Longlist und Shortlist in der ERP-Auswahl
Die Longlist ist die breite erste Liste aller ERP-Systeme, die für ein Unternehmen und seinen Anwendungsfall grundsätzlich infrage kommen. Die Shortlist ist die engere Wahl daraus: die Systeme, die die wesentlichen Anforderungen erfüllen und in strukturierten Präsentationen zeigen müssen, wie sie die eigenen Abläufe abbilden. Ob eine ERP-Shortlist trägt, entscheidet sich vor der ersten Präsentation. Sie braucht ein Zielbild auf Geschäftsebene und wenige harte Kriterien, allen voran das Geschäftsmodell und die Branchenerfahrung der Menschen, die das System einführen.
Stand: November 2026 · Erfahrungswerte aus Auswahlprojekten von Find-Your-ERP
Aus 10 bis 15 Kandidaten werden in vier Stufen ein bis zwei
Mit jeder Stufe wird die Prüfung genauer und der Aufwand je Anbieter größer, auf beiden Seiten des Tisches. Zwischen Longlist und Shortlist wird deshalb früh und grob aussortiert, und die Shortlist bleibt so klein, dass jedes System gründlich vorgeführt werden kann. Die Zahlen sind Erfahrungswerte aus unseren Auswahlprojekten.
| Stufe | Systeme | Woran gemessen wird |
|---|---|---|
| Longlist | 10–15 | grundsätzliche Eignung für Geschäftsmodell, Branche und Unternehmensgröße |
| Shortlist | 4–6 | Zielbild und Muss-Kriterien, Fertigungstyp, Branchenerfahrung von System und Partner, Zukunftsfähigkeit |
| Nach den Präsentationen | 2–4 | wie überzeugend jedes System die vorgegebenen Szenarien abbildet |
| Feinauswahl | 1–2, meist 1 | Prozessworkshops, Referenzbesuch, bei kritischen Punkten ein Proof of Concept |
Wo die Stufen im Gesamtablauf stehen, zeigt unser Vorgehen in sechs Phasen. Wie sich eine Longlist für beliebige Software methodisch aufbauen lässt, beschreibt der Leitfaden Longlist und Shortlist in der Softwareauswahl auf find-your-software.de.
Eine ERP-Shortlist ist nur so gut wie das Zielbild dahinter
Am häufigsten scheitert eine Shortlist in unseren Projekten an unklaren Anforderungen. Anbieter können nur zeigen, was zu einem Ziel passt, und dieses Ziel muss das Unternehmen benennen. Fehlt es, erwarten die Beteiligten von jedem System sehr viel, und am Ende stehen Präsentationen nebeneinander, die sich kaum vergleichen lassen.
Gemeint ist ein Zielbild auf Geschäftsebene. Eine Selbstbeschreibung wie „Wir fertigen Sondermaschinen und brauchen ein neues ERP“ genügt dafür nicht. Das Zielbild sagt, was das Unternehmen mit dem System erreichen will und wie es sich in die Systemlandschaft einfügt: welche Abläufe es künftig trägt, welche Systeme daneben bleiben, etwa CAD, MES oder ein Webshop, und woran sich später messen lässt, ob die Entscheidung richtig war.
Aus dem Zielbild leiten sich die Muss-Kriterien ab, mit denen aus der Longlist eine Shortlist wird. Wir empfehlen für eine ERP-Auswahl 10 bis 15 davon, jedes mit dem Geschäftsziel, das dahintersteht. Wie sich solche Kriterien formulieren lassen, ohne den heutigen Ablauf zum Maßstab zu machen, zeigt der Beitrag ERP-Anforderungen richtig definieren.
Die Longlist entsteht aus Matching, Marktkenntnis und Referenzprojekten
Die Namen auf unseren Longlists stammen aus dem ERP-Matching, aus der Recherche zum jeweiligen Unternehmen, aus unserer Kenntnis der Systeme und aus einer Referenzdatenbank mit Projekten der Vergangenheit. Dazu beobachten wir den Markt laufend. So landen auch Branchenlösungen auf der Liste, die auf großen ERP-Plattformen aufsetzen und bei einer Suche nach Herstellernamen leicht durchrutschen.
Ohne solche Quellen entsteht die Longlist meist aus den Systemen, die das Projektteam von Messen oder aus dem eigenen Netzwerk kennt. Das ist eine Auswahl nach Bekanntheit. Ihr fehlen gerade die spezialisierten Anbieter, die zu einem besonderen Geschäftsmodell am besten passen.
Den ersten Schritt kann das ERP-Matching übernehmen: Es leitet aus der Website eines Unternehmens ein Anforderungsprofil ab und gleicht es mit ERP-Systemen und echten Projekten ab. Das Ergebnis nennen wir Vorauswahl, im Kern eine vorpriorisierte Longlist. Zur Shortlist wird sie erst, wenn Zielbild und Muss-Kriterien an ihr geprüft sind.
Das Geschäftsmodell grenzt die Longlist am stärksten ein
Drei Kriterien trennen in ERP-Projekten früher und schärfer als jede Funktionsliste. Ein System, das hier nicht passt, lässt sich auch mit Anpassungen kaum passend machen.
| Kriterium | Was es entscheidet | Woran es sich prüfen lässt |
|---|---|---|
| Geschäftsmodell und Fertigungstyp | ob die Planungs- und Fertigungslogik des Systems zum eigenen Geschäft passt, etwa zu Einzelfertigung, Serienfertigung, variantenreicher Serienfertigung oder Sonderanfertigung | Referenzen mit demselben Fertigungstyp; wie das System Stücklisten, Arbeitspläne und Varianten abbildet |
| Branchenerfahrung des Partners | ob die Menschen, die einführen, die Abläufe der Branche kennen | Einführungen in derselben Branche, Referenzkunden des Partners, Erfahrung der vorgesehenen Berater |
| Zukunftsfähigkeit des Systems | ob das System über die geplante Nutzungsdauer weiterentwickelt wird | Entwicklungsplan des Herstellers, technische Basis, angebotene Betriebsmodelle, offene Schnittstellen |
Für Handel und Dienstleister tritt an die Stelle des Fertigungstyps das eigene Geschäftsmodell, etwa das Streckengeschäft im Großhandel oder die Projektabrechnung.
Auf die Shortlist gehört das System mit dem Team, das es einführt
Wie stark der Partner zählt, hängt vom Vertriebsmodell ab. Führt der Hersteller selbst ein, stehen System und Hersteller gemeinsam auf dem Prüfstand. Wird ein System über eine Partnerlandschaft vertrieben, ist die Wahl des Partners eine eigene Entscheidung. Ein Beispiel ist Microsoft Dynamics 365 Business Central: Die Cloud-Version vertreiben Partner im Cloud-Solution-Provider-Programm von Microsoft, und der Partner ist für seine Kunden Administrator und erste Anlaufstelle im Support (Microsoft Learn). Auf der Shortlist steht dann ein Paar aus System und Partner, weil dasselbe System mit zwei Partnern zu sehr unterschiedlichen Projekten führen kann.
Auch bei Herstellern mit eigenem Beratungsteam oder kleinem Partnernetz entscheidet am Ende das Team, das ins Projekt kommt. Wir fragen deshalb schon vor der Shortlist, wer die Einführung leiten würde und welche Projekte dieses Team in der Branche umgesetzt hat. Wie unterschiedlich die Einführungsmodelle im Markt sind, beschreibt der Glossar-Eintrag Implementierungspartner.
Nach der Shortlist müssen Anbieter ihre Aussagen belegen
Pflicht ist in jedem Projekt eine strukturierte Anbieterpräsentation. Alle Anbieter der Shortlist zeigen dieselben Szenarien, die das Unternehmen vorgibt, damit sich die Systeme an den eigenen Abläufen messen lassen. Wie man diese Termine vorbereitet und bewertet, beschreibt der Beitrag Anbieterpräsentationen: diese Fehler vermeiden.
Mit dem Anbieter, der sich durchsetzt, geht es in die Prozessworkshops. Dort spielen Key User und Berater des Anbieters die eigenen Abläufe im System durch und klären, wo der Standard reicht und wo eine Lösung gebaut werden muss. Einen Referenzbesuch empfehlen wir in jedem Projekt. Gibt es kritische Punkte, kommt ein Proof of Concept hinzu, der genau diese Punkte im Zielsystem nachweist.
Häufige Fragen zu Longlist und Shortlist
Gehört der Bestandsanbieter automatisch auf die Shortlist?
Automatisch nicht, aber als Benchmark darf er dabei sein. Das ist nur fair, und es zeigt, was ein Wechsel gegenüber dem heutigen System tatsächlich bringt. Er durchläuft dieselben Szenarien wie alle anderen, und ob er sich durchsetzt, entscheidet allein die Leistung. Für den Favoriten der Geschäftsführung gilt dasselbe.
Wer entscheidet über die Shortlist?
Das Unternehmen. Als Teil der Auswahlberatung bereiten wir die Entscheidung vor und legen dafür mehrere Perspektiven nebeneinander: wie weit die Anforderungen abgedeckt sind, welche Erfahrung System und Partner in der Branche haben, wie gut beide zum Unternehmen passen und welche erfolgreichen Einführungen und Referenzen sie vorweisen können.
Wann muss eine Shortlist wieder geöffnet werden?
Wenn sich Zusagen eines Anbieters im Nachhinein als falsch herausstellen oder vertriebliche Versprechen technisch nicht zu halten sind. Das zeigt sich meist erst in den Prozessworkshops oder im Proof of Concept. Dann hilft es, wenn jeder Ausschluss begründet ist: Das nächste System aus der engeren Wahl lässt sich nachziehen, ohne den Markt neu zu sichten.
Dr. Benedict Bender
Co-Founder der Sectorlens GmbH
Besprechen Sie Ihre Longlist oder Shortlist mit einem ERP-Berater
30 Minuten, kostenlos und unverbindlich. Anbieterneutral: Kein Anbieter kann seine Platzierung kaufen oder beeinflussen.
Sie haben eine Frage? Dann schicken Sie uns gern eine Nachricht.