Referenzbesuch in der ERP-Auswahl
Stand: November 2026
Beim Referenzbesuch sieht sich ein Unternehmen das System der engeren Wahl im laufenden Betrieb bei einem bestehenden Kunden des Anbieters an. Wir empfehlen ihn in jeder Feinauswahl, also mit dem einen oder den zwei Anbietern, die nach Präsentationen und Workshops übrig sind. Er zeigt, was keine Präsentation zeigen kann: wie das System nach der Einführung im Alltag läuft und wie das Projekt dorthin verlief. Den Kunden für diesen Besuch schlägt meist der Anbieter vor. Was der Besuch wert ist, hängt deshalb an den Kriterien, mit denen das Unternehmen die Referenz prüft, und an den Fragen, die es mitbringt.
Kernaussagen
- Der Anbieter nennt Referenzkunden, von denen er ein gutes Urteil erwartet. Belastbar wird der Besuch erst, wenn das Unternehmen die Vorschläge an den eigenen kritischen Punkten misst und mehr als einen Vorschlag erbittet.
- Eine passende Referenz kommt dem eigenen Unternehmen bei Branche, Mengengerüst und eingesetzten Modulen nahe. Führt ein Partner das System ein, sollte es derselbe Implementierungspartner sein.
- Ergiebig wird der Besuch mit einer Fragenliste aus den kritischen Punkten und mit den Key Usern, die das System später tragen. Preise, Kundendaten und Interna erfährt man dort nicht.
- Die Befunde gehören schriftlich in die Entscheidungsvorlage. Bleibt ein kritischer Punkt offen, klärt ihn ein Proof of Concept im Zielsystem.
Lexikon und Vergaberecht sehen die Referenz als Nachweis des Anbieters
Einen Lexikoneintrag zum Referenzbesuch gibt es im Gabler Wirtschaftslexikon nicht, wohl aber zu den Begriffen, auf denen er aufbaut. Vier Fassungen nebeneinander:
| Quelle | Was dort gemeint ist | Blickwinkel |
|---|---|---|
| Gabler Wirtschaftslexikon, Referenzanwender [1] | Ein Anwender eines Produkts, den der Hersteller einem Interessenten als Referenz benennen kann. Viele Referenzanwender sind auch bereit, Interessenten die Anwendung vorzuführen | Marketing des Herstellers |
| Gabler Wirtschaftslexikon, Referenzanlage bzw. -leistung [2] | Anlagen oder Leistungen, mit denen ein Hersteller seine Problemlösungsfähigkeit im realen Einsatz gegenüber möglichen Kunden beweisen kann; ein wichtiger Akquisitionsfaktor im Investitionsgütermarketing | Vertrieb im Investitionsgütergeschäft |
| Vergabeverordnung, § 46 Abs. 3 Nr. 1 [3] | Referenzen als Beleg der Leistungsfähigkeit eines Bieters: eine Liste der wesentlichen Leistungen der letzten höchstens drei Jahre mit Wert, Zeitpunkt und Empfänger | öffentliche Vergabe, Eignungsnachweis |
| ERP-Glossar von Find-Your-ERP | Beim Referenzbesuch sieht sich ein Unternehmen ein System im laufenden Betrieb bei einem bestehenden Kunden des Anbieters an | Auswahl, Sicht des Käufers |
Drei der vier Fassungen beschreiben die Referenz aus Sicht des Anbieters: als Kunden, den er benennt, als Mittel der Akquisition oder als Liste, die er vorlegt [1] [2] [3]. Für das Unternehmen, das auswählt, ist das die Ausgangslage. Es sieht zunächst, was der Anbieter zeigen möchte, und muss selbst dafür sorgen, dass es sieht, was es wissen muss.
Von den übrigen Schritten der Feinauswahl unterscheidet sich der Besuch im Gegenstand. Die Anbieterpräsentation zeigt, was ein System kann, der Prozessworkshop, wie es die eigenen Abläufe abbilden würde, und ein Proof of Concept, ob ein kritischer Punkt machbar ist. Nur der Referenzbesuch zeigt ein eingeführtes System im Alltag eines anderen Unternehmens.
Unser Verständnis
Der Referenzbesuch ist für uns ein fester Schritt der Feinauswahl: der Besuch bei einem Kunden, der das System der engeren Wahl produktiv nutzt und dem eigenen Unternehmen in den kritischen Punkten nahekommt. Er prüft zweierlei, den Betrieb des Systems im Alltag und den Verlauf der Einführung mit Anbieter und Implementierungspartner. Sinnvoll ist er, sobald nach Präsentationen und Workshops nur noch ein oder zwei Anbieter übrig sind; deshalb empfehlen wir ihn in jeder Feinauswahl.
Den Referenzkunden schlägt der Anbieter vor, die Kriterien legt das Unternehmen fest
Dass ein Anbieter Kunden nennt, von denen er ein gutes Urteil erwartet, folgt aus der Rolle der Referenz in seinem Vertrieb [2]. Verzerrt wird die Auswahl erst, wenn das Unternehmen den ersten Vorschlag annimmt, ohne ihn an den eigenen kritischen Punkten zu messen. Diese Punkte stehen fest, bevor der Anbieter nach Referenzen gefragt wird. Was kritisch ist, hängt vom Anwendungsfall ab; meist gehören Branche und Fertigungstyp dazu, das Mengengerüst, also Aufträge, Artikel, Nutzer und Standorte, und die eingesetzten Module.
Zwei weitere Kriterien gehen leicht unter. Führt ein Partner das System ein, sollte die Referenz von demselben Implementierungspartner stammen, denn dasselbe System kann mit zwei Partnern zu sehr unterschiedlichen Projekten führen. Und der Go-Live sollte weder zu frisch noch zu lange her sein. Ein Kunde mitten in der Hypercare kennt den Alltag noch nicht, einer mit vielen Jahren Betrieb oft einen älteren Releasestand und ein anderes Projektteam. Am besten gleicht die Verzerrung aus, wer mehrere Vorschläge erbittet und selbst auswählt.
Ein Beispiel: Ein Hersteller von Kunststoffverpackungen mit zwei Werken beliefert Lebensmittelhersteller und muss jede Charge vom Granulat bis zur Auslieferung verfolgen, also eine lückenlose Chargenverfolgung nachweisen. Nach den Prozessworkshops liegt ein System vorn, und der Anbieter schlägt drei Referenzkunden vor:
| Kritischer Punkt | Referenz A | Referenz B | Referenz C |
|---|---|---|---|
| Branche und Fertigungstyp | Maschinenbau, Einzelfertigung | Kunststoffverarbeitung, Serienfertigung | Lebensmittelzulieferer, Serienfertigung |
| Mengengerüst | wenige große Aufträge | ähnlich viele Aufträge je Tag | ähnlich viele Aufträge je Tag |
| Chargenverfolgung im Einsatz | nein | nein | ja |
| Mehrere Werke | ja | nein | ja |
| Implementierungspartner | ein anderer | derselbe | derselbe |
| Go-Live | vor acht Jahren | vor zwei Jahren | vor drei Jahren |
Beispielwerte zur Veranschaulichung.
Referenz A ist der bekannteste Name auf der Liste und erfüllt von den kritischen Punkten nur die mehreren Werke. Referenz B passt bei Branche, Mengengerüst und Partner, verfolgt aber keine Chargen und hat nur ein Werk. Referenz C kommt den kritischen Punkten am nächsten und bekommt den Besuch, mit B führt das Team ein Telefonat. Hätte keine der drei Chargen im Einsatz gehabt, wäre schon das ein Befund gewesen.
Eine Fragenliste aus den kritischen Punkten macht den Besuch ergiebig
Ein Referenzkunde gibt seine Zeit freiwillig. Eine Agenda, die vorab bei ihm liegt, nimmt darauf Rücksicht und sorgt dafür, dass die passenden Gesprächspartner im Raum sind. Die Fragen leiten sich aus denselben kritischen Punkten ab, nach denen die Referenz ausgewählt wurde. Den kritischen Ablauf lässt sich das Team am echten Vorgang zeigen; erzählt klingt jeder Ablauf runder.
| Thema | Frage an den Referenzkunden | Worauf das Team achtet |
|---|---|---|
| Ausgangslage | Warum haben Sie das System gewechselt, und welche Ziele hatten Sie? | ob Ziele und Ausgangslage den eigenen ähneln |
| Kritischer Ablauf | Können Sie uns den Ablauf im System zeigen, vom Auftrag bis zur Auslieferung? | gezeigt am echten Vorgang, nicht nur beschrieben |
| Umwege | Welche Arbeiten erledigen Sie heute neben dem System, etwa in Tabellen? | Workarounds, die in der Präsentation nicht vorkamen |
| Einführung | Was lief anders als geplant, bei Zeit, Umfang und Aufwand? | Offenheit; eine Antwort ohne Zahlen genügt |
| Partner | Wer aus dem Projektteam des Partners ist noch dabei, und wie ging er mit Problemen um? | Teamwechsel und Umgang mit Eskalationen |
| Go-Live | Wie verliefen die ersten Wochen nach dem Go-Live? | Zeit bis zum stabilen Betrieb, Unterstützung vor Ort |
| Updates | Wie laufen Updates bei Ihnen, und wer testet sie? | Aufwand je Release, Anpassungen, die bei Updates stören |
| Rückblick | Würden Sie wieder so entscheiden, und was würden Sie anders machen? | Die zweite Hälfte der Frage ist meist ergiebiger |
Die Liste ist ein Gerüst. Was nicht zu den eigenen kritischen Punkten passt, fällt weg, und für jeden kritischen Punkt kommt mindestens eine Frage hinzu.
Mitfahren sollten die Menschen, die das System später tragen
Die Key User der kritischen Prozesse sprechen mit ihren Gegenübern beim Referenzkunden und erkennen dort Umwege, die einer Führungskraft im Rundgang nicht auffallen. Die IT fragt nach Betrieb, Schnittstellen und Updates. Die Geschäftsführung spricht mit der Geschäftsführung des Referenzkunden darüber, wo das Projekt Rückendeckung von oben brauchte. Die Projektleitung hält den Ablauf zusammen. Wichtiger als die Zahl der Teilnehmer ist, dass jede Rolle ihre Fragen aus der Liste kennt und ihre Beobachtungen festhält.
Ein Telefonat ergänzt den Besuch vor Ort
Nicht jede Referenz rechtfertigt eine Reise. Den Besuch vor Ort bekommt die Referenz, die den kritischen Punkten am nächsten kommt; weitere Referenzen, Referenzen des Implementierungspartners und einzelne Fragen klärt ein Telefonat.
| Merkmal | Referenztelefonat | Besuch vor Ort |
|---|---|---|
| Aufwand | gering, kurzfristig zu vereinbaren | hoch, mit Anreise und Abstimmung beim Referenzkunden |
| Was das Team erfährt | Projektverlauf, Partner und Zufriedenheit aus Sicht eines Gesprächspartners | zusätzlich das System im Betrieb und die Sicht der Anwender |
| Gesprächspartner | meist Projektleitung oder IT | Projektleitung, Key User, IT, oft Geschäftsführung |
| Eignet sich für | weitere Referenzen, Referenzen des Partners, Einzelfragen | die Referenz, die den kritischen Punkten am nächsten kommt |
Ein Videogespräch mit geteiltem Bildschirm liegt dazwischen. Es zeigt Masken und Abläufe, aber nicht die Arbeitsplätze, an denen das System genutzt wird.
Preise, Kundendaten und Interna bleiben beim Referenzkunden
Manche Fragen beantwortet kein Referenzkunde, und wer sie trotzdem stellt, verschenkt Gesprächszeit. Preise und Vertragsklauseln sind Sache zwischen ihm und dem Anbieter. Ergiebiger ist die Frage, welche Kosten im Projekt hinzukamen, die im Angebot fehlten. Im laufenden System stehen Kunden- und Mitarbeiterdaten; viele Referenzkunden zeigen deshalb ausgewählte Masken oder ein Testsystem. Kennzahlen und Pläne bleiben im Haus, erst recht, wenn beide Unternehmen in derselben Branche tätig sind. Wer dort Wettbewerber besuchen müsste, findet oft bei einer Referenz mit demselben Ablauf in einer anderen Branche oder Region mehr Offenheit.
Auch die Antworten selbst haben eine Grenze. Aufwand und Dauer beim Referenzkunden lassen sich nicht auf das eigene Projekt übertragen, wohl aber die Art der Probleme und der Umgang von Anbieter und Partner mit ihnen.
Ein Besuch zählt erst mit seinen Befunden in der Entscheidungsvorlage
Noch am selben Tag hält das Team je Frage fest, was es gesehen und gehört hat, und trennt Beobachtung von Einschätzung. Jeder Befund fällt in eine von drei Gruppen. Bestätigt ist, was im Alltag so läuft, wie es die Präsentation gezeigt hat. Eine Abweichung, etwa ein Umweg, den der Anbieter nicht gezeigt hat, gehört in die Fit-Gap-Analyse und in Angebot und Vertrag. Ein offener kritischer Punkt wird in einem Proof of Concept geklärt.
In der Entscheidungsvorlage gehören die Befunde zur Perspektive „Einführungen und Referenzen“, neben Anforderungsabdeckung, Branchenerfahrung von System und Partner und Passung zum Unternehmen. Entscheiden muss das Unternehmen. In unseren Auswahlprojekten stimmen wir Kriterien und Fragenliste mit dem Projektteam ab, begleiten den Besuch und übertragen die Befunde in die Vorlage.
Zwei Irrtümer kosten den Besuch seinen Wert
Ein bekannter Name ist noch keine passende Referenz
Große, bekannte Kunden stehen auf vielen Referenzlisten weit oben. Ihr Projekt hatte oft ein anderes Mengengerüst und mehr Aufmerksamkeit des Anbieters, als ein mittelständisches Projekt erwarten kann. Über das eigene Vorhaben sagt ein solcher Besuch wenig.
Ein guter Besuch ersetzt keinen Proof of Concept
Der Referenzkunde zeigt seine Abläufe, nicht die eigenen. Hängt die Entscheidung an einem kritischen Punkt, den keine Referenz im Einsatz hat, bringt auch ein überzeugender Besuch keinen Nachweis. Den liefert erst ein Proof of Concept im Zielsystem.
Häufige Fragen
Sollte der Anbieter beim Referenzbesuch dabei sein?
Für einen Teil ja. Der Anbieter vermittelt den Kontakt und begleitet den Besuch meist. Ein Teil des Gesprächs sollte ohne ihn stattfinden, damit der Referenzkunde offen über Probleme und Nachträge sprechen kann. Das lässt sich bei der Terminabstimmung ansprechen; lehnt ein Anbieter es ab, ist auch das ein Befund.
Was tun, wenn der Anbieter keine passende Referenz nennen kann?
Das kann heißen, dass das System in diesem Segment neu ist oder der Partner es dort noch nicht eingeführt hat. Weiter helfen eine Referenz mit demselben kritischen Ablauf in einer anderen Branche, ein Gespräch mit einem anderen Kunden des Implementierungspartners oder ein Proof of Concept für den kritischen Punkt. In die Entscheidungsvorlage gehört der fehlende Nachweis als Risiko.
Kann man Referenzkunden auch ohne den Anbieter finden?
Ja. Anwendergruppen wie die Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe (DSAG), Branchenverbände und das eigene Netzwerk führen zu Unternehmen, die ein System einsetzen, ohne dass der Anbieter sie ausgesucht hat. Solche Gespräche gleichen die Auswahl durch den Anbieter aus und ergänzen den vereinbarten Besuch.
Weiterlesen
Das Vorgehensmodell, mit dem wir Auswahlprojekte führen, von der Vorauswahl bis zur Entscheidung.
Wie Szenarien und ein gemeinsames Drehbuch zeigen, was ein System kann, bevor die Feinauswahl beginnt.
Woran Sie eine Auswahlberatung erkennen, die zu Ihrem Projekt passt, und wie Sie ihre Referenzen prüfen.
Wie wir Unternehmen von der Standortbestimmung über die Systemauswahl bis zur Einführung begleiten.
Die Kurzdefinition und verwandte Begriffe wie Anbieterpräsentation, Proof of Concept und Implementierungspartner.
Quellen
[1] Kirchgeorg, M. (2018): Referenzanwender. Gabler Wirtschaftslexikon, Springer Gabler, abgerufen am 9. November 2026.
[2] Markgraf, D. (2018): Referenzanlage bzw. -leistung. Gabler Wirtschaftslexikon, Springer Gabler, abgerufen am 9. November 2026.
[3] Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung, VgV): § 46 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit. Gesetze im Internet, Bundesministerium der Justiz, abgerufen am 9. November 2026.
Dr. Benedict Bender
Co-Founder der Sectorlens GmbH
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