Kernaussagen
Kleine Firmen oft ohne ERP, Excel und Tools erzeugen Doppelarbeit
Cloud-ERP übernimmt Betrieb, Updates und Sicherheit beim Anbieter
Durchlaufende Prozesse und Standardaufgaben senken Abstimmung und Arbeit
Wahl hängt vom Prozess ab, Bedienung und Integration wichtiger
Wie Cloud-only ERP kleine Unternehmen entlastet
Viele kleine Unternehmen arbeiten über Jahre hinweg ohne ein klassisches ERP-System. Stattdessen haben sich pragmatische Lösungen etabliert: Excel-Tabellen für Aufträge und Listen, einzelne Tools für Buchhaltung oder CRM, ergänzt durch manuelle Abläufe und persönliches Wissen. Das ist kein Sonderfall, sondern für viele Betriebe eine funktionierende Realität.
Diese Arbeitsweise entsteht meist nicht aus Ablehnung gegenüber Systemen, sondern aus Alltagsdruck. Prozesse wachsen schrittweise, Anforderungen verändern sich, und Lösungen werden dort ergänzt, wo gerade Bedarf entsteht. Was fehlt, ist häufig eine übergreifende Struktur, die Informationen und Abläufe zusammenführt.
Typisch für diese Situation sind Medienbrüche: Daten werden mehrfach erfasst, Informationen zwischen Dateien, Tools und Personen weitergegeben, und Prozessschritte sind nicht eindeutig miteinander verknüpft. Ein Angebot wird separat erstellt, Aufträge werden manuell nachgehalten, Rechnungen entstehen in einem anderen System oder erneut in Excel. Der Zusammenhang zwischen diesen Schritten ist oft nur implizit vorhanden.
Damit verbunden ist ein hoher Koordinationsaufwand. Viele Aufgaben erfordern manuelle Abstimmung, Rückfragen oder Kontrollen, weil es keine zentrale Sicht auf den aktuellen Stand gibt. Transparenz entsteht nicht automatisch, sondern durch zusätzliche Arbeit. Nach Erhebungen der KfW binden bürokratische und administrative Tätigkeiten im Mittelstand rund 7 % der Arbeitszeit, was im Durchschnitt etwa 32 Stunden pro Monat und Unternehmen entspricht [1] (KfW Research, Bürokratiebelastung im Mittelstand).
Diese Ausgangslage ist für kleine Unternehmen zunächst beherrschbar. Mit zunehmender Anzahl an Vorgängen, Kunden oder Mitarbeitenden steigt jedoch die Komplexität. Abläufe werden fehleranfälliger, Abstimmungen aufwendiger und Änderungen schwerer nachvollziehbar. Spätestens dann stellt sich weniger die Frage nach Effizienz im engeren Sinn, sondern nach Struktur, Nachvollziehbarkeit und Entlastung im operativen Alltag.
Warum Cloud-only ERP: Entlastung statt IT-Projekt
Für kleine Unternehmen ist die Einführung eines ERP-Systems häufig weniger eine technologische als eine organisatorische Frage. Klassische ERP-Projekte sind oft mit hohen Einstiegshürden verbunden: Planung, Infrastruktur, Betrieb, Wartung und Sicherheitsfragen müssen parallel zum Tagesgeschäft bewältigt werden. Genau hier setzt der Cloud-only-Ansatz an – nicht als technischer Trend, sondern als anderes Betriebsmodell.
Bei Cloud-only ERP-Systemen liegt die Verantwortung für Betrieb, Updates, Verfügbarkeit und Sicherheit weitgehend beim Anbieter. Für das Unternehmen bedeutet das vor allem eines: ERP wird nicht zu einer zusätzlichen IT-Aufgabe. Es müssen keine eigenen Server betrieben, keine Update-Zyklen geplant und keine technischen Abhängigkeiten intern organisiert werden. Das System wird als Dienst genutzt, nicht als Infrastruktur.
Diese Verschiebung der Verantwortung ist insbesondere für kleine Unternehmen relevant, da IT-Ressourcen häufig begrenzt sind und technisches Know-how nicht dauerhaft verfügbar gehalten werden kann. Laut Statistischem Bundesamt beschäftigen nur rund 22 % der Unternehmen ab zehn Mitarbeitenden eigene IT-Fachkräfte; bei kleineren Unternehmen liegt der Anteil noch niedriger [2] (Statistisches Bundesamt / Destatis, IT-Fachkräfte in Unternehmen).
Gleichzeitig verändert sich der Charakter der Einführung. Ein Cloud-only ERP wird in der Regel nicht als langfristiges IT-Großprojekt aufgesetzt, sondern schrittweise in den Arbeitsalltag integriert. Der Fokus liegt weniger auf vollständiger Abbildung aller Sonderfälle, sondern auf der Unterstützung zentraler Abläufe. Dadurch sinkt die Einstiegshürde, und das System kann entlang realer Anforderungen genutzt und erweitert werden.
Entscheidend ist dabei nicht die Technologie selbst, sondern die Art, wie ERP in den Betrieb eingebettet wird: als Werkzeug zur Entlastung im Alltag, nicht als eigenständiges Projekt mit langfristiger Bindung von Ressourcen. Erst auf dieser Grundlage wird relevant, welche Prozesse konkret unterstützt und automatisiert werden sollen.
Automatisierung und durchgängige Prozesse im Alltag
Gerade in kleinen Unternehmen entsteht Entlastung oft nicht durch „mehr Funktionen“, sondern durch weniger manuelle Routinearbeit und weniger Brüche zwischen Prozessschritten. Das ist relevant, weil im Mittelstand ein spürbarer Teil der Arbeitszeit in administrative Tätigkeiten und Koordination fließt (KfW Research, Bürokratiebelastung im Mittelstand). Gleichzeitig verfügen viele Unternehmen nur begrenzt über eigene IT-Ressourcen – umso wichtiger ist ein System, das Abläufe vereinfacht, statt zusätzliche technische Aufgaben zu erzeugen (Statistisches Bundesamt / Destatis, IT-Fachkräfte in Unternehmen).
Cloud-ERP wird zudem längst nicht mehr nur von großen Unternehmen genutzt; auch kleine Unternehmen greifen in relevanter Breite auf Cloud-Services zurück. Nach Daten von Eurostat nutzen rund 42 % der kleinen Unternehmen in der EU Cloud-Computing-Dienste [3] (Eurostat, Nutzung von Cloud-Computing nach Unternehmensgröße). Das zeigt, dass Cloud für viele Betriebe bereits eine praktikable Betriebsform ist.
Durchgängiger Auftragsprozess
Ein zentraler Hebel ist ein End-to-End-Auftragsfluss im System – nicht als „Perfektion“, sondern als klare Kette, in der Informationen nicht mehrfach erfasst werden müssen. Typisch unterstützt ein Cloud-ERP hier die Verknüpfung von:
- Angebot bzw. Auftrag
- Lieferung oder Leistungserbringung
- Rechnung bzw. Faktura
- Status und Nachverfolgbarkeit (z. B. offen, in Bearbeitung, erledigt)
Der Mehrwert entsteht vor allem dort, wo heute Daten zwischen Excel-Listen, E-Mails und Einzelsystemen „wandern“: weniger Doppelpflege, weniger Rückfragen, weniger Sucharbeit.
Automatischer Abgleich offener Posten
Ein zweiter, sehr praktischer Bereich ist die Unterstützung rund um Zahlungseingänge und offene Posten. Ziel ist nicht ein vollständig automatisierter Prozess ohne Kontrolle, sondern eine Entlastung bei Standardfällen:
- Import bzw. Anbindung von Bankumsätzen (abhängig von Bank und System)
- Vorschläge zur Zuordnung von Zahlung und Rechnung
- Aktualisierung des OP-Status (bezahlt, teilbezahlt, offen)
- Hervorhebung von Abweichungen zur gezielten Klärung
So wird der OP-Prozess weniger zu einer manuellen Zuordnungsaufgabe und mehr zu einem Kontroll- und Klärungsprozess – genau das ist für kleine Teams häufig der entscheidende Unterschied.
Automatisierte Folgeaktionen
Neben der Durchgängigkeit in den Hauptprozessen sind es häufig kleinere, systemgestützte Abläufe, die im Alltag entlasten. Beispiele für typische Folgeaktionen, die ein ERP unterstützen kann, sind:
- Statusänderungen, die nächste Schritte anstoßen (z. B. „Auftrag bestätigt“ → „Rechnung vorbereiten“)
- Aufgaben- oder Erinnerungsfunktionen statt rein manueller Nachverfolgung
- Standardisierte Abläufe für wiederkehrende Fälle (z. B. Freigaben, Nachbestellungen)
Wichtig ist dabei die Erwartungshaltung: Automatisierung bedeutet hier vor allem, Routine zu standardisieren und Transparenz zu schaffen – nicht, jede Ausnahme vollständig „wegzuautomatisieren“.
Fünf Cloud-only ERP-Beispiele für kleine Unternehmen
Die folgenden Systeme sind beispielhafte Cloud-only ERP-Lösungen, die häufig im Kontext kleiner Unternehmen eingesetzt werden. Die Auswahl stellt keine Empfehlung und keine Rangliste dar. Sie soll vielmehr einen Eindruck vermitteln, welche unterschiedlichen Ausprägungen und Schwerpunkte Cloud-ERP-Systeme haben können.
Welche Lösung im konkreten Fall geeignet ist, hängt immer vom Geschäftsmodell, der Branche und den internen Abläufen ab.
weclapp
weclapp ist ein Cloud-ERP mit starkem Fokus auf integrierte Geschäftsprozesse. Das System verbindet Funktionen aus CRM, Auftragsabwicklung, Projektmanagement und Warenwirtschaft in einer einheitlichen Oberfläche.
Typisch für weclapp ist der Einsatz in kleinen Unternehmen, die:
- kundennahe Prozesse abbilden möchten
- Vertrieb, Projekte und Abrechnung eng verzahnen
- eine vergleichsweise breite Funktionsabdeckung in einem System suchen
Xentral
Xentral ist ein Cloud-ERP mit Schwerpunkt auf operativen Kernprozessen, insbesondere rund um Auftrag, Lager und Abrechnung. Das System ist stark prozessorientiert aufgebaut und legt Wert auf klare Abläufe und Statuslogik.
Häufige Einsatzszenarien sind Unternehmen, bei denen:
- Auftragsdurchlauf und Fulfillment eine zentrale Rolle spielen
- mehrere Prozessschritte sauber miteinander verknüpft werden sollen
- Transparenz über operative Abläufe wichtig ist
Haufe X360
Haufe X360 ist ein Cloud-ERP, das auf einer modularen Struktur basiert und besonders kaufmännische Prozesse in den Mittelpunkt stellt. Finanzbuchhaltung, Controlling und angrenzende ERP-Funktionen sind eng integriert.
Das System wird häufig dort eingesetzt, wo:
- finanzielle Transparenz eine zentrale Rolle spielt
- kaufmännische Steuerung und operative Prozesse zusammengeführt werden sollen
- standardisierte Abläufe bevorzugt werden
Scopevisio
Scopevisio ist eine cloudbasierte Business-Software mit ERP-Funktionalität, die sich durch eine breite Modulabdeckung auszeichnet. Neben klassischen ERP-Funktionen stehen Themen wie Finanzen, CRM und Organisation im Vordergrund.
Typisch ist der Einsatz in Unternehmen, die:
- mehrere kaufmännische und organisatorische Bereiche integrieren möchten
- Wert auf Struktur und Nachvollziehbarkeit legen
- ERP nicht isoliert, sondern als Teil einer umfassenderen Business-Plattform sehen
myfactory Cloud ERP
myfactory ist ein Cloud-ERP mit Fokus auf durchgängige Prozesse in Bereichen wie Handel, Dienstleistung und – je nach Ausprägung – auch Produktion. Das System ist modular aufgebaut und deckt klassische ERP-Funktionen ab.
Einsatz findet myfactory häufig in Unternehmen, die: – standardisierte Abläufe abbilden möchten – Wert auf Integration von Warenwirtschaft und kaufmännischen Prozessen legen – ein klar strukturiertes ERP-System suchen
Diese Beispiele zeigen, wie unterschiedlich Cloud-only ERP-Systeme aufgebaut sein können. Sie unterscheiden sich weniger in der grundsätzlichen Idee, sondern vor allem im und in der Art, wie Funktionen miteinander verknüpft sind.
Übersicht der Systemschwerpunkte
Dimension | weclapp | Xentral | Haufe X360 | Scopevisio | myfactory |
Systemtyp | Integrierte Cloud Business Suite | Cloud-ERP mit Prozessfokus | Cloud-ERP mit kaufmännischem Schwerpunkt | Cloud Business Software mit ERP-Funktionen | Klassisches Cloud-ERP |
Primärer Funktionsschwerpunkt | CRM, Auftragsabwicklung, Projekte | Auftrags-, Lager- und Fulfillment-Prozesse | Finanzbuchhaltung, Controlling, ERP-Kern | Finanzen, Organisation, CRM | Warenwirtschaft, ERP-Kern |
Ausrichtung der Prozesse | Kunden- und projektorientiert | Operativ und transaktionsorientiert | Kaufmännisch und steuerungsorientiert | Organisations- und steuerungsorientiert | Prozess- und warenwirtschaftsorientiert |
Modulares Konzept | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
Typischer Einsatzkontext | Kleine Unternehmen mit integrierten Geschäftsprozessen | Kleine Unternehmen mit Fokus auf operative Abläufe | Kleine Unternehmen mit Fokus auf kaufmännische Steuerung | Kleine Unternehmen mit breitem Organisationsbedarf | Kleine Unternehmen mit klassischen ERP-Anforderungen |
Beispielhafte Rolle im Unternehmen | Zentrales Arbeits- und Informationssystem | Operatives Kernsystem | Kaufmännisches Steuerungssystem | Organisations- und Steuerungsplattform | ERP-Kernsystem |
Worauf kleine Unternehmen bei der Auswahl achten sollten
Auch wenn Cloud-only ERP-Systeme den Einstieg vereinfachen, bleibt die Auswahl des passenden Systems eine zentrale Entscheidung. Dabei geht es weniger um Funktionsvielfalt oder Marktpräsenz, sondern vor allem um die Frage, wie gut ein System zu den eigenen Abläufen und Arbeitsweisen passt.
Zentrale Auswahlkriterien
Ein sinnvoller Ausgangspunkt ist der Blick auf die eigenen Kernprozesse. Entscheidend ist, ob das ERP-System diese Abläufe ohne umfangreiche Anpassungen unterstützen kann. Typische Fragen sind:
- Welche Prozesse sollen im Alltag tatsächlich im System abgebildet werden?
- Wo entstehen heute manuelle Übergaben oder doppelte Datenerfassung?
- Welche Informationen müssen für mehrere Beteiligte transparent verfügbar sein?
Darüber hinaus spielen Aspekte wie Bedienbarkeit und Integration eine wichtige Rolle. Gerade in kleinen Teams muss ein System verständlich sein und ohne lange Einarbeitung genutzt werden können. Ebenso relevant ist, wie gut sich bestehende Anwendungen – etwa Buchhaltung, E-Mail oder externe Services – anbinden lassen.
Branchenspezifische Anforderungen
Branchenspezifische Anforderungen ergeben sich häufig weniger aus der Branche selbst als aus der Art des Geschäftsmodells. Ein Handelsunternehmen stellt andere Anforderungen an Artikel- und Lagerlogik als ein Dienstleister oder projektorientiertes Unternehmen.
Wichtig ist daher, nicht abstrakt nach „ERP für Branche X“ zu suchen, sondern zu prüfen:
- Welche Prozessschritte sind für das eigene Geschäftsmodell typisch?
- Welche Funktionen werden regelmäßig genutzt, welche nur selten?
- Wo sind Standards ausreichend, wo sind Besonderheiten relevant?
Typische Missverständnisse
Ein häufiges Missverständnis besteht darin, ein ERP-System als vollständige Abbildung aller Sonderfälle zu verstehen. Gerade bei Cloud-only Systemen ist es sinnvoll, zunächst die wichtigsten Abläufe zu strukturieren und das System schrittweise zu nutzen.
Ebenso wichtig ist eine realistische Erwartungshaltung: Ein ERP-System ersetzt keine Entscheidungen und keine klare Organisation. Es kann jedoch dabei helfen, Abläufe nachvollziehbar zu machen und Routinen zu vereinfachen – vorausgesetzt, das System passt zum Unternehmen.
Eine bewusste Auswahl reduziert damit nicht nur den Einführungsaufwand, sondern schafft auch die Grundlage dafür, dass ein ERP-System im Alltag tatsächlich entlastet.
Fazit: Orientierung statt Empfehlung
Cloud-only ERP-Systeme bieten kleinen Unternehmen heute einen vergleichsweise einfachen Zugang zu strukturierten Prozessen. Sie verändern weniger die inhaltlichen Anforderungen an ein ERP, sondern vor allem die Art, wie Systeme eingeführt, betrieben und im Alltag genutzt werden. Der Fokus liegt dabei nicht auf technischer Tiefe, sondern auf Entlastung, Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Die in diesem Beitrag beschriebenen Systeme sind bewusst als Beispiele gewählt. Sie stehen stellvertretend für unterschiedliche Ausprägungen und Schwerpunkte innerhalb der Cloud-ERP-Landschaft, ohne eine Empfehlung oder Rangfolge darzustellen. Welche Lösung sinnvoll ist, hängt immer vom individuellen Kontext ab – vom Geschäftsmodell, den zentralen Prozessen und den organisatorischen Rahmenbedingungen.
Entscheidend ist daher weniger die Frage nach dem „besten“ System, sondern nach der passenden Struktur. Ein ERP-System kann Abläufe nicht ersetzen, aber es kann helfen, sie klarer zu gestalten und Routineaufgaben zu vereinfachen. Genau darin liegt für viele kleine Unternehmen der eigentliche Nutzen eines Cloud-only ERP-Ansatzes.
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FAQ
Was ist Cloud ERP?
Cloud ERP bezeichnet ein ERP-System, das vollständig über die Cloud bereitgestellt wird. Die Software wird nicht im eigenen Unternehmen betrieben, sondern als Dienst genutzt. Betrieb, Wartung, Updates und Sicherheit liegen beim Anbieter, während Anwender über einen Browser oder gesicherte Zugänge auf das System zugreifen. Cloud ERP unterstützt Unternehmen dabei, zentrale Geschäftsprozesse in einem System abzubilden und miteinander zu verknüpfen.
Wie profitieren kleine Unternehmen von Cloud ERP?
Kleine Unternehmen profitieren von Cloud ERP vor allem durch eine geringere organisatorische und technische Einstiegshürde. Da keine eigene IT-Infrastruktur betrieben werden muss, können sich Unternehmen stärker auf ihre Abläufe konzentrieren. Cloud ERP unterstützt dabei, Prozesse zu strukturieren, manuelle Routinen zu reduzieren und Transparenz über Aufträge, Rechnungen und Statusinformationen zu schaffen.
Welche Herausforderungen lösen Cloud-ERP-Systeme?
Cloud-ERP-Systeme helfen insbesondere bei Herausforderungen wie Medienbrüchen, mehrfacher Datenerfassung und fehlender Übersicht über Prozesse. Durch die zentrale Ablage von Informationen und die Verknüpfung einzelner Prozessschritte entsteht eine konsistente Sicht auf den Geschäftsalltag. Ziel ist dabei nicht die vollständige Automatisierung aller Sonderfälle, sondern die Entlastung bei wiederkehrenden Standardabläufen.
Wie aufwendig ist die Einführung eines Cloud-ERP-Systems?
Der Aufwand für die Einführung eines Cloud-ERP-Systems hängt stark vom Umfang der Prozesse und vom gewählten System ab. Grundsätzlich sind Cloud-ERP-Lösungen so ausgelegt, dass sie schrittweise eingeführt und genutzt werden können. Im Vergleich zu klassischen ERP-Ansätzen entfällt der Aufbau eigener IT-Infrastruktur, was den organisatorischen Aufwand reduziert und einen früheren Einstieg in die Nutzung ermöglicht.
Welche Cloud-ERP-Systeme eignen sich für kleine Unternehmen?
Es gibt verschiedene Cloud-ERP-Systeme, die sich an kleine Unternehmen richten und unterschiedliche Schwerpunkte setzen. Beispiele sind weclapp, Xentral, Haufe X360, Scopevisio oder myfactory. Diese Systeme unterscheiden sich vor allem im Prozessfokus, im Funktionsumfang und in der Ausrichtung auf bestimmte Geschäftsmodelle. Die Nennung stellt keine Empfehlung oder Rangfolge dar, sondern dient der Orientierung.
Quellen
Schwartz, M. (2025, April 25). Sieben Prozent der Arbeitszeit im Mittelstand für bürokratische Prozesse (Fokus Volkswirtschaft Nr. 495). KfW Research. https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokumente-Fokus-Volkswirtschaft/Fokus-2025/Fokus-Nr.-495-April-2025-Buerokratie.pdf
Statistisches Bundesamt (Destatis). (2022, November 25). Unternehmen haben zunehmend Schwierigkeiten bei der Einstellung von IT-Fachkräften (Pressemitteilung Nr. 495). https://www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/2022/11/PD22_495_52911.html
Eurostat. (2025, December 11). Cloud computing – statistics on the use by enterprises (Statistics Explained). European Commission. https://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/SEPDF/cache/37043.pdf
