Fit-Gap-Analyse in der ERP-Auswahl
Stand: November 2026
Die Fit-Gap-Analyse prüft für jede Anforderung, ob ein ERP-System sie im Standard erfüllt, nur über einen Umweg oder gar nicht, und legt für jede Abweichung fest, wie sie gelöst wird. In der Auswahl entscheidet sie mit darüber, welches System ein Unternehmen kauft, in der Einführung darüber, was gebaut wird. Wie viel sie taugt, hängt weniger an der Methode als an der Messlatte. Wer die heutigen Abläufe zum Maßstab macht, findet vor allem Lücken zur Vergangenheit.
Kernaussagen
- Eine Fit-Gap-Analyse misst Systeme an Anforderungen, die aus Geschäftszielen abgeleitet sind. Gemessen am Ist-Prozess belohnt sie das System, das die Vergangenheit am besten nachbaut.
- Viele Lücken verschwinden, sobald das Team den Standard verstanden hat. Deshalb kommt die Vorführung des Standards vor der Liste der Lücken.
- Eine Lücke ist kein Auftrag zum Programmieren. Prozess anpassen, Konfiguration, Erweiterung und Drittlösung stehen zur Wahl, und trifft die Lücke ein Muss-Kriterium, scheidet das System aus.
- In der Auswahl entscheidet die Analyse über das System, in der Einführung über die Lösung. Lücken, die erst nach dem Vertrag auffallen, lassen sich nur noch teuer schließen oder umgehen.
Hersteller und Forschung beschreiben die Fit-Gap-Analyse aus verschiedenen Blickwinkeln
Hersteller beschreiben die Fit-Gap-Analyse in ihren Einführungsmethoden, die Forschung spricht von Fit und Misfit zwischen Organisation und System. Vier Fassungen nebeneinander:
| Quelle | Was dort gemeint ist | Blickwinkel |
|---|---|---|
| Microsoft, Implementierungsleitfaden für Dynamics 365 [1] | Zuerst vergleicht eine Fit-to-Standard-Analyse die Prozesse des Unternehmens mit den Standardprozessen und setzt so viel wie möglich per Konfiguration um. Danach identifiziert die Fit-Gap-Analyse die verbleibenden Lücken und entscheidet, ob sie über Anpassungen oder Erweiterungen geschlossen werden | Einführung, zwei Schritte |
| SAP, Einführungsmethode SAP Activate [3] | In Fit-to-Standard-Workshops werden Delta-Anforderungen gesammelt, also Lücken zum SAP-Standard, und mit Prioritäten und Aufwandsschätzungen in ein erstes Backlog übernommen | Einführung, in Sprints |
| Strong und Volkoff, MIS Quarterly 2010 [4] | Standardsoftware ist für allgemeine statt für spezifische Anforderungen gebaut und passt deshalb im Einzelfall selten vollständig. Abweichungen zeigen sich als Defizit, wenn etwas fehlt, oder als Zwang, wenn das System etwas vorschreibt. Sie betreffen Funktionen, Daten, Bedienbarkeit, Rollen, Kontrolle und Organisationskultur | Forschung, Einführung |
| ERP-Glossar von Find-Your-ERP | Die Fit-Gap-Analyse vergleicht die Anforderungen eines Unternehmens mit dem, was ein System im Standard leistet, und zeigt, wo Lücken bestehen | Auswahl und Einführung |
Beide Hersteller verorten die Analyse in der Einführung, wenn das System schon gewählt ist. In der Auswahl stellt sich dieselbe Frage früher, für mehrere Systeme und mit höherem Einsatz, denn hier geht es noch darum, ob ein System überhaupt infrage kommt. Nicht gemeint ist die Gap-Analyse des strategischen Managements. Sie stellt Abweichungen zwischen erwarteten Entwicklungen des Geschäfts dar und hat mit der Systemauswahl nichts zu tun [5].
Unser Verständnis
Die Fit-Gap-Analyse stuft jede priorisierte Anforderung danach ein, ob ein System sie im Standard einschließlich Konfiguration erfüllt, nur über einen Umweg oder gar nicht. Für jeden Umweg und jede Lücke hält sie fest, wie sie gelöst wird, was das kostet und welche Folgen es für Updates hat. Ihr Kern ist eine Unterscheidung: ob hinter einer Lücke ein Geschäftswert steht oder eine Gewohnheit. Fit-to-Standard und Fit-Gap-Analyse verstehen wir wie Microsoft als zwei Schritte derselben Arbeit, erst den Standard zeigen und einstellen, dann die verbleibenden Lücken bewerten [1].
Jede Anforderung bekommt eine von drei Einstufungen
Die Einstufung ist schnell gemacht, wenn die Anforderungen sauber sind: aus einem Geschäftsziel abgeleitet, prüfbar und priorisiert, mit wenigen Muss-Kriterien. Für eine ERP-Auswahl empfehlen wir 10 bis 15, wie der Beitrag ERP-Anforderungen richtig definieren begründet. Steht stattdessen der heutige Ablauf im Katalog, misst die Analyse jedes System daran, wie gut es die Vergangenheit nachbildet.
| Einstufung | Bedeutung | Was daraus folgt |
|---|---|---|
| Fit | Das System erfüllt die Anforderung im Standard, gegebenenfalls nach Konfiguration | Die Einstellung wird dokumentiert, sonst nichts |
| Workaround | Die Anforderung ist erfüllbar, aber nur über einen Umweg: einen zusätzlichen Arbeitsschritt, eine Liste neben dem System, einen anderen Prozessweg | bewusst akzeptieren, wenn der Umweg selten ist, sonst wie eine Lücke behandeln |
| Gap | Ohne Änderung an Prozess oder System ist die Anforderung nicht erfüllbar | Lösungsweg wählen, Aufwand und Folgen für Updates festhalten |
Der Workaround ist die tückischste Einstufung. Ein Umweg, der im Workshop harmlos wirkt, kostet bei jedem Vorgang Zeit und verlagert Daten aus dem System. Zu jedem Workaround gehört deshalb in die Liste, wie oft er vorkommt und wer ihn trägt.
Die meisten Listen fragen nur, was dem System fehlt. Strong und Volkoff beschreiben auch die Gegenrichtung: Das System schreibt etwas vor, das zum Unternehmen nicht passt [4], etwa einen festen Freigabeschritt, eine Rollentrennung oder eine Datenstruktur. Solche Zwänge stehen in keinem Anforderungskatalog, weil niemand eine Anforderung gegen etwas formuliert, das er noch nicht kennt. Sie zeigen sich erst, wenn Key User ihre Abläufe im System durchspielen.
Im Beispiel verlangen vier von sieben Anforderungen eine Entscheidung
Ein Hersteller von Industriepumpen fertigt Standardpumpen in Serie und baut Sonderausführungen auf Kundenauftrag. In den Prozessworkshops mit dem Anbieter, der sich in den Präsentationen durchgesetzt hat, stuft er sieben Anforderungen aus seinem Katalog so ein:
| Nr. | Anforderung | Priorität | Einstufung | Lösungsweg |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Angebot mit belastbarem Liefertermin innerhalb von 48 Stunden | Muss | Fit | Kapazitätsprüfung im Standard einstellen |
| 2 | Chargen von Gussteilen vom Lieferanten bis zum Kunden verfolgen | Muss | Fit | Standard |
| 3 | Bestellungen ab 5.000 Euro durch die Geschäftsführung freigeben | Soll | Fit | Freigabegrenze konfigurieren |
| 4 | Prioritätenliste der Disposition aus der heutigen Tabellenkalkulation nachbilden | Muss laut Fachbereich | Gap | Prozess anpassen, Priorisierung des Systems nutzen |
| 5 | Abrufaufträge eines Großkunden gegen seinen Rahmenvertrag führen | Soll | Workaround | Abrufe als Einzelaufträge, Restmenge in einer Liste; akzeptiert, weil nur ein Kunde betroffen ist |
| 6 | Sonderausführungen nach eigener Zuschlagslogik kalkulieren | Muss | Gap | Erweiterung an einem vorgesehenen Erweiterungspunkt |
| 7 | Prüfprotokolle vom Prüfstand je Seriennummer ablegen und dem Kunden bereitstellen | Soll | Gap | Drittlösung, das vorhandene Prüfsystem über eine Schnittstelle anbinden |
Beispielwerte zur Veranschaulichung.
Drei Anforderungen passen, zwei davon erst nach einer Einstellung. Anforderung 4 zeigt das häufigste Muster: Der Fachbereich hat seine heutige Liste zum Muss erklärt, das System bringt eine eigene Priorisierung mit. Die Lücke verschwindet, sobald die Disposition mit dem Standard arbeitet. Ein ähnlicher Fall steht im Beitrag zum ERP-Customizing: Nach zwei Wochen im Standard waren acht von elf als zwingend formulierten Anforderungen nicht mehr nötig. Anforderung 6 ist der seltene echte Fall, denn die Zuschlagslogik für Sonderausführungen ist ein Wettbewerbsvorteil und rechtfertigt eine Erweiterung.
Hätte ein zweites System die Chargenverfolgung aus Anforderung 2 nicht abgedeckt, wäre es ausgeschieden. Sie ist ein Muss, das Kunden vorgeben, und kein Umweg ersetzt sie.
Eine Lücke lässt sich auf fünf Wegen schließen, und Programmieren ist nur einer davon
Auch eine echte Lücke ist kein Auftrag zur Programmierung. Die Wege unterscheiden sich vor allem darin, was sie nach der Einführung kosten:
| Weg | Passt, wenn | Folge für Betrieb und Updates |
|---|---|---|
| Prozess an den Standard anpassen | die Abweichung aus Gewohnheit oder aus den Grenzen des Altsystems stammt | nichts im System zu pflegen; der Aufwand liegt in Schulung und Akzeptanz |
| Konfiguration | der Standard die Anforderung über Einstellungen abdeckt und die Lücke nur aus Unkenntnis entstand | bleibt bei Updates erhalten |
| Erweiterung | die Anforderung Geschäftswert hat und das System vorgesehene Erweiterungspunkte bietet, im System oder als Dienst daneben | eigene Tests bei jedem Update; ein Eingriff in den Kern bleibt die begründete Ausnahme |
| Drittlösung | eine spezialisierte Branchen- oder Partnerlösung die Lücke schon schließt | eine weitere Schnittstelle und ein weiterer Vertrag; die Verantwortung für die Schnittstelle muss geklärt sein |
| System ausschließen | die Lücke ein Muss-Kriterium trifft und sich nur mit einem tiefen Eingriff schließen ließe | die Auswahl geht mit dem nächsten System der Shortlist weiter |
Bevor eine Anpassung freigegeben wird, nennt Microsoft vier Prüffragen: Aufwand für Entwicklung und Pflege, Wirkung auf Bedienbarkeit und Leistung, die Möglichkeit, dass ein künftiges Release die Funktion ohnehin bringt, und die verfügbaren Techniken [1]. Drittlösungen hält der Leitfaden vor allem bei größeren Lücken für geeignet, deren Eigenentwicklung zu aufwendig oder zu teuer wäre [1]. Wo Erweiterungen hingehören, von Regeln an vorgesehenen Punkten im System bis zum seltenen Eingriff in den Kern, beschreibt das Stufenmodell im Beitrag zum ERP-Customizing. Für den Ausschluss gilt ein Satz aus demselben Beitrag: Das falsche System bleibt auch angepasst das falsche System.
In der Auswahl entscheidet die Analyse über das System, in der Einführung über die Lösung
In der Auswahl stellt sich die Frage nach Fit und Gap mehrmals, jedes Mal genauer. In den Anbieterpräsentationen zeigen alle Systeme der Shortlist dieselben Szenarien, damit die Fits am eigenen Ablauf sichtbar werden. Wie man diese Termine vorbereitet, beschreibt der Beitrag zu Anbieterpräsentationen. Mit höchstens zwei Anbietern, meist mit dem einen, der sich durchgesetzt hat, folgen Prozessworkshops. Key User spielen dort ihre Abläufe im System durch, und der Anbieter schätzt den Anpassungsbedarf ab. Das Ergebnis wird zur Grundlage seines Angebots. Bleibt ein kritischer Punkt offen, klärt ein Proof of Concept genau diesen Punkt im Zielsystem.
In der Einführung wiederholt sich die Analyse, jetzt für alle Prozesse des Projektumfangs und nur noch im gewählten System. SAP nennt das Fit-to-Standard-Workshops [3], Microsoft trennt Fit-to-Standard und Fit-Gap-Analyse in zwei Schritte [1]. Wo diese Phase im Einführungsprojekt steht, beschreibt find-your-software.de: ERP-Einführung.
| In der Auswahl | In der Einführung | |
|---|---|---|
| Leitfrage | Welches System passt? | Wie wird die Lösung gebaut? |
| Umfang | Muss-Kriterien und kritische Szenarien, für jedes System der engeren Wahl | alle Prozesse des Projektumfangs, im gewählten System |
| Form | Szenario-Demo, Prozessworkshops mit ein bis zwei Anbietern, Proof of Concept bei kritischen Punkten | Fit-to-Standard-Workshops, Fit-Gap-Liste, Backlog |
| Beteiligte | Key User, Anbieter, Auswahlberatung | Key User, Implementierungspartner, Projektleitung |
| Ergebnis | Systementscheidung und ein Angebot, das den Anpassungsbedarf enthält | Fachkonzept und priorisierte Liste der Erweiterungen |
Die Reihenfolge hat Folgen. Eine Lücke, die vor der Unterschrift auffällt, ist ein Argument in der Verhandlung oder ein Grund für ein anderes System. Fällt sie erst in der Einführung auf, bleiben nur Umweg oder Erweiterung, und beides geht zulasten von Budget und Zeitplan.
Drei Irrtümer verzerren die Analyse
Ein hoher Abdeckungsgrad sagt wenig über die Eignung
Ein Abdeckungsgrad zählt Anforderungen, er gewichtet sie nicht. Eine einzige Lücke in einem Muss-Kriterium wiegt schwerer als viele erfüllte Kann-Anforderungen. Muss-Kriterien gehören deshalb vor jede Verdichtung zu einem Gesamtwert, etwa in einer Nutzwertanalyse, und eine Muss-Lücke beendet die Rechnung.
Eine Selbstauskunft des Anbieters ist noch kein Fit
Viele Anforderungskataloge lassen die Anbieter je Zeile ankreuzen: erfüllt, teilweise erfüllt, nicht erfüllt. Das ist eine Behauptung, keine Analyse. Ein Fit gilt erst, wenn der Anbieter ihn im System an einem Szenario des Unternehmens gezeigt hat. Hinter „teilweise erfüllt“ steckt oft ein Workaround oder eine Erweiterung, die im Angebot fehlt.
Die Fit-Gap-Analyse ist kein Soll-Ist-Vergleich
Die Ist-Analyse beschreibt, wo das Unternehmen heute steht, das Soll-Konzept, wo es hinwill. Der Vergleich beider zeigt Verbesserungsbedarf, unabhängig von einem System. Die Fit-Gap-Analyse vergleicht Anforderungen mit einem konkreten System. Sie setzt ein Zielbild voraus und ersetzt es nicht. Wie ein Soll-Konzept entsteht, beschreibt find-your-software.de: Soll-Konzept.
Sieben Prüfpunkte machen die Analyse in der Auswahl belastbar
An wenigen Punkten lässt sich vor der Entscheidung prüfen, ob die Analyse trägt:
| Prüfpunkt | Woran Sie es erkennen |
|---|---|
| Messlatte | Jede Anforderung ist priorisiert und auf ein Geschäftsziel zurückgeführt, bevor eingestuft wird |
| Nachweis | Ein Fit zählt erst, wenn der Anbieter ihn im System an Ihrem Szenario gezeigt hat |
| Umwege | Jeder Workaround nennt Häufigkeit und Mehraufwand und ist bewusst akzeptiert |
| Lücken | Jede Lücke hat einen Lösungsweg, eine Aufwandsschätzung und eine Aussage zu den Folgen bei Updates |
| Muss-Lücken | Eine Lücke in einem Muss-Kriterium endet mit einer Entscheidung: Proof of Concept oder Ausschluss |
| Zwänge | Auch geprüft ist, was das System vorschreibt, etwa feste Freigabeschritte, Rollen oder Datenstrukturen |
| Vertrag | Die Ergebnisse der Prozessworkshops stehen in Angebot und Leistungsbeschreibung |
In unseren Auswahlprojekten moderieren wir die Prozessworkshops gemeinsam mit den Key Usern. Der Fachbereich verteidigt dort seine Abläufe, der Anbieter seine Funktionen. Wir fragen bei jeder Lücke nach dem Geschäftswert dahinter und halten die Antwort fest, bevor ein Anbieter dafür ein Angebot schreibt.
Häufige Fragen
Wer schätzt den Aufwand für eine Lücke, und was gehört in die Schätzung?
Den Aufwand schätzt der Anbieter oder sein Implementierungspartner, am besten im Prozessworkshop und für jede Lücke einzeln. Microsoft sieht in seiner Vorlage je Anforderung Felder für die Einstufung als Fit oder Gap, Priorität, Risiko, Komplexität, Aufwand in Stunden und eine mögliche Drittlösung vor [2]. Zur Schätzung gehört neben der Umsetzung, was die Lösung im Betrieb kostet: Tests bei jedem Update, Pflege und Wissen, das an einzelnen Personen hängt.
Lohnt sich eine Fit-Gap-Analyse auch vor einem Release-Wechsel?
Ja, in umgekehrter Richtung. Vor einem größeren Release-Wechsel lohnt der Blick darauf, welche bestehenden Anpassungen der neue Standard inzwischen abdeckt. Microsoft nennt ausdrücklich die Möglichkeit, dass ein künftiges Release eigene Erweiterungen überflüssig macht [1]. Jede Anpassung, die dabei wegfällt, macht das nächste Update leichter.
Was passiert mit Lücken, die erst nach Vertragsabschluss auffallen?
Sie werden zu Änderungsanträgen mit eigenem Preis und eigener Zeit. Wie viel Streit das auslöst, hängt am Vertrag: Stehen die Ergebnisse der Prozessworkshops in der Leistungsbeschreibung, ist klar, ob eine Lücke zum vereinbarten Umfang gehört oder neu ist. Fehlen sie, beginnt diese Diskussion erst im Projekt.
Weiterlesen
Das Vorgehensmodell in sechs Phasen, mit dem wir Auswahlprojekte führen, und die Kriterien für den Fit eines Systems.
Warum der heutige Prozess keine Vorlage für den Anforderungskatalog ist und woran Sie echte Muss-Kriterien erkennen.
Wann eine Anpassung des Systems gerechtfertigt ist und wann sich der Prozess ändern sollte.
Wie ein gemeinsames Drehbuch und eine Bewertungsmatrix die Demos mehrerer Anbieter vergleichbar machen.
Die Kurzdefinition und verwandte Begriffe wie Konfiguration, Customizing, KO-Kriterium und Proof of Concept.
Quellen
[1] Microsoft: Optimize your implementation by using fit-to-standard and fit-gap analysis. Dynamics 365 Implementation Guide, Microsoft Learn, Stand 3. Februar 2026, abgerufen am 9. November 2026.
[2] Microsoft: Define your requirements for your Dynamics 365 solution. Dynamics 365 Implementation Guide, Microsoft Learn, Stand 16. Juli 2024, abgerufen am 9. November 2026.
[3] SAP: Analyse der einzelnen Phasen von SAP Activate. Kurs Discovering SAP Activate, SAP Learning, abgerufen am 9. November 2026.
[4] Strong, D. M.; Volkoff, O. (2010): Understanding Organization–Enterprise System Fit: A Path to Theorizing the Information Technology Artifact. MIS Quarterly 34 (4), S. 731–756, DOI 10.2307/25750703.
[5] Gabler Wirtschaftslexikon: Gap-Analyse, abgerufen am 9. November 2026.
Die Herstellerdokumentation belegt allgemeine Prinzipien und ist keine Produktempfehlung.
Dr. Benedict Bender
Co-Founder der Sectorlens GmbH
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