Chargenverfolgung im ERP
Was Material- und Produktionscharge unterscheidet, was Lebensmittel- und Medizinprodukterecht verlangen und wie Sie in der Auswahl prüfen, ob ein ERP Ihr Chargenmodell trägt
Kernaussagen
- Chargenverfolgung verbindet die Charge des eingesetzten Materials mit der Charge, die in der eigenen Fertigung entsteht. Erst wenn das ERP beide über die Verbrauchsbuchung verknüpft, führt der Weg vom Lieferanten bis zum Kunden.
- Welche Chargenarten und welche Kombinationen ein Unternehmen abbilden muss, ist die eigentliche Auswahlfrage. Eine Chargenverwaltung bringt fast jedes ERP mit.
- Das Lebensmittelrecht verlangt eine Stufe zurück und eine Stufe vor. Die Verfolgung innerhalb des eigenen Betriebs schreibt es nicht ausdrücklich vor, sie entscheidet aber, wie eng ein Rückruf ausfällt.
- Die Verfolgung ist nur so genau wie die Buchungen in Lager und Fertigung. Wer Verbräuche pauschal oder nachträglich bucht, hat im Ernstfall zu viele Verdächtige.
Chargenverfolgung macht nachvollziehbar, welche Materialchargen in welches Erzeugnis eingeflossen sind und an wen es geliefert wurde. Rückwärts führt sie vom Erzeugnis zu den Rohstoffen und ihren Lieferanten, vorwärts vom Rohstoff zu den betroffenen Erzeugnissen und Kunden. Gebraucht wird sie, wenn ein Lieferant eine fehlerhafte Charge meldet oder ein Kunde reklamiert.
In Auswahlprojekten gewinnt das Thema an Gewicht. Chargen kennen fast alle ERP-Systeme. Entscheidend ist, welche Arten von Chargen ein System führt und wie es sie miteinander verbindet. Als durchgehendes Beispiel dient ein Hersteller von Nussriegeln, der Haferflocken, Haselnüsse und Honig zukauft.
Definitionen im Vergleich
Eine einheitliche Definition gibt es nicht. Lexikon und Herstellerdokumentation beschreiben die Charge, das Recht die Rückverfolgbarkeit und die Kennzeichnung der Produktionseinheit:
| Quelle | Begriff | Definition |
|---|---|---|
| Gabler Wirtschaftslexikon [1] | Charge | „Eine Partie oder Charge ist eine bestimmte, nach oben begrenzte Menge von Einsatzgütern, die als Ganzes einen diskontinuierlichen Herstellungsprozess durchläuft.“ |
| SAP-Dokumentation [2] | Batch (Charge) | Teilmenge eines Materials oder Produkts, die nach einheitlicher Rezeptur hergestellt wurde und eine homogene, nicht reproduzierbare Einheit mit eigenen Spezifikationen bildet (aus dem Englischen übersetzt) |
| Verordnung (EG) Nr. 178/2002, Art. 3 Nr. 15 [3] | Rückverfolgbarkeit | „die Möglichkeit, ein Lebensmittel oder Futtermittel … durch alle Produktions-, Verarbeitungs- und Vertriebsstufen zu verfolgen“ |
| Verordnung (EU) 2017/745 über Medizinprodukte, Anhang VI Teil C [4] | UDI-PI (Herstellungskennung) | „ein numerischer oder alphanumerischer Code, mit dem die Produktionseinheit des Produkts gekennzeichnet wird. Zu den verschiedenen Arten der UDI-PI gehören die Seriennummer, die Losnummer, die Software-Identifikation und das Herstellungs- oder Verfallsdatum oder beide Daten.“ |
Lexikon und SAP definieren die Charge von der Herstellung her: eine Menge, die gemeinsam einen Prozess durchläuft und deshalb dieselben Eigenschaften hat. Das ist die Produktionscharge. In ERP-Projekten zählt ebenso die Charge, mit der Material ins Haus kommt, meist mit der Chargennummer des Lieferanten. Artikel 18 des Lebensmittelrechts spricht gar nicht von Chargen. Er verlangt, Lieferwege nachzuweisen, und überlässt dem Unternehmen, wie fein es dafür unterscheidet [3], [5].
Unser Verständnis: Chargenverfolgung im ERP heißt, für jede chargengeführte Menge festzuhalten, woraus sie entstanden ist und wohin sie gegangen ist, vom Wareneingang über die Fertigung bis zur Auslieferung. Sie umfasst Material- und Produktionschargen und die Verknüpfung zwischen beiden. Im Englischen heißt sie batch tracing oder traceability; in der Softwareauswahl bezeichnet Traceability allerdings auch die Nachverfolgbarkeit von Anforderungen.
Materialcharge und Produktionscharge beantworten verschiedene Fragen
Die Materialcharge entsteht beim Wareneingang. Sie sagt, woher eine Menge stammt, also von welchem Lieferanten und aus welcher Lieferung, oft mit dessen eigener Chargennummer. Die Produktionscharge entsteht in der eigenen Fertigung, etwa je Ansatz, je Fertigungsauftrag oder je Schicht. Sie sagt, wann und unter welchen Bedingungen etwas hergestellt wurde. Beim Riegelhersteller tragen Haferflocken, Haselnüsse und Honig Materialchargen, und jede Tagesproduktion bekommt eine Produktionscharge.
Unternehmen brauchen dabei ganz unterschiedliche Arten und Kombinationen. Welche, hängt davon ab, ob Material verarbeitet oder nur weitergegeben wird und wie weit die Verfolgung reichen muss:
| Chargenmodell | Was das ERP führt | Wie weit die Verfolgung reicht | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Materialcharge, unverändert weitergegeben | Charge vom Wareneingang bis zur Lieferung | vom Lieferanten direkt zum Kunden | Großhandel mit chargenpflichtiger Ware |
| Nur Materialcharge | Charge bei Wareneingang und Verbrauch, Erzeugnis ohne Charge | vom Lieferanten bis zum Fertigungsauftrag; Kunden nur über den Zeitraum eingrenzbar | Fertiger, die einzelne kritische Zukaufteile verfolgen |
| Nur Produktionscharge | Charge am Erzeugnis, Material ohne Charge | vom Kunden bis zu Anlage, Datum und Prüfbefund; kein Weg zum Lieferanten | Hersteller, deren Risiko vor allem im eigenen Prozess liegt |
| Material- und Produktionscharge verknüpft | beide Chargen, verbunden über die Verbrauchsbuchung im Fertigungsauftrag | vom Lieferanten über die eigene Fertigung bis zum Kunden | Lebensmittel, Chemie, Kosmetik |
| Charge und Seriennummer kombiniert | Chargen an Komponenten, Seriennummer am Erzeugnis | vom Lieferantenlos bis zum einzelnen Gerät | Medizintechnik, Elektronik |
Anspruchsvoll wird es, sobald Chargen geteilt und gemischt werden. Eine Produktionscharge enthält oft mehrere Materialchargen desselben Rohstoffs, weil mitten im Auftrag ein neues Gebinde angebrochen wird. Umgekehrt reicht eine Materialcharge über mehrere Produktionschargen, im Beispiel die Haferflocken über zwei Tage. Das ERP muss diese Beziehungen in beide Richtungen und mit Mengen führen.
Rückwärts führt die Verfolgung zum Lieferanten, vorwärts zum Kunden
Rückwärts geht die Frage vom Erzeugnis aus: welche Materialchargen darin stecken und von wem sie stammen. Vorwärts geht sie vom Material aus: in welche Erzeugnisse eine Charge geflossen ist und wer sie erhalten hat. ERP-Systeme bieten dafür Auswertungen, die die gebuchten Bewegungen einer Chargen- oder Seriennummer in beide Richtungen verfolgen [6]. Im Beispiel, mit erfundenen Chargennummern, sieht die Datenlage so aus:
| Produktionscharge | Hergestellt am | Eingesetzte Materialchargen | Geliefert an |
|---|---|---|---|
| 1105 | 5. November | Haferflocken 2611, Haselnüsse 0417, Honig 0118 | Kunde 1 (6. November), Kunde 2 (7. November) |
| 1106 | 6. November | Haferflocken 2611, Haselnüsse 0418, Honig 0118 | Kunde 2 (7. November), Kunde 3 (8. November) |
Meldet der Lieferant der Haselnüsse einen Verdacht für die Charge 0417, führt die Vorwärtsverfolgung über die Produktionscharge 1105 zu Kunde 1 und Kunde 2. Kunde 3 hat nur Riegel aus der Charge 1106 erhalten, die mit einer anderen Haselnusscharge hergestellt wurde. Reklamiert Kunde 3, führt die Rückwärtsverfolgung von der Charge 1106 zu den drei Materialchargen und ihren Lieferanten.
Führt der Hersteller nur Materialchargen, endet die Spur am Fertigungsauftrag vom 5. November. Welche ausgelieferten Riegel aus diesem Auftrag stammen, weiß das System dann nicht. Alle Lieferungen ab dem 6. November stehen unter Verdacht, also alle drei Kunden. Die Verknüpfung von Material- und Produktionscharge entscheidet damit, wie viele Kunden ein Rückruf trifft.
Oft verwechselt wird die Chargenverfolgung mit dem Verwendungsnachweis. Dieser kehrt die Stückliste um und zeigt, in welchen Erzeugnissen ein Teil verbaut werden kann (siehe Glossar, Stückliste). Das sind Stammdaten. Die Chargenverfolgung zeigt, wo eine bestimmte Charge tatsächlich verbraucht wurde, und stützt sich auf Bewegungsdaten. Für einen Rückruf zählt die zweite Antwort.
Seriennummern verfolgen das einzelne Stück, Chargen eine gemeinsame Menge
Eine Seriennummer kennzeichnet genau eine Einheit, eine Chargennummer eine Menge mit gemeinsamen Eigenschaften [2], [7]. Beides lässt sich kombinieren. Die Dokumentation von Microsoft beschreibt als Beispiel Stühle, die je eine Seriennummer tragen und zu viert in einer Charge gebündelt sind [7]. Die Medizinprodukteverordnung lässt als Herstellungskennung Los- wie Seriennummer zu [4].
| Merkmal | Charge | Seriennummer |
|---|---|---|
| kennzeichnet | eine Menge gleicher Herkunft oder Herstellung | genau ein Stück |
| passt, wenn | Eigenschaften für die ganze Menge gelten, etwa Rohstoff, Prüfbefund, Verfallsdatum | jedes Stück einen eigenen Lebenslauf hat, etwa Garantie, Wartung, Reparatur |
| Erfassung | je Wareneingang, Verbrauch und Lieferung eine Nummer mit Menge | jede Einheit einzeln, meist per Scan |
| im Beispiel | Haselnüsse, Charge 0417 | entfällt, ein Riegel hat keine eigene Nummer |
Daraus folgt eine einfache Regel für die Auswahl. Seriennummern lohnen sich dort, wo das einzelne Stück nach der Auslieferung wieder auftaucht, etwa im Service oder bei Garantiefällen. Chargen passen, wo eine Menge gemeinsam entsteht oder geliefert wird. Wer beides führt, braucht ein System, das die Seriennummer eines Geräts mit den Chargen seiner Komponenten verbindet.
Das Recht verlangt eine Stufe zurück und eine vor, den Rest regelt das Unternehmen
Stand der folgenden Übersicht: 9. November 2026. Sie ersetzt keine Rechtsberatung.
Für Lebensmittel und Futtermittel verlangt Artikel 18 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 die Rückverfolgbarkeit auf allen Produktions-, Verarbeitungs- und Vertriebsstufen, also auch im Handel. Jedes Unternehmen muss feststellen können, von wem es Lebensmittel oder Zutaten erhalten und an welche Unternehmen es seine Erzeugnisse geliefert hat, und diese Angaben der Behörde auf Aufforderung vorlegen [3]. Die Leitlinie der EU-Kommission nennt das den Ansatz „one step back, one step forward“. Die Verknüpfung von Eingang und Ausgang im eigenen Betrieb verlangt die Verordnung danach nicht ausdrücklich, ebenso wenig Aufzeichnungen darüber, wie Chargen geteilt und zusammengeführt werden. Die Kommission empfiehlt eine solche interne Rückverfolgbarkeit trotzdem, weil sie Rücknahmen gezielter macht, und hält die Chargennummer für sehr hilfreich, wenn auch nicht für zwingend [5].
Ein verbreiteter Irrtum ist, dass Rechnungen und Lieferscheine als Nachweis genügen. Die Leitlinie hält fest, dass Rechnungen in früheren Krisen nicht ausreichten, um den physischen Weg der Ware zu verfolgen, etwa bei Zwischenlagerung, und dass das System diesem physischen Weg folgen soll [5].
Für Medizinprodukte verlangt die Verordnung (EU) 2017/745 Ähnliches: Wirtschaftsakteure müssen angeben können, von wem sie ein Produkt direkt bezogen und an wen sie es direkt abgegeben haben [4]. Hinzu kommt das System der eindeutigen Produktkennung (UDI). Die Produktkennung UDI-DI gehört zum Produkt, die Herstellungskennung UDI-PI zur Produktionseinheit. Für implantierbare Produkte der Klasse III müssen Wirtschaftsakteure die UDI der abgegebenen und bezogenen Produkte erfassen und speichern [4]. Im ERP heißt das: Die UDI-DI gehört in den Artikelstamm, Los- oder Seriennummer entstehen in der Fertigung und gehen mit jeder Lieferung mit.
Für Arzneimittel und Wirkstoffe gehen die Regeln deutlich weiter, etwa bei Chargendokumentation und Mengenabstimmung. Eine Übersicht der Regelwerke mit Fundstellen gibt find-your-mes.de: Chargenrückverfolgung im MES. Hinzu kommen Branchenstandards und Kundenverträge, die oft mehr verlangen als das Gesetz. In das Lastenheft gehört deshalb die strengste dieser Anforderungen, nicht das gesetzliche Minimum.
Die Verfolgung ist nur so genau wie die Buchungen in Lager und Fertigung
Ein ERP verfolgt Chargen anhand gebuchter Bewegungen [6]. Was nicht oder nur pauschal gebucht wird, fehlt später in der Kette. Chargenverfolgung ist deshalb vor allem eine Frage der Buchungsdisziplin, und die verteilt sich auf mehrere Rollen:
| Rolle | Buchung oder Entscheidung | Was ohne sie fehlt |
|---|---|---|
| Wareneingang | Lieferantencharge erfassen, eigene Chargennummer vergeben | der Bezug zum Lieferanten |
| Produktion | Verbrauch je Charge und Menge auf den Fertigungsauftrag buchen, Produktionscharge melden | die Verbindung zwischen Material und Erzeugnis |
| Lager und Versand | Charge bei Umlagerung, Kommissionierung und Lieferung angeben | der Weg zum Kunden |
| Qualitätssicherung | Chargen sperren und freigeben, Prüfbefunde zuordnen | die Möglichkeit, Verdächtiges anzuhalten |
| Einkauf und Vertrieb | Lieferantenmeldungen und Reklamationen mit Chargennummer aufnehmen | der Einstieg in die Verfolgung |
Die häufigste Lücke entsteht in der Fertigung. Bucht ein System den Materialverbrauch retrograd, also automatisch mit der Fertigmeldung nach Stückliste, muss es wissen, welche Charge tatsächlich verbraucht wurde. Sonst entnimmt es nach einer Regel, etwa die älteste Charge zuerst, und die Buchung stimmt nur auf dem Papier. Ähnlich wirken Restmengen, die ohne Umbuchung in den nächsten Auftrag wandern.
Wo die Fertigung über ein MES läuft, entsteht die Verknüpfung oft dort, und das ERP erhält Verbrauch und Produktionscharge zurück. Wie sich die beiden Systeme die Aufgaben teilen, beschreibt find-your-mes.de: MES und ERP. Wichtig ist, dass beide Systeme dieselbe Chargennummer verwenden.
In der Auswahl zeigt ein Rückruf mit eigenen Daten, ob das Chargenmodell trägt
Dass ein ERP Chargen verwalten kann, steht in jeder Funktionsliste. Erst ein durchgespieltes Szenario zeigt, ob es das eigene Chargenmodell trägt. Geben Sie dem Anbieter eigene Artikel und einen Fall vor: Ein Lieferant meldet eine fehlerhafte Charge, gesucht sind alle betroffenen Kunden und Bestände. Lassen Sie den Weg vom Wareneingang über den Fertigungsauftrag bis zur Lieferung live buchen und danach in beide Richtungen verfolgen, wie es das Drehbuch für Anbieterpräsentationen vorsieht. Diese Prüffragen trennen in der Demo tragfähige von schwachen Lösungen:
| Prüffrage | Woran Sie es in der Demo erkennen |
|---|---|
| Lässt sich die Chargenpflicht je Artikel festlegen? | Rohstoffe mit Charge, Verpackung ohne, im selben Fertigungsauftrag |
| Verknüpft das System Material- und Produktionscharge? | Die Rückwärtsverfolgung einer Produktionscharge zeigt alle eingesetzten Materialchargen mit Mengen |
| Kann ein Auftrag mehrere Chargen desselben Materials verbrauchen? | Chargenwechsel mitten im Auftrag; beide Chargen erscheinen in der Verfolgung |
| Wie weit reicht die Vorwärtsverfolgung? | Von einer Lieferantencharge zu allen Kundenlieferungen und Restbeständen in einer Abfrage |
| Führt es Lieferanten- und eigene Chargennummer? | Beide Nummern sind sichtbar und durchsuchbar |
| Wie sperrt es eine Charge? | Gesperrte Chargen lassen sich weder kommissionieren noch verbrauchen |
| Welche Merkmale hängen an der Charge? | Verfallsdatum und Prüfbefund je Charge; die Auslagerung richtet sich nach dem Verfallsdatum |
| Verbindet es Seriennummer und Charge? | Die Seriennummer eines Geräts zeigt die Chargen seiner Komponenten |
| Was passiert bei retrograder Buchung? | Die tatsächlich verbrauchte Charge lässt sich erfassen oder korrigieren |
Welche weiteren Anforderungen der Fertigungstyp stellt, ordnet die Seite ERP für Produktion und Fertigung ein.
Häufige Fragen
Muss jeder Artikel chargengeführt werden?
Nein. Im ERP wird je Artikel festgelegt, ob und wie er verfolgt wird [7]. Sinnvoll ist die Charge für Material, dessen Herkunft im Schadensfall zählt: Rohstoffe, sicherheitsrelevante Zukaufteile, alles mit Verfallsdatum. Für Verbrauchsmaterial ohne Bezug zur Produktsicherheit kostet sie Erfassungsaufwand ohne Nutzen.
Lässt sich die Chargenführung nachträglich einführen?
In der Regel ja, aber mit Vorarbeit. Vorhandene Bestände brauchen beim Umstellen eine Chargennummer; ERP-Systeme sehen dafür das Erfassen von Anfangsbeständen mit Chargenangaben vor [8]. Für Bewegungen vor der Umstellung gibt es keine Chargenhistorie. Den Stichtag legt man deshalb so, dass Altbestände abverkauft oder sauber gezählt und zugeordnet sind.
Sollte die Chargennummer des Lieferanten die eigene ersetzen?
Systeme lassen beides zu, eigene Nummern aus einem Nummernkreis oder die Nummer des Lieferanten [8]. Bewährt hat sich, eine eigene Chargennummer zu vergeben und die Lieferantencharge als Merkmal mitzuführen. Zwei Lieferanten können dieselbe Nummer verwenden, und ein Lieferant kann eine Charge auf mehrere Lieferungen verteilen.
Gehört das Verfallsdatum zur Charge oder zum Artikel?
Zur Charge. Das ERP kann das Ablaufdatum je Charge führen [7], denn Riegel vom 5. und vom 6. November laufen an verschiedenen Tagen ab. Am Artikel steht nur die Regel, etwa die Haltbarkeit in Tagen, aus der das System das Datum jeder Produktionscharge berechnet.
Weiterlesen
Die Kurzdefinition der Chargenverfolgung und verwandte Begriffe wie Lagerverwaltung, MES und Stückliste.
Was Stückliste und Arbeitsplan im ERP festhalten, kurz definiert im ERP-Glossar.
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Wie ein gemeinsames Drehbuch und eine Bewertungsmatrix die Demos mehrerer Anbieter vergleichbar machen.
Quellen
[1] Gabler Wirtschaftslexikon: Partieproduktion. Springer Fachmedien Wiesbaden, abgerufen am 9. November 2026.
[2] SAP: Batch Number. SAP Library, Stock Management, abgerufen am 9. November 2026.
[3] Europäisches Parlament und Rat: Verordnung (EG) Nr. 178/2002 vom 28. Januar 2002 zur Festlegung der allgemeinen Grundsätze und Anforderungen des Lebensmittelrechts. ABl. L 31 vom 1. Februar 2002, Art. 3 Nr. 15 und Art. 18, abgerufen am 9. November 2026.
[4] Europäisches Parlament und Rat: Verordnung (EU) 2017/745 vom 5. April 2017 über Medizinprodukte. ABl. L 117 vom 5. Mai 2017, Art. 25, Art. 27 und Anhang VI Teil C, abgerufen am 9. November 2026.
[5] Europäische Kommission, Ständiger Ausschuss für die Lebensmittelkette und Tiergesundheit: Guidance on the implementation of Articles 11, 12, 14, 17, 18, 19 and 20 of Regulation (EC) No 178/2002 on General Food Law (PDF). Fassung vom 26. Januar 2010, Abschnitt III, abgerufen am 9. November 2026.
[6] Microsoft: Ablaufverfolgung der Artikel mit Artikelverfolgung. Dynamics 365 Business Central, Microsoft Learn, Stand 16. Mai 2024.
[7] Microsoft: Artikelverfolgung mit Serien-, Chargen- und Paketnummern einrichten. Dynamics 365 Business Central, Microsoft Learn, Stand 14. Juli 2025.
[8] Microsoft: Artikel mit Serien-, Chargen- und Paketnummern verfolgen. Dynamics 365 Business Central, Microsoft Learn, Stand 17. Juni 2026.
Die Herstellerdokumentation belegt allgemeine Prinzipien und ist keine Produktempfehlung.
Dr. Benedict Bender
Co-Founder der Sectorlens GmbH
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