss auf. Wie laufende Festpreisprojekte zum Stichtag bewertet werden, steht in keinem Lastenheft, bis die Steuerberatung nach dem ersten Jahr fragt.
Sein Rat für den Einstieg: Legen Sie vor den ersten Anbietergesprächen fest, welches Geschäftsmodell den Kern bildet, wo die Finanzbuchhaltung künftig läuft und welche Abrechnungsfälle aus dem letzten Quartal jedes System zeigen muss. Dann lassen sich PSA, ERP und Branchensoftware an denselben Fällen vergleichen.
Wie Sie Anbieterpräsentationen so vorbereiten, dass Ihre Fälle gezeigt werden, beschreibt die Phase Anbieterpräsentationen.
Acht Fälle, die ein Anbieter in der Demo durchspielen sollte
Geben Sie den Anbietern diese Fälle mit Ihren echten Daten vorab und bewerten Sie, was im Standard läuft.
| Fall | Woran Sie erkennen, dass es trägt |
|---|---|
| Festpreisprojekt mit drei Meilensteinen, das beim zweiten über Budget liegt | Abschlagsrechnungen je Meilenstein, Warnung vor der Überschreitung, erwartete Marge sichtbar |
| Retainer, dessen Monatskontingent einmal überschritten und einmal nicht ausgeschöpft wird | Rechnung mit Pauschale und Mehrstunden, Übertrag oder Verfall nach Vertrag |
| Aufwandsprojekt für einen Kunden mit Rahmenvertrag und Sondersätzen | jeder Satz stimmt mit Ihrer letzten echten Rechnung überein |
| Stunden, die nach der Rechnungsstellung nachgetragen werden | abgerechnete Zeiten bleiben festgeschrieben, die Nachbuchung landet in der Klärung |
| Monatsabschluss mit zwei laufenden Festpreisprojekten | Liste der unfertigen Leistungen je Projekt, getrennt von Anzahlungen |
| Wartungsvertrag mit Vorauszahlung und einem Einsatz mit Ersatzteil außerhalb des Vertrags | Vertragsrechnung und Einsatzrechnung, Ersatzteil aus dem Bestand gebucht |
| Monatsrechnung für ein Objekt mit Nacht- und Feiertagsstunden | Stunden aus dem Einsatzplan, Zuschläge im Lohn und Rechnung an den Kunden stimmen überein |
| Abschlagsrechnung als E-Rechnung | Datei wird erzeugt und von einem Prüfwerkzeug als gültig gelesen |
Bringen die Präsentationen kein klares Bild, klärt ein Proof of Concept mit dem Favoriten die letzten offenen Fälle.
Häufige Fragen
Wir nutzen noch SAP ECC. Müssen wir für das Projektgeschäft auf S/4HANA wechseln?
Nicht zwangsläufig. Der Wechsel ist eine neue Auswahlentscheidung mit drei Wegen: SAP S/4HANA, ein anderes ERP mit Projektmodul oder ein Finanz-ERP mit einer PSA daneben. Mit mehreren Gesellschaften, Konzernberichten und SAP-Wissen im Haus spricht oft viel für S/4HANA, ohne Ware und mit wenigen Gesellschaften lohnt der Blick auf die anderen Wege. Die Optionen beschreibt der Beitrag SAP ECC: Optionen für den Umstieg auf find-your-software.de.
Können wir mit einer PSA starten und später ein ERP ergänzen?
Ja, das ist ein häufiger Weg. Achten Sie auf offene Schnittstellen und einen Export von Rechnungen und Buchungen, den ein ERP später übernehmen kann, und legen Sie schon heute fest, welches System Kunden, Projekte und Rechnungen führt. Kommt das ERP dazu, wandert meist die Buchung dorthin, Zeiterfassung und Ressourcenplanung bleiben in der PSA.
Wie kommen laufende Projekte, Budgets und offene Kontingente ins neue System?
Laufende Projekte werden zum Stichtag übernommen: Budget, erfasste Stunden, abgerechneter Stand und offene Nachträge. Retainer brauchen den Kontingentstand, Festpreisprojekte den Wert der unfertigen Leistungen, abgestimmt mit der Buchhaltung. Legen Sie den Stichtag auf ein Monatsende. Mehr dazu im Beitrag Datenmigration im ERP-Projekt.
Vertiefungen
Branchen-ERP, Aufsatz oder Vorlage: was die Bauart für Pflege und Abhängigkeit bedeutet
Wie Abrechnungsmodelle und Vertragsarten zu prüfbaren Anforderungen werden
Was das System im Standard kann und wo Anpassung beginnt
Projektleitung und Change Management in der Einführung, auch bei Dienstleistern
Quellen
[1] ZEP: Software für Projektgeschäft und Professional Services. zep.de, abgerufen am 14.11.2026.
[2] Deltek: Deltek Maconomy, Enterprise ERP for Professional Services (mit Produktübersicht Polaris und Vantagepoint). deltek.com, abgerufen am 14.11.2026.
[3] Projektron: BCS, Projektmanagement-Software und ERP für Dienstleister. projektron.de, abgerufen am 14.11.2026.
[4] troi: ERP-Software für projektbasierte Unternehmen. troi.de, abgerufen am 14.11.2026.
[5] projectfacts: Unternehmenssoftware für Dienstleister. projectfacts.de, abgerufen am 14.11.2026.
[6] Haufe X360: ERP-Software für Dienstleister. haufe-x360.de, abgerufen am 14.11.2026.
[7] Myfactory: ERP für Dienstleister. myfactory.com, abgerufen am 14.11.2026.
[8] Scopevisio: ERP für Dienstleister. scopevisio.com, abgerufen am 14.11.2026.
[9] weclapp: Preise und Funktionen. weclapp.com, abgerufen am 14.11.2026.
[10] KUMAVISION: ERP für Dienstleister (project365); ERP für Ingenieurbüros. kumavision.com, kumavision.com, abgerufen am 14.11.2026.
[11] Microsoft: Dynamics 365 Project Operations. microsoft.com, abgerufen am 14.11.2026.
[12] SAP: Software für Dienstleistungsunternehmen. sap.com, abgerufen am 14.11.2026.
[13] Bundesarbeitsgericht: Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21. bundesarbeitsgericht.de, abgerufen am 14.11.2026.
[14] § 632a Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch. gesetze-im-internet.de, abgerufen am 14.11.2026.
[15] § 27 Abs. 38 Umsatzsteuergesetz. gesetze-im-internet.de, abgerufen am 14.11.2026.
[16] § 252 Abs. 1 Nr. 4 Handelsgesetzbuch. gesetze-im-internet.de, abgerufen am 14.11.2026.
[17] § 266 Abs. 2 Handelsgesetzbuch. gesetze-im-internet.de, abgerufen am 14.11.2026.
[18] IFRS Foundation: IFRS 15 Revenue from Contracts with Customers. ifrs.org, abgerufen am 14.11.2026.
[19] Microsoft: Dienstverwaltung. Microsoft Learn, Dynamics 365 Business Central, Stand 16.07.2026. learn.microsoft.com, abgerufen am 14.11.2026.
[20] § 1 und § 8 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz. gesetze-im-internet.de, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 14.11.2026.
[21] § 15 und § 34 Honorarordnung für Architekten und Ingenieure. gesetze-im-internet.de, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 14.11.2026.
[22] § 24 Künstlersozialversicherungsgesetz. gesetze-im-internet.de, abgerufen am 14.11.2026.
[23] § 34a Abs. 1 Gewerbeordnung. gesetze-im-internet.de, abgerufen am 14.11.2026.
[24] § 3b Einkommensteuergesetz. gesetze-im-internet.de, abgerufen am 14.11.2026.
[25] § 13b Abs. 2 Nr. 8 und Abs. 5 Umsatzsteuergesetz. gesetze-im-internet.de, abgerufen am 14.11.2026.
[26] § 556 Abs. 3 Bürgerliches Gesetzbuch. gesetze-im-internet.de, abgerufen am 14.11.2026.
Kostenlose Vorauswahl für Ihr Unternehmen
Geben Sie die Website Ihres Unternehmens ein. Die Vorauswahl leitet daraus ein Anforderungsprofil ab und vergleicht es mit dokumentierten ERP-Projekten. Eine Registrierung ist dafür nicht nötig.
Zum Ausprobieren: eintragen und starten.
Dr. Benedict Bender
Co-Founder der Sectorlens GmbH
Besprechen Sie Ihre Systemwahl mit Dr. Benedict Bender
Im Erstgespräch klären wir, ob für Ihr Geschäft eine PSA, ein ERP, eine Branchensoftware oder die Kombination passt und welche Abrechnungsfälle in die Demo gehören. Für die fachliche Vertiefung kommt Tim Körppen dazu. 30 Minuten, kostenlos und unverbindlich. Dabei zählt allein das Interesse Ihres Unternehmens.
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